¿Qué es la factura archivo electrónico? Guía para e-commerce
Explicamos a grandes rasgos los conceptos de archivo electrónico y factura electrónica, qué documento emitir en la venta online y cómo funciona la generación automática de la factura desde el pedido.
Aurora YazılımEquipo editorial
6 min de lectura
La respuesta corta a qué es la factura archivo electrónico: es la factura emitida por vía electrónica a los destinatarios no registrados en el sistema de factura electrónica, en especial a los consumidores finales (archivo electrónico es la modalidad turca de factura electrónica para quienes no son usuarios del sistema factura electrónica). En lugar de una factura en papel, se genera electrónicamente, se envía al cliente por correo o mediante un enlace y el vendedor la conserva en formato electrónico. Si el destinatario es contribuyente de factura electrónica, se emite una factura electrónica.
¿Qué es la factura electrónica archivo electrónico?
La factura archivo electrónico es la factura que se genera, se envía y se conserva electrónicamente conforme a los estándares fijados por la Administración de Ingresos de Türkiye (GİB, la agencia tributaria turca). Su naturaleza jurídica es la misma que la de la factura en papel; solo cambia la forma de emisión y conservación. Desaparece la carga de imprimir, poner en sobre y archivar el papel.
El documento más habitual en el e-commerce es la factura archivo electrónico, porque la mayor parte de los clientes de las tiendas online son consumidores particulares. Como estas personas no están registradas en el sistema de factura electrónica, la factura electrónica que se les emite se expide como archivo electrónico y suele enviarse por correo o mediante un enlace en la página del pedido.
Para el cliente, la ventaja más visible de archivo electrónico es la rapidez: la factura llega a su correo o a la página de pedidos de su cuenta poco después de confirmarse el pedido, y no tiene que buscar la factura en papel dentro de la caja del envío. Para el vendedor, desaparecen los costes de impresión, papel y archivador, y la factura buscada se encuentra en segundos.
Este artículo es meramente informativo. Como la normativa fiscal y los umbrales de transición pueden cambiar con el tiempo, consulte sin falta la normativa vigente y a su asesor fiscal.
Diferencia entre factura electrónica y archivo electrónico
Ambos documentos son facturas electrónicas; la diferencia entre ellos tiene que ver con quién es el destinatario. Si el destinatario es un contribuyente registrado en el sistema de factura electrónica, el documento se emite como factura electrónica; si no lo está, como archivo electrónico. Es decir, usted no elige el tipo de documento: lo determina la situación del destinatario.
La factura electrónica se transmite directamente entre dos contribuyentes registrados a través de la infraestructura de la GİB y llega al sistema del destinatario como documento electrónico. La archivo electrónico, en cambio, se hace llegar al destinatario por correo, enlace o, si lo solicita, en copia impresa, y su información se notifica a la GİB en los plazos establecidos.
| Criterio | Factura electrónica | Factura archivo electrónico |
|---|---|---|
| Destinatario | Empresa contribuyente de factura electrónica | Persona o empresa no contribuyente |
| Envío | Al destinatario a través del sistema de la GİB | Correo, enlace o copia impresa |
| Uso típico en el e-commerce | Pedidos corporativos y de distribuidores | Pedidos de clientes particulares |
| Conservación | En formato electrónico | En formato electrónico |
¿Quién debe usar archivo electrónico?
La obligación de pasar al sistema de archivo electrónico y factura electrónica se determina mediante las comunicaciones que publica la GİB. La obligación suele definirse según umbrales de ingresos brutos por ventas y la actividad; para las empresas que venden bienes o servicios por internet existen además regulaciones específicas. Como los umbrales se actualizan periódicamente, aquí no damos importes.
Aunque no sea obligatorio, puede pasar al sistema de forma voluntaria. Muchas empresas que venden online pasan voluntariamente a archivo electrónico y factura electrónica para librarse del tiempo y de los errores que supone la factura en papel a medida que crece el número de pedidos.
Para aclarar su situación, valore junto con su asesor fiscal su facturación, su actividad y sus canales de venta. Si vende en marketplaces, tenga en cuenta también las normas de subida de facturas de las plataformas; tratamos este tema en el artículo sobre qué es la integración con marketplaces.
¿Cómo pasar a la facturación electrónica?
Hay dos vías para el paso: usar el portal gratuito de la GİB o conectarse al sistema a través de un integrador privado. El portal puede bastar para las empresas que emiten pocas facturas, pero obliga a introducir cada factura a mano. Para una tienda que recibe decenas de pedidos al día, la conexión con un integrador y con el software es mucho más práctica.
- Aclare con su asesor fiscal la obligación y la fecha de transición.
- Decida si usará el portal o un integrador privado.
- Consiga las herramientas necesarias, como el sello electrónico financiero o la firma electrónica.
- Firme el contrato con el integrador y abra su cuenta.
- Conecte su software de e-commerce a su cuenta de integrador.
- Compruebe el flujo de facturas con algunos pedidos de prueba.
¿Cómo se emite la factura en el e-commerce?
