Was ist eine E-Archiv-Rechnung? Leitfaden für den E-Commerce

01Was ist die E-Archiv-Rechnung?

Die E-Archiv-Rechnung ist eine Rechnung, die nach den Standards der türkischen Steuerverwaltung (GİB) elektronisch erstellt, übermittelt und aufbewahrt wird. Rechtlich ist sie der Papierrechnung gleichgestellt; der Unterschied liegt nur in der Art der Ausstellung und Aufbewahrung. Drucken, Kuvertieren und Archivieren entfallen.

Im E-Commerce ist die E-Archiv-Rechnung das häufigste Dokument, denn die meisten Kunden von Onlineshops sind Privatverbraucher. Da diese nicht im E-Rechnung-System registriert sind, wird die elektronische Rechnung an sie als E-Archiv ausgestellt und meist per E-Mail oder über einen Link auf der Bestellseite übermittelt.

Für den Kunden ist der sichtbarste Vorteil von E-Archiv die Schnelligkeit: Die Rechnung landet kurz nach der Bestätigung der Bestellung in seinem Postfach oder auf der Bestellseite seines Kontos, und er muss im Paket nicht nach einer Papierrechnung suchen. Für den Verkäufer entfallen die Kosten für Druck, Papier und Aktenschrank, und die gesuchte Rechnung ist in Sekunden gefunden.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Da sich Steuervorschriften und Umstiegsschwellen im Lauf der Zeit ändern können, prüfen Sie unbedingt die aktuelle Rechtslage und Ihren Steuerberater.

02Unterschied zwischen E-Rechnung und E-Archiv

Beide Dokumente sind elektronische Rechnungen; der Unterschied liegt darin, wer der Empfänger ist. Ist der Empfänger ein im E-Rechnung-System registrierter Steuerpflichtiger, wird das Dokument als E-Rechnung ausgestellt, andernfalls als E-Archiv. Das Dokument wählen also nicht Sie, sondern der Status des Empfängers bestimmt es.

Die E-Rechnung wird zwischen zwei registrierten Steuerpflichtigen direkt über die GİB-Infrastruktur übermittelt und kommt als elektronisches Dokument im System des Empfängers an. Die E-Archiv wird dem Empfänger per E-Mail, Link oder auf Wunsch als Papierausdruck zugestellt, und ihre Daten werden innerhalb festgelegter Fristen an die GİB gemeldet.

03Wer sollte E-Archiv nutzen?

Die Pflicht zum Umstieg auf E-Archiv und E-Rechnung wird durch Mitteilungen der GİB festgelegt. Die Pflicht richtet sich meist nach Schwellenwerten des Bruttoumsatzes und der Branche; für Unternehmen, die online Waren oder Dienstleistungen verkaufen, gibt es zusätzliche Regelungen. Da die Schwellen von Zeit zu Zeit angepasst werden, nennen wir hier keine Beträge.

Auch ohne Pflicht können Sie freiwillig in das System wechseln. Viele Onlinehändler steigen freiwillig auf E-Archiv und E-Rechnung um, um dem Zeit- und Fehleraufwand der Papierrechnung bei wachsender Bestellzahl zu entgehen.

Um Ihre eigene Situation zu klären, bewerten Sie Umsatz, Tätigkeitsfeld und Verkaufskanäle gemeinsam mit Ihrem Steuerberater. Verkaufen Sie auf Marktplätzen, berücksichtigen Sie auch die Regeln der Plattformen zum Rechnungs-Upload; das haben wir im Beitrag Was ist eine Marktplatz-Anbindung angesprochen.

04Wie steigt man auf E-Archiv um?

Für den Umstieg gibt es zwei Wege: das kostenlose Portal der GİB nutzen oder sich über einen privaten Integrator an das System anbinden. Das Portal kann für Unternehmen mit wenigen Rechnungen genügen, verlangt aber, jede Rechnung von Hand einzugeben. Für einen Shop mit Dutzenden Bestellungen am Tag ist die Anbindung über Integrator und Software deutlich praktischer.

1. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater Pflicht und Umstiegsdatum.
2. Entscheiden Sie, ob Sie das Portal oder einen privaten Integrator nutzen.
3. Besorgen Sie die nötigen Werkzeuge wie das finanzielle Siegel oder die elektronische Signatur.
4. Schließen Sie einen Vertrag mit dem Integrator und richten Sie Ihr Konto ein.
5. Verbinden Sie Ihre E-Commerce-Software mit Ihrem Integrator-Konto.
6. Prüfen Sie den Rechnungsablauf mit einigen Testbestellungen.

05Rechnungen im E-Commerce ausstellen

Im Onlineshop gibt es zwei Wege zur Rechnung: für jede Bestellung ein eigenes Programm öffnen und die Angaben von Hand eintippen, oder die Rechnung automatisch aus der Bestellung erzeugen. Die erste Methode genügt bei wenigen Bestellungen am Tag; mit steigender Bestellzahl wird daraus ein Fehlerrisiko wie falsche Beträge, fehlende Adressen und vergessene Rechnungen.

