Vad är en e-arkivfaktura? Guide för e-handel

01Vad är en e-arkivfaktura?

En e-arkivfaktura är en faktura som skapas, skickas och lagras elektroniskt enligt standarderna från den turkiska skattemyndigheten Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB). Den har samma rättsliga status som en pappersfaktura. Skillnaden ligger bara i hur den utfärdas och lagras. Bördan med att skriva ut, kuvertera och arkivera försvinner.

Det vanligaste dokumentet i e-handel är e-arkivfakturan, eftersom de flesta av webbutikernas kunder är privatpersoner. Eftersom de inte är registrerade i systemet för e-faktura utfärdas den elektroniska fakturan som e-arkiv, och den skickas oftast med e-post eller en länk på ordersidan.

Den mest synliga fördelen med e-arkiv för kunden är snabbheten: fakturan kommer till e-posten eller ordersidan i kontot kort efter att beställningen bekräftats, och kunden behöver inte leta efter en pappersfaktura i fraktkartongen. För säljaren försvinner kostnaderna för utskrift, papper och arkivskåp, och en efterfrågad faktura hittas på några sekunder.

Den här artikeln är allmän information. Eftersom skattelagstiftningen och tröskelvärdena för övergång kan ändras med tiden bör du absolut kontrollera gällande lagstiftning och din redovisningskonsult.

02Skillnaden mellan e-faktura och e-arkiv

Båda dokumenten är elektroniska fakturor. Skillnaden gäller vem mottagaren är. Om mottagaren är en skattskyldig registrerad i systemet för e-faktura utfärdas dokumentet som e-faktura, annars som e-arkiv. Du väljer alltså inte dokumenttyp själv, utan mottagarens status avgör.

E-fakturan skickas direkt mellan två registrerade skattskyldiga via GİB:s infrastruktur och hamnar som ett elektroniskt dokument i mottagarens system. E-arkiv levereras till mottagaren med e-post, länk eller, på begäran, som pappersutskrift, och uppgifterna rapporteras till GİB inom fastställda tider.

03Vem ska använda e-arkiv?

Skyldigheten att gå över till e-arkiv och e-faktura fastställs i meddelanden som GİB publicerar. Skyldigheten definieras vanligtvis utifrån tröskelvärden för bruttoförsäljning och verksamhetsområde, och för företag som säljer varor eller tjänster över internet finns dessutom särskilda regler. Eftersom tröskelvärdena uppdateras då och då anger vi inga belopp här.

Även om du inte är tvungen kan du ansluta dig frivilligt till systemet. Många företag som säljer online går frivilligt över till e-arkiv och e-faktura för att slippa tiden och felen som pappersfakturor ger när antalet beställningar växer.

För att klargöra din egen situation bör du gå igenom omsättning, verksamhetsområde och försäljningskanaler tillsammans med din redovisningskonsult. Säljer du på marknadsplatser ska du också räkna med plattformarnas regler för uppladdning av fakturor. Det tog vi upp i artikeln vad är marknadsplatsintegration.

04Så går du över till e-arkiv

Det finns två vägar till övergången: använda GİB:s gratisportal eller ansluta till systemet via en privat integratör. Portalen kan räcka för företag som utfärdar få fakturor, men kräver att varje faktura matas in för hand. För en butik som får dussintals beställningar om dagen är en integratör och en koppling till programvaran mycket mer praktisk.

1. Klargör skyldigheten och övergångsdatumet med din redovisningskonsult.
2. Bestäm om du ska använda portalen eller en privat integratör.
3. Skaffa de verktyg som behövs, som finansiellt sigill eller elektronisk signatur.
4. Teckna avtal med integratören och öppna ditt konto.
5. Koppla ditt e-handelssystem till ditt konto hos integratören.
6. Kontrollera fakturaflödet med några testbeställningar.