Hay dos formas de emitir facturas en una tienda online: entrar en un programa aparte para cada pedido y escribir los datos a mano, o generar la factura automáticamente desde el pedido. El primer método vale para unos pocos pedidos al día; al crecer los pedidos, se convierte en errores como importes erróneos, direcciones incompletas y facturas olvidadas.
En el flujo automático, el cliente introduce en el paso de pago los datos de facturación como particular o como empresa. Cuando se confirma el pedido, el software elige el tipo de factura electrónica según la situación de contribuyente del destinatario, toma del pedido las líneas de producto, IVA (KDV) y envío, y remite el documento al integrador. La factura se conserva junto con el pedido y se envía al cliente su enlace.
Datos de la venta por internet
En las ventas por internet, se exige que la factura archivo electrónico incluya campos adicionales como la forma de pago, la fecha de pago y de envío y los datos del transportista. Que estos campos se rellenen automáticamente desde el pedido reduce el riesgo de emitir facturas con información incompleta. Compruebe en la normativa vigente qué campos son obligatorios.
Devoluciones y cancelaciones
Cómo se rectifica la factura cuando se devuelve un producto o se cancela un pedido depende del tipo de documento y del destinatario. Hablar de antemano del proceso de devoluciones con su asesor fiscal y configurar en consecuencia el flujo de devoluciones de su software evita confusiones a fin de mes.
Ventajas de la factura automática
Automatizar la facturación no solo ahorra tiempo; hace que sus registros contables estén ordenados y listos para una inspección. Como el vínculo entre pedido y factura no se rompe, en todo momento se ve qué pedido está facturado y cuál está pendiente.
- Tipo de documento correcto: según la situación del destinatario, se elige automáticamente factura electrónica o archivo electrónico.
- Protección contra facturas duplicadas: se impide emitir por segunda vez la factura del mismo pedido.
- IVA (KDV) por categoría: se calculan correctamente los distintos tipos de IVA de los grupos de productos y el IVA del envío.
- La factura se conserva vinculada al pedido; cuando la busca, la encuentra al instante.
- A fin de mes, a su asesor fiscal llega un conjunto de registros ordenado.
Errores frecuentes de facturación
En las tiendas online, la mayoría de los problemas de facturación no proceden del software, sino de la falta de datos y de las operaciones manuales. Los errores siguientes se ven sobre todo en las épocas de campaña, cuando el número de pedidos se dispara, y corregirlos a fin de mes lleva horas.
- Pedido con datos de empresa incompletos: emitir una factura de particular a una empresa porque no se recogieron el número fiscal ni la oficina tributaria.
- Tipo de IVA (KDV) incorrecto: facturar con un único tipo productos sujetos a tipos distintos.
- No añadir nunca el coste del envío a la factura o mezclarlo con la línea de producto.
- Emitir factura de un pedido cancelado o facturar dos veces el mismo pedido.
- No subir a tiempo a la plataforma la factura de los pedidos de marketplace.
Factura electrónica y archivo electrónico en Aurora
La integración de factura electrónica de Aurora Smart E-Commerce funciona con Uyumsoft, EDM Bilişim y Park Entegrasyon. Si el destinatario es contribuyente de factura electrónica, se elige automáticamente factura electrónica; si no, factura archivo electrónico, y usted emite la factura con un solo clic desde la pantalla del pedido. La conexión está integrada directamente en el sistema; no se utiliza ningún programa de integración intermedio.
Cómo funcionan conjuntamente la facturación, el informe financiero y el stock lo encontrará en nuestra página de integración contable, y las demás conexiones en la de integraciones. Para que su equipo utilice correctamente el flujo de facturas y devoluciones, también ofrecemos apoyo de formación y consultoría.
Cómo fluyen hacia la contabilidad los registros de facturas, pedidos y stock lo hemos explicado en el artículo sobre la integración contable en e-commerce; y el papel de la factura electrónica en los pedidos corporativos y de distribuidores, en el artículo sobre el sistema B2B para distribuidores.
Preguntas frecuentes
01¿Tengo que entregar la factura archivo electrónico al cliente en papel?
La regla general es el envío electrónico; si el cliente lo solicita, también puede entregarse una copia impresa. La normativa establece qué información debe contener la copia impresa. Confirme la práctica con su asesor fiscal.
02¿Debo emitir factura también por los pedidos de marketplace?
Sí, la factura del pedido que llega de un marketplace la emite usted como vendedor. La mayoría de los marketplaces pide que la factura se suba al sistema o que se envíe su enlace. Reunir los pedidos en un solo panel le permite emitir también estas facturas con el mismo flujo.
03¿Se puede cambiar de integrador privado?
Es posible, pero hay que planificar la fecha de transición y la conservación de las facturas antiguas. También es imprescindible que su software de e-commerce admita al nuevo integrador. Hacer el cambio al comienzo de un periodo y no a mitad de mes reduce la confusión en los registros.
Archivo electrónico y factura electrónica son las herramientas básicas que eliminan el papeleo en la venta online y mantienen los registros ordenados; bien configuradas, la factura se genera sola junto con el pedido. Cuando haya aclarado con su asesor fiscal su situación de transición, con la integración de factura electrónica de Aurora podrá emitir sus facturas con un solo clic y conocer todas nuestras soluciones de e-commerce.
