Hva er e-arkiv-faktura? Guide for nettbutikk

01Hva er e-arkivfaktura?

En e-arkivfaktura er en faktura som opprettes, sendes og lagres elektronisk etter standardene fastsatt av GİB (den tyrkiske skatteetaten). Den har samme juridiske status som en papirfaktura, og forskjellen ligger bare i hvordan den utstedes og lagres. Byrden med utskrift, konvolutter og arkivering forsvinner.

Dokumentet man oftest møter i netthandel, er e-arkivfakturaen, fordi mesteparten av kundene til nettbutikker er privatpersoner. Siden disse ikke er registrert i e-faktura-systemet, utstedes den elektroniske fakturaen til dem som e-arkiv, og den sendes vanligvis på e-post eller via en lenke på bestillingssiden.

For kunden er den mest synlige fordelen med e-arkiv hastigheten: fakturaen kommer i innboksen eller på bestillingssiden i kontoen like etter at bestillingen er bekreftet, og kunden slipper å lete etter papirfakturaen i fraktpakken. For selgeren forsvinner kostnadene til utskrift, papir og arkivskap, og man finner fakturaen man leter etter, på sekunder.

Denne artikkelen er ment som generell informasjon. Siden skattelovgivningen og overgangsgrensene kan endre seg over tid, bør du sjekke gjeldende regelverk og regnskapsføreren din.

02Forskjellen på e-faktura og e-arkiv

Begge dokumentene er elektroniske fakturaer, og forskjellen gjelder hvem mottakeren er. Hvis mottakeren er en skattepliktig registrert i e-faktura-systemet, utstedes dokumentet som e-faktura, og hvis ikke, som e-arkiv. Du velger altså ikke dokumenttype selv. Det er mottakerens status som bestemmer.

e-faktura sendes direkte mellom to registrerte skattepliktige gjennom GİB-infrastrukturen og kommer inn i mottakerens system som et elektronisk dokument. e-arkiv leveres derimot til mottakeren på e-post, via en lenke eller, hvis det ønskes, som papirutskrift, og opplysningene rapporteres til GİB innen de fastsatte fristene.

03Hvem bør bruke e-arkiv?

Plikten til å gå over til e-arkiv og e-faktura fastsettes av meldingene GİB publiserer. Plikten defineres vanligvis ut fra terskler for brutto salgsinntekt og virksomhetsområde, og det finnes egne bestemmelser for virksomheter som selger varer eller tjenester over internett. Fordi grensene oppdateres fra tid til annen, oppgir vi ingen beløp her.

Selv om du ikke har plikt til det, kan du gå over til systemet frivillig. Mange virksomheter som selger på nett, går frivillig over til e-arkiv og e-faktura for å slippe tids- og feilbelastningen papirfakturaer gir når antall bestillinger øker.

For å avklare din egen situasjon bør du vurdere omsetning, virksomhetsområde og salgskanaler sammen med regnskapsføreren din. Hvis du selger på en markedsplass, bør du også ta hensyn til plattformenes regler for opplasting av faktura. Vi har vært inne på dette i artikkelen hva er markedsplassintegrasjon.

04Hvordan går man over til e-arkiv?

Det finnes to veier til å gå over: å bruke GİB sin gratis portal eller å koble seg til systemet gjennom en privat integratør. Portalen kan være nok for virksomheter som utsteder få fakturaer, men krever at hver faktura legges inn for hånd. For en butikk som får titalls bestillinger om dagen, er en integratør og programvarekobling mye mer praktisk.

1. Avklar plikten og overgangsdatoen med regnskapsføreren din.
2. Bestem om du skal bruke portalen eller en privat integratør.
3. Skaff nødvendige verktøy, som økonomisk segl eller elektronisk signatur.
4. Inngå avtale med integratøren og opprett kontoen din.
5. Koble nettbutikkprogramvaren din til integratørkontoen.
6. Kontroller fakturaflyten med noen testbestillinger.

05Hvordan utsteder man faktura i netthandel?