Im automatischen Ablauf gibt der Kunde im Bezahlschritt private oder geschäftliche Rechnungsdaten ein. Wird die Bestellung bestätigt, wählt die Software je nach Status des Empfängers E-Rechnung oder E-Archiv, übernimmt Produkt-, Mehrwertsteuer- und Versandzeilen aus der Bestellung und sendet das Dokument an den Integrator. Die Rechnung wird zusammen mit der Bestellung gespeichert, der Link geht an den Kunden.

Angaben zum Internetverkauf

Bei Verkäufen über das Internet werden auf der E-Archiv-Rechnung zusätzliche Felder wie Zahlungsart, Zahlungs- und Versanddatum sowie Angaben zum Transporteur verlangt. Werden diese Felder automatisch aus der Bestellung gefüllt, sinkt das Risiko, Rechnungen mit unvollständigen Angaben auszustellen. Welche Felder Pflicht sind, prüfen Sie in der aktuellen Vorschrift.

Retouren und Stornierungen

Wie eine Rechnung bei Retoure oder Stornierung korrigiert wird, hängt von Dokumentart und Empfänger ab. Besprechen Sie den Retourenprozess vorab mit Ihrem Steuerberater und bauen Sie den Retourenablauf Ihrer Software entsprechend auf; das vermeidet Chaos zum Monatsende.

06Vorteile der automatischen Rechnung

Eine automatisierte Rechnungsstellung spart nicht nur Zeit; sie hält auch Ihre Buchhaltung geordnet und prüfungsbereit. Da die Verbindung zwischen Bestellung und Rechnung nie abreißt, sehen Sie jederzeit, welche Bestellung fakturiert ist und welche noch wartet.

• Richtiger Dokumenttyp: Je nach Status des Empfängers wird automatisch E-Rechnung oder E-Archiv gewählt.
• Schutz vor Doppelrechnungen: Eine zweite Rechnung für dieselbe Bestellung wird verhindert.
• Mehrwertsteuer nach Kategorie: Die unterschiedlichen Steuersätze der Produktgruppen und die Mehrwertsteuer auf den Versand werden korrekt berechnet.
• Die Rechnung wird mit der Bestellung verknüpft gespeichert; wenn Sie sie suchen, ist sie sofort da.
• Ihr Steuerberater erhält zum Monatsende einen geordneten Satz an Unterlagen.

07Häufige Rechnungsfehler

Die meisten Rechnungsprobleme in Onlineshops liegen nicht an der Software, sondern an fehlenden Angaben und manuellen Arbeitsschritten. Die folgenden Fehler treten besonders in Aktionszeiten mit stark steigender Bestellzahl häufig auf, und ihre Korrektur kostet zum Monatsende Stunden.

• Bestellung ohne Firmenangaben: Weil Steuernummer und Finanzamt nicht erfasst wurden, wird einem Unternehmen eine Privatrechnung ausgestellt.
• Falscher Mehrwertsteuersatz: Produkte mit unterschiedlichen Sätzen werden mit nur einem Satz fakturiert.
• Die Versandkosten werden gar nicht auf der Rechnung ausgewiesen oder in die Produktzeile gemischt.
• Für eine stornierte Bestellung wird eine Rechnung ausgestellt oder dieselbe Bestellung zweimal fakturiert.
• Die Rechnung für Marktplatzbestellungen wird nicht rechtzeitig auf die Plattform hochgeladen.

08E-Rechnung und E-Archiv bei Aurora

Die E-Rechnung-Integration von Aurora Smart E-Commerce arbeitet mit Uyumsoft, EDM Bilişim und Park Entegrasyon zusammen. Ist der Empfänger E-Rechnung-pflichtig, wird automatisch eine E-Rechnung gewählt, andernfalls eine E-Archiv-Rechnung; die Rechnung stellen Sie mit einem Klick in der Bestellansicht aus. Die Anbindung sitzt direkt im System, ein zwischengeschaltetes Integrationsprogramm wird nicht verwendet.

Wie Rechnungsstellung, Finanzbericht und Lagerbestand zusammenspielen, lesen Sie auf unserer Seite zur Buchhaltungs-Anbindung, die weiteren Verbindungen auf der Seite Integrationen. Damit Ihr Team den Rechnungs- und Retourenablauf richtig nutzt, bieten wir auch Schulung und Beratung an.

Wie Rechnungs-, Bestell- und Lagerdaten in die Buchhaltung fließen, haben wir im Beitrag Buchhaltungs-Anbindung im E-Commerce beschrieben; die Rolle der E-Rechnung bei Firmen- und Händlerbestellungen im Beitrag B2B-Händlersystem.