Mikä on E-arkisto-lasku? Opas verkkokaupalle

01Mitä e-arkistolasku on?

E-arkistolasku on lasku, joka luodaan, toimitetaan ja säilytetään sähköisesti Turkin verohallinnon (Gelir İdaresi Başkanlığı, GİB) määrittelemien standardien mukaan. Sen oikeudellinen luonne on sama kuin paperilaskun; ero on vain laatimis- ja säilytystavassa. Paperin tulostus, kuoritus ja arkistointi jäävät pois.

Verkkokaupassa yleisimmin vastaan tuleva asiakirja on e-arkistolasku, sillä verkkokauppojen asiakkaista suurin osa on yksityisiä kuluttajia. Koska nämä henkilöt eivät ole verkkolasku-järjestelmässä, heille annettava sähköinen lasku laaditaan e-arkistolaskuna ja toimitetaan yleensä sähköpostilla tai tilaussivun linkillä.

Asiakkaan kannalta e-arkistolaskun näkyvin hyöty on nopeus: lasku saapuu sähköpostiin tai tilisivun tilaussivulle pian tilauksen vahvistuksen jälkeen, eikä paperilaskua tarvitse etsiä lähetyslaatikosta. Myyjän kannalta tulostus-, paperi- ja arkistokaappikustannukset poistuvat, ja haettu lasku löytyy sekunneissa.

Tämä artikkeli on tarkoitettu yleiseksi tiedoksi. Koska verolainsäädäntö ja siirtymärajat voivat muuttua ajan myötä, tarkista ehdottomasti ajantasainen lainsäädäntö ja kirjanpitäjäsi kanta.

02Ero verkkolasku- ja e-arkistolaskun välillä

Molemmat asiakirjat ovat sähköisiä laskuja; ero liittyy siihen, kuka vastaanottaja on. Jos vastaanottaja on verkkolasku-järjestelmään rekisteröitynyt verovelvollinen, asiakirja laaditaan verkkolaskuna, ja jos ei, e-arkistolaskuna. Eli asiakirjatyyppiä et valitse itse vaan vastaanottajan tilanne määrää sen.

Verkkolasku lähetetään kahden rekisteröityneen verovelvollisen välillä suoraan GİB:n infrastruktuurin kautta; se saapuu vastaanottajan järjestelmään sähköisenä asiakirjana. E-arkistolasku taas toimitetaan vastaanottajalle sähköpostilla, linkkinä tai pyydettäessä paperitulosteena, ja sen tiedot raportoidaan GİB:lle määritellyissä ajoissa.

03Kenen kannattaa käyttää e-arkistolaskua?

E-arkistolasku- ja verkkolasku-järjestelmään siirtymisen pakollisuus määräytyy GİB:n julkaisemien tiedotteiden mukaan. Velvoite määritellään yleensä bruttomyyntitulon rajojen ja toimialan mukaan; internetin kautta tavaroita tai palveluja myyville yrityksille on lisäksi erillisiä säädöksiä. Koska rajat päivittyvät ajoittain, emme anna tässä summia.

Vaikka siirtyminen ei olisi pakollista, voit siirtyä järjestelmään vapaaehtoisesti. Monet verkossa myyvät yritykset siirtyvät vapaaehtoisesti e-arkistolaskutukseen ja verkkolaskuan päästäkseen eroon paperilaskun aiheuttamasta aika- ja virhetaakasta tilausmäärän kasvaessa.

Arvioi oma tilanteesi yhdessä kirjanpitäjäsi kanssa liikevaihdon, toimialan ja myyntikanavien perusteella. Jos myyt markkinapaikalla, huomioi myös alustojen laskujen lataussäännöt; olemme sivunneet aihetta artikkelissa mitä markkinapaikkaintegraatio on.

04Miten e-arkistolaskutukseen siirrytään?

Siirtymiseen on kaksi tietä: käyttää GİB:n ilmaista portaalia tai liittyä järjestelmään yksityisen integraattorin kautta. Portaali voi riittää yrityksille, jotka laativat vähän laskuja, mutta jokainen lasku on syötettävä käsin. Kaupalle, joka saa kymmeniä tilauksia päivässä, integraattori- ja ohjelmistoyhteys on paljon käytännöllisempi.

1. Selvitä kirjanpitäjäsi kanssa velvoite ja siirtymispäivä.
2. Päätä, käytätkö portaalia vai yksityistä integraattoria.
3. Hanki tarvittavat välineet, kuten taloudellinen sinetti tai sähköinen allekirjoitus.
4. Tee sopimus integraattorin kanssa ja avaa tilisi.
5. Yhdistä verkkokauppaohjelmistosi integraattorin tiliin.
6. Tarkista laskuvirta muutamalla testitilauksella.

05Miten verkkokaupassa laaditaan lasku?

