E-Ticaret Muhasebe Entegrasyonu

01Muhasebe Entegrasyonu Neden Gerekli?

Online satış büyüdükçe en çok zaman alan iş, çoğu zaman satış değil kayıttır. Her siparişin faturası kesilir, tahsilatı işlenir, stok güncellenir, iadeler düşülür ve ay sonunda bunların hepsi muhasebeye aktarılır. Bu işler elle yapıldığında aynı bilgi üç dört farklı ekrana tekrar tekrar yazılır.

Çift veri girişi, hatanın en büyük kaynağıdır. Bir rakamın yanlış yazılması, bir iadenin unutulması ya da bir faturanın iki kez kesilmesi ay sonunda saatler süren mutabakat işine dönüşür. Muhasebe entegrasyonu, bilginin kaynağında bir kez girilip her yere aynı doğrulukla akmasını sağlar.

Entegrasyonun bir diğer faydası anlık görünürlüktür. Kâr, KDV ve stok durumunu ay sonunu beklemeden görmek, fiyat ve kampanya kararlarını tahmine değil gerçek veriye dayandırmanızı sağlar.

02Ne Zaman Entegrasyona Geçmeli?

Entegrasyon ihtiyacı genellikle belirli işaretlerle kendini gösterir. Aşağıdakilerden ikisi ya da daha fazlası sizin için geçerliyse, elle yürüyen düzen büyümenizi yavaşlatmaya başlamış demektir.

• Fatura kesmek için her gün ayrı bir programa girip sipariş bilgilerini yeniden yazıyorsunuz.
• Ay sonunda mali müşavirinize göndermek için siparişleri bir tabloya elle aktarıyorsunuz.
• Sitede görünen stok ile depodaki ya da kasadaki stok sık sık birbirini tutmuyor.
• İptal ve iadelerin faturaya yansıyıp yansımadığından emin olamıyorsunuz.
• Birden fazla satış kanalının satış toplamını görmek için ayrı raporları birleştiriyorsunuz.

03Hangi Veriler Aktarılır?

Muhasebe entegrasyonu tek bir veri akışı değil, birbirine bağlı birkaç akıştan oluşur. Hangi akışların gerektiği işletmenizin yapısına, muhasebe düzeninize ve mali müşavirinizin çalışma biçimine göre değişir.

04Stok ve Cari Aktarımı

Stok ve cari aktarımı, entegrasyonun en hassas kısmıdır. Stok tarafında amaç, satılan her ürünün tüm kanallarda aynı anda düşmesi ve her hareketin nedeninin kayıtlı olmasıdır. Bir ürünün stoğu neden azaldı ya da arttı sorusunun cevabı bir stok hareket defterinde görünmelidir.

Cari tarafında ise müşterinin fatura bilgisi önemlidir. Bireysel müşteride ad soyad ve gerekirse T.C. kimlik numarası, kurumsal müşteride vergi numarası, vergi dairesi ve fatura adresi ödeme adımında eksiksiz alınmalıdır. Bu bilgiler sipariş anında doğru alınmazsa sonradan düzeltmek hem zaman alır hem de faturanın iptalini gerektirebilir.

Ürün Kodları Eşleşmeli

Online mağaza ile muhasebe ya da kasa programı arasında ürünler stok kodu veya barkod üzerinden eşleşir. Varyantlı ürünlerde her rengin ve bedenin kendi kodu olması gerekir. Entegrasyon öncesinde katalogu bu açıdan denetlemek, sonradan çıkacak eşleşmeme sorunlarının çoğunu önler.

05Entegrasyon Modelleri

E-ticaret sitesi ile muhasebe tarafı arasında veri aktarmanın birkaç yolu vardır. Her modelin hız, maliyet ve bakım açısından farklı sonuçları olur.

Doğrudan Bağlantı

E-ticaret yazılımı, e-fatura sağlayıcısına ya da kasa programına kendi içinden bağlanır. Veri anlık ya da kısa aralıklarla akar. Bakım tek noktadan yapılır, ek bir yazılım lisansı gerekmez.

Ara Entegrasyon Programı

Site ile muhasebe arasında üçüncü bir program köprü görevi görür. Esnek görünse de ek abonelik, ek bir hata noktası ve iki tarafın güncellemelerine bağımlılık getirir. Bir taraf değiştiğinde köprünün de güncellenmesi gerekir.

