E-Arşiv Fatura Nedir? E-Ticaret İçin Rehber

01E-Arşiv Fatura Nedir?

E-arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği standartlarda elektronik olarak oluşturulan, iletilen ve saklanan faturadır. Hukuki niteliği kâğıt faturayla aynıdır; farkı yalnızca düzenlenme ve saklanma biçimindedir. Kâğıt basma, zarflama ve arşivleme yükü ortadan kalkar.

E-ticarette en sık karşılaşılan belge e-arşiv faturadır, çünkü online mağazaların müşterilerinin büyük kısmı bireysel tüketicidir. Bu kişiler e-fatura sistemine kayıtlı olmadığı için onlara kesilen elektronik fatura e-arşiv olarak düzenlenir ve genellikle e-posta ya da sipariş sayfasındaki bir bağlantıyla iletilir.

Müşteri açısından e-arşivin en görünür faydası hızdır: fatura sipariş onaylandıktan kısa süre sonra e-postasına ya da hesabındaki sipariş sayfasına düşer, kargo kutusunda kâğıt fatura aramak zorunda kalmaz. Satıcı açısından ise baskı, kâğıt ve arşiv dolabı maliyeti ortadan kalkar, aranan faturaya saniyeler içinde ulaşılır.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır. Vergi mevzuatı ve geçiş eşikleri zaman içinde değişebildiği için güncel mevzuatı ve mali müşavirinizi mutlaka kontrol edin.

02E-Fatura ile E-Arşiv Farkı

İki belge de elektronik faturadır; aralarındaki fark alıcının kim olduğu ile ilgilidir. Alıcı e-fatura sistemine kayıtlı bir mükellefse belge e-fatura olarak, kayıtlı değilse e-arşiv olarak düzenlenir. Yani belge türünü siz seçmezsiniz, alıcının durumu belirler.

E-fatura, iki kayıtlı mükellef arasında GİB altyapısı üzerinden doğrudan iletilir; alıcının sistemine elektronik belge olarak düşer. E-arşiv ise alıcıya e-posta, bağlantı ya da talep edilirse kâğıt çıktı olarak ulaştırılır ve bilgileri belirlenen sürelerde GİB’e raporlanır.

03Kimler E-Arşiv Kullanmalı?

E-arşiv ve e-fatura sistemine geçiş zorunluluğu, GİB’in yayımladığı tebliğlerle belirlenir. Zorunluluk genellikle brüt satış hasılatı eşikleri ve faaliyet alanına göre tanımlanır; internet üzerinden mal ya da hizmet satan işletmeler için ayrıca düzenlemeler bulunur. Eşikler dönem dönem güncellendiği için burada tutar vermiyoruz.

Zorunlu olmasanız bile isteğe bağlı olarak sisteme geçebilirsiniz. Online satış yapan birçok işletme, sipariş sayısı arttıkça kâğıt faturanın getirdiği zaman ve hata yükünden kurtulmak için gönüllü olarak e-arşiv ve e-faturaya geçer.

Kendi durumunuzu netleştirmek için cironuzu, faaliyet konunuzu ve satış kanallarınızı mali müşavirinizle birlikte değerlendirin. Pazaryerinde satış yapıyorsanız platformların fatura yükleme kurallarını da hesaba katın; bu konuya pazaryeri entegrasyonu nedir yazımızda değindik.

04E-Arşive Nasıl Geçilir?

Geçişin iki yolu vardır: GİB’in ücretsiz portalını kullanmak ya da bir özel entegratör üzerinden sisteme bağlanmak. Portal az sayıda fatura kesen işletmeler için yeterli olabilir, ancak her faturayı elle girmeyi gerektirir. Günde onlarca sipariş alan bir mağaza için entegratör ve yazılım bağlantısı çok daha pratiktir.

1. Mali müşavirinizle zorunluluk ve geçiş tarihini netleştirin.
2. Portal mı, özel entegratör mü kullanacağınıza karar verin.
3. Mali mühür ya da elektronik imza gibi gerekli araçları temin edin.
4. Entegratörle sözleşme yapıp hesabınızı açın.
5. E-ticaret yazılımınızı entegratör hesabınıza bağlayın.
6. Birkaç test siparişiyle fatura akışını kontrol edin.

05E-Ticarette Fatura Nasıl Kesilir?