Det finnes to måter å utstede faktura på i en nettbutikk: å gå inn i et eget program for hver bestilling og skrive inn opplysningene for hånd, eller å opprette fakturaen automatisk fra bestillingen. Den første metoden går bra ved noen få bestillinger om dagen, men når antallet vokser, blir den til feil som feil beløp, manglende adresse og glemte fakturaer.

I den automatiske flyten legger kunden inn privat- eller bedriftsopplysninger til faktura i betalingssteget. Når bestillingen er bekreftet, velger programvaren e-faktura eller e-arkiv ut fra mottakerens skattestatus, henter produkt-, MVA- og fraktlinjene fra bestillingen og sender dokumentet til integratøren. Fakturaen lagres sammen med bestillingen, og lenken sendes til kunden.

Opplysninger om nettsalg

Ved salg over internett kreves det at e-arkivfakturaen også har ekstra felt som betalingsmåte, dato for betaling og forsendelse og opplysninger om transportør. At disse feltene fylles ut automatisk fra bestillingen, reduserer risikoen for å utstede faktura med manglende opplysninger. Sjekk i gjeldende regelverk hvilke felt som er obligatoriske.

Retur og kansellering

Hvordan fakturaen korrigeres når et produkt returneres eller en bestilling kanselleres, varierer med dokumenttype og mottaker. Å snakke med regnskapsføreren om returprosessen på forhånd og bygge returflyten i programvaren deretter forhindrer rot ved månedsslutt.

06Fordelene med automatisk faktura

Når fakturering automatiseres, sparer du ikke bare tid. Du får også ordnede regnskapsregistreringer som er klare for revisjon. Fordi koblingen mellom bestilling og faktura ikke brytes, ser du til enhver tid hvilken bestilling som er fakturert, og hvilken som venter.

• Riktig dokumenttype: e-faktura eller e-arkiv velges av seg selv ut fra mottakerens status.
• Beskyttelse mot dobbeltfaktura: Det forhindres at samme bestilling faktureres to ganger.
• MVA per kategori: De ulike MVA-satsene for produktgrupper og MVA på frakt beregnes riktig.
• Fakturaen lagres knyttet til bestillingen, så du finner den med en gang.
• Regnskapsføreren din får et ryddig sett med registreringer ved månedsslutt.

07Vanlige fakturafeil

I nettbutikker kommer de fleste fakturaproblemer ikke fra programvaren, men fra manglende opplysninger og manuelle operasjoner. Feilene nedenfor er vanlige, særlig i kampanjeperioder når antall bestillinger øker raskt, og det tar timer å rette dem ved månedsslutt.

• Bestilling uten bedriftsopplysninger: Det utstedes privatfaktura til et firma fordi skattenummer og skattekontor ikke ble innhentet.
• Feil MVA-sats: Produkter med ulike satser faktureres med én enkelt sats.
• Fraktkostnaden kommer aldri med på fakturaen, eller den blandes inn i produktlinjen.
• Det utstedes faktura på en kansellert bestilling, eller den samme bestillingen faktureres to ganger.
• Fakturaen for markedsplassbestillinger lastes ikke opp til plattformen i tide.

08e-faktura og e-arkiv hos Aurora

E-faktura-integrasjonen i Aurora Smart Nettbutikk fungerer med Uyumsoft, EDM Bilişim og Park Entegrasyon. Hvis mottakeren er skattepliktig i e-faktura, velges e-faktura automatisk, og ellers e-arkivfaktura. Du utsteder fakturaen med ett klikk fra bestillingsskjermen. Koblingen ligger rett inne i systemet, og det brukes ikke noe mellomliggende integrasjonsprogram.

Hvordan fakturering, finansrapport og lager fungerer sammen, kan du se på siden vår om regnskapsintegrasjon, og de andre koblingene finner du på siden om integrasjoner. Vi gir også støtte med opplæring og rådgivning slik at teamet ditt bruker faktura- og returflyten riktig.

Hvordan faktura-, bestillings- og lagerregistreringer flyter over til regnskapet, har vi forklart i artikkelen regnskapsintegrasjon for nettbutikker, og rollen til e-faktura i bedrifts- og forhandlerbestillinger i artikkelen om B2B-forhandlersystem.