Dosya ile Aktarım

Siparişler ve ürünler belirli aralıklarla Excel ya da benzeri dosyalarla dışa aktarılıp muhasebe tarafına yüklenir. Küçük hacimde pratiktir, ancak anlık değildir ve dosyanın düzenli alınması bir kişinin sorumluluğuna kalır.

06Ön Muhasebe ve Finans Raporu

Ön muhasebe, işletmenin günlük gelir, gider, fatura ve tahsilat kayıtlarının düzenli tutulmasıdır. E-ticarette ön muhasebenin büyük kısmı zaten sipariş üzerinden oluşur: hangi ürün kaça satıldı, hangi KDV oranına tabi, kargo bedeli ne kadar, ödeme hangi yöntemle alındı.

Bu bilgilerin KDV oranlarına göre kırılımlı bir finans raporunda toplanması, mali müşavirinize ay sonunda düzenli bir veri seti göndermenizi sağlar. Rapor tarih aralığına göre alınabiliyor ve dışa aktarılabiliyorsa, ayrı bir tablo tutmanıza gerek kalmaz.

Vergisel konularda bu yazı yalnızca genel bilgi verir. Kayıt düzeninizi, belge türlerini ve beyanname sürecini güncel mevzuat ve mali müşaviriniz ile birlikte belirleyin.

07Pazaryeri Siparişleri Ne Olur?

Birden çok kanalda satış yapan işletmede muhasebe karmaşası katlanır. Kendi sitenizden, Trendyol’dan ve Hepsiburada’dan gelen siparişler ayrı panellerde kalırsa her kanalın faturası, komisyonu ve iadesi ayrı ayrı takip edilir.

Çözüm, tüm kanalların siparişlerini tek listede toplamaktır. Pazaryeri entegrasyonu ile pazaryeri siparişleri panelinize düşer; fatura, stok ve finans kaydı sitenizdeki siparişle aynı akıştan geçer. Kanal bazında satış raporu da hangi kanalın gerçekten kâr bıraktığını görmenizi sağlar.

08Geçiş İçin Adımlar

Muhasebe entegrasyonu bir kerelik kurulum değil, düzenli çalışması gereken bir süreçtir. Aşağıdaki adımlar geçişi sorunsuz yapmanıza yardımcı olur.

1. Mevcut süreci çıkarın: Hangi bilgi nerede, kim tarafından ve ne sıklıkla giriliyor?
2. Mali müşavirinizle hangi verinin hangi formatta gerektiğini netleştirin.
3. Katalogda stok kodu, barkod ve KDV oranlarını denetleyip eksikleri tamamlayın.
4. E-fatura sağlayıcınızı ve kasa programınızı belirleyin.
5. Bağlantıyı kurup birkaç test siparişiyle fatura, stok ve raporu kontrol edin.
6. Ekibinize iade, iptal ve kurumsal fatura akışını uygulamalı gösterin.

09Aurora’da Muhasebe Entegrasyonu

Aurora Smart E-Ticaret’in muhasebe entegrasyonu faturalama, vergi ve raporlama tarafını tek panelde toplar. Faturalarınız e-fatura entegrasyonu ile Uyumsoft, EDM Bilişim ya da Park Entegrasyon üzerinden kesilir; KDV kategori bazında hesaplanır, finans raporu KDV kırılımıyla hazırlanır. Ürün ve fiyat verinizi Excel ile içe ve dışa aktarabilirsiniz.

Mağazanızda DionPOS kullanıyorsanız (DionPOS ayrı satın alınan bir kasa/ERP programıdır) Aurora panelinize bağlanır; stok ve fiyat dakikada bir eşlenir, online siparişler POS’a aktarılır. Bütün bağlantılar sistemin içindedir, ara bir entegrasyon programı kullanılmaz. Diğer bağlantıları entegrasyon sayfamızda görebilirsiniz.

Fatura türleri hakkında temel bilgiyi e-arşiv fatura nedir yazımızda, gönderi tarafının otomasyonunu kargo entegrasyonu yazımızda, toptan satışta cari ve fiyat yönetimini B2B bayi sistemi yazımızda bulabilirsiniz.