Verkkokaupassa laskun laatimiseen on kaksi tapaa: mennä jokaisen tilauksen kohdalla erilliseen ohjelmaan ja kirjoittaa tiedot käsin tai luoda lasku automaattisesti tilauksesta. Ensimmäinen tapa riittää muutamalla tilauksella päivässä; tilausmäärän kasvaessa se muuttuu virheiksi, kuten väärä summa, puuttuva osoite ja unohtunut lasku.

Automaattisessa virrassa asiakas syöttää maksuvaiheessa yksityisen tai yrityksen laskutustiedot. Kun tilaus vahvistetaan, ohjelmisto valitsee vastaanottajan verovelvollisuustilanteen mukaan verkkolaskun tai e-arkistolaskun, poimii tuote-, ALV- ja toimitusrivit tilauksesta ja lähettää asiakirjan integraattorille. Lasku säilytetään tilauksen mukana ja linkki toimitetaan asiakkaalle.

Internet-myynnin tiedot

Internetin kautta tehdyissä myynneissä e-arkistolaskussa edellytetään lisäkenttiä, kuten maksutapa, maksu- ja lähetyspäivä sekä kuljettajan tiedot. Kun nämä kentät täyttyvät automaattisesti tilauksesta, puutteellisilla tiedoilla laaditun laskun riski pienenee. Tarkista ajantasaisesta säädöksestä, mitkä kentät ovat pakollisia.

Palautus- ja peruutustilanteet

Se, miten lasku korjataan tuotteen palautuessa tai tilauksen peruuntuessa, vaihtelee asiakirjatyypin ja vastaanottajan mukaan. Palautusprosessista keskusteleminen etukäteen kirjanpitäjän kanssa ja ohjelmiston palautusvirran suunnittelu sen mukaan estää sekaannuksen kuukauden lopussa.

06Automaattisen laskun hyödyt

Laskutuksen automatisointi ei vain säästä aikaa; se pitää kirjanpitosi järjestyksessä ja tarkastusvalmiina. Koska tilauksen ja laskun yhteys ei katkea, näet aina, mikä tilaus on laskutettu ja mikä odottaa.

• Oikea asiakirjatyyppi: Verkkolasku tai e-arkistolasku valitaan automaattisesti vastaanottajan tilanteen mukaan.
• Kaksoislaskun esto: Samasta tilauksesta ei voi laatia toista laskua.
• Kategoriakohtainen ALV: Tuoteryhmien erilaiset ALV-kannat ja toimituksen ALV lasketaan oikein.
• Lasku säilytetään tilaukseen sidottuna; se löytyy heti, kun etsit sitä.
• Kuukauden lopussa kirjanpitäjällesi lähtee järjestelmällinen kirjaussarja.

07Yleisiä laskutusvirheitä

Verkkokauppojen laskutusongelmat johtuvat enimmäkseen puutteellisista tiedoista ja käsityönä tehdyistä toimista, ei ohjelmistosta. Alla olevat virheet ovat yleisiä erityisesti kampanjajaksoilla, kun tilausmäärä kasvaa nopeasti, ja niiden korjaaminen kuukauden lopussa vie tunteja.

• Yritystiedot puuttuvat tilauksesta: Verotunnusta ja verotoimistoa ei kysytty, joten yritykselle laadittiin yksityislasku.
• Väärä ALV-kanta: Eri kannan alaisten tuotteiden laskuttaminen yhdellä kannalla.
• Toimituskulun jättäminen kokonaan pois laskusta tai sen sekoittaminen tuoterivin kanssa.
• Peruutetulle tilaukselle laaditaan lasku tai sama tilaus laskutetaan kahdesti.
• Markkinapaikkatilausten laskun lataaminen alustalle ajoissa jää tekemättä.

08Verkkolasku ja e-arkistolasku Aurorassa

Aurora Smart E-Ticaretin verkkolasku-integraatio toimii Uyumsoftin, EDM Bilişim -yrityksen ja Park Entegrasyonin kanssa. Jos ostaja on verkkolasku-verovelvollinen, valitaan automaattisesti verkkolasku, muuten e-arkistolasku; laadit laskun tilausnäkymästä yhdellä napsautuksella. Yhteys on suoraan järjestelmän sisällä, eikä välissä käytetä erillistä integraatio-ohjelmaa.

Miten laskutus, talousraportit ja varasto toimivat yhdessä, löydät kirjanpitointegraatio-sivultamme ja muut yhteydet integraatiot-sivultamme. Tarjoamme myös koulutusta ja konsultointia, jotta tiimisi käyttää lasku- ja palautusvirtaa oikein.

Miten laskut, tilaukset ja varastokirjaukset siirtyvät kirjanpitoon, olemme kertoneet artikkelissa verkkokaupan kirjanpitointegraatio; verkkolaskun roolin yritys- ja jälleenmyyjätilauksissa artikkelissa B2B-jälleenmyyjäjärjestelmä.