Online mağazada fatura kesmenin iki yolu vardır: her sipariş için ayrı bir programa girip bilgileri elle yazmak ya da faturayı siparişten otomatik oluşturmak. İlk yöntem günde birkaç siparişte idare eder; sipariş arttıkça yanlış tutar, eksik adres ve unutulan fatura gibi hatalara dönüşür.

Otomatik akışta müşteri ödeme adımında bireysel ya da kurumsal fatura bilgisini girer. Sipariş onaylandığında yazılım alıcının mükellefiyet durumuna göre e-fatura ya da e-arşivi seçer, ürün, KDV ve kargo satırlarını siparişten alır ve belgeyi entegratöre gönderir. Fatura siparişle birlikte saklanır, müşteriye bağlantısı iletilir.

İnternet Satışı Bilgileri

İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-arşiv faturada ödeme şekli, ödeme ve gönderim tarihi, taşıyıcı bilgisi gibi ek alanların yer alması istenir. Bu alanların siparişten otomatik dolması, eksik bilgiyle fatura kesme riskini azaltır. Hangi alanların zorunlu olduğunu güncel düzenlemeden kontrol edin.

İade ve İptal Durumları

Ürün iade edildiğinde ya da sipariş iptal olduğunda faturanın nasıl düzeltileceği belge türüne ve alıcıya göre değişir. İade sürecini mali müşavirinizle önceden konuşup yazılımınızdaki iade akışını buna göre kurgulamak, ay sonunda karışıklığı önler.

06Otomatik Faturanın Faydaları

Fatura işinin otomatikleşmesi yalnızca zaman kazandırmaz; muhasebe kayıtlarınızın düzenli ve denetime hazır olmasını sağlar. Siparişle fatura arasındaki bağ kopmadığı için hangi siparişin faturalandığı, hangisinin beklediği her an görünür.

• Doğru belge türü: Alıcının durumuna göre e-fatura ya da e-arşiv kendiliğinden seçilir.
• Mükerrer fatura koruması: Aynı siparişe ikinci kez fatura kesilmesi engellenir.
• Kategori bazında KDV: Ürün gruplarının farklı KDV oranları ve kargo KDV’si doğru hesaplanır.
• Fatura siparişe bağlı saklanır; aradığınızda hemen bulunur.
• Ay sonunda mali müşavirinize düzenli bir kayıt seti gider.

07Sık Yapılan Fatura Hataları

Online mağazalarda fatura sorunlarının çoğu yazılımdan değil, eksik bilgi ve elle yapılan işlemlerden kaynaklanır. Aşağıdaki hatalar özellikle sipariş sayısının hızla arttığı kampanya dönemlerinde sık görülür ve ay sonunda düzeltilmesi saatler alır.

• Kurumsal bilgisi eksik sipariş: Vergi numarası ve vergi dairesi alınmadığı için şirkete bireysel fatura kesilmesi.
• Yanlış KDV oranı: Farklı oranlara tabi ürünlerin tek oranla faturalanması.
• Kargo bedelinin faturaya hiç eklenmemesi ya da ürün satırına karıştırılması.
• İptal edilen siparişe fatura kesilmesi ya da aynı siparişin iki kez faturalanması.
• Pazaryeri siparişlerinin faturasının platforma zamanında yüklenmemesi.

08Aurora’da E-Fatura ve E-Arşiv

Aurora Smart E-Ticaret’in e-fatura entegrasyonu Uyumsoft, EDM Bilişim ve Park Entegrasyon ile çalışır. Alıcı e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv faturası kendiliğinden seçilir; faturayı sipariş ekranından tek tıkla kesersiniz. Bağlantı doğrudan sistemin içindedir, ara bir entegrasyon programı kullanılmaz.

Faturalama, finans raporu ve stok tarafının birlikte nasıl çalıştığını muhasebe entegrasyonu sayfamızda, diğer bağlantıları entegrasyon sayfamızda bulabilirsiniz. Ekibinizin fatura ve iade akışını doğru kullanması için eğitim ve danışmanlık desteği de veriyoruz.

Fatura, sipariş ve stok kayıtlarının muhasebe tarafına nasıl aktığını e-ticaret muhasebe entegrasyonu yazımızda; kurumsal ve bayi siparişlerinde e-faturanın rolünü B2B bayi sistemi yazımızda anlattık.