05Så fakturerar du i e-handel

Det finns två sätt att fakturera i en webbutik: gå in i ett separat program för varje beställning och skriva in uppgifterna för hand, eller skapa fakturan automatiskt från beställningen. Den första metoden fungerar vid några beställningar om dagen. När beställningarna blir fler leder den till fel som felaktiga belopp, saknade adresser och bortglömda fakturor.

I det automatiska flödet anger kunden uppgifter för privat- eller företagsfaktura i betalningssteget. När beställningen bekräftas väljer programvaran e-faktura eller e-arkiv efter mottagarens status som skattskyldig, hämtar rader för produkt, moms och frakt från beställningen och skickar dokumentet till integratören. Fakturan lagras tillsammans med beställningen och länken skickas till kunden.

Uppgifter om internetförsäljning

Vid försäljning över internet krävs att e-arkivfakturan innehåller tilläggsfält som betalningssätt, betalnings- och leveransdatum och uppgifter om transportören. Att de här fälten fylls i automatiskt från beställningen minskar risken att fakturan utfärdas med ofullständiga uppgifter. Kontrollera i gällande föreskrifter vilka fält som är obligatoriska.

Returer och avbeställningar

Hur fakturan rättas när en produkt returneras eller en beställning avbeställs beror på dokumenttyp och mottagare. Att gå igenom returprocessen med din redovisningskonsult i förväg och bygga returflödet i programvaran efter det förhindrar oordning vid månadsskiftet.

06Fördelar med automatisk fakturering

Att automatisera faktureringen sparar inte bara tid. Den ser också till att din bokföring är ordnad och redo för granskning. Eftersom kopplingen mellan beställning och faktura aldrig bryts syns det hela tiden vilka beställningar som är fakturerade och vilka som väntar.

• Rätt dokumenttyp: E-faktura eller e-arkiv väljs automatiskt efter mottagarens status.
• Skydd mot dubbla fakturor: Det går inte att fakturera samma beställning en andra gång.
• Moms per kategori: Produktgruppernas olika momssatser och momsen på frakt beräknas rätt.
• Fakturan lagras kopplad till beställningen och hittas direkt när du söker den.
• I slutet av månaden får din redovisningskonsult ett ordnat underlag.

07Vanliga fakturafel

De flesta fakturaproblem i webbutiker beror inte på programvaran utan på saknade uppgifter och manuella moment. Felen nedan är vanliga särskilt under kampanjperioder när antalet beställningar ökar snabbt, och det tar timmar att rätta dem vid månadsskiftet.

• Beställning utan företagsuppgifter: En privatfaktura utfärdas till ett företag eftersom skattenummer och skattekontor inte efterfrågats.
• Fel momssats: Produkter med olika satser faktureras med en enda sats.
• Att fraktkostnaden inte tas med på fakturan alls eller blandas in i produktraden.
• Att en avbeställd order faktureras, eller att samma order faktureras två gånger.
• Att fakturor för beställningar från marknadsplatser inte laddas upp på plattformen i tid.

08E-faktura och e-arkiv hos Aurora

E-faktura-integrationen i Aurora Smart E-handel fungerar med Uyumsoft, EDM Bilişim och Park Entegrasyon. Om mottagaren är registrerad för e-faktura väljs e-faktura, annars en e-arkivfaktura automatiskt. Du utfärdar fakturan med ett enda klick från orderskärmen. Kopplingen sitter direkt i systemet och inget mellanliggande integrationsprogram används.

Hur fakturering, ekonomirapporter och lager samverkar hittar du på vår sida om bokföringsintegration, och övriga kopplingar på vår sida om integrationer. Så att ditt team använder faktura- och returflödet rätt erbjuder vi också utbildning och rådgivning.

Hur faktura-, order- och lagerposter flödar över till bokföringen beskriver vi i artikeln bokföringsintegration för e-handel, och e-fakturans roll vid beställningar från företag och återförsäljare i artikeln B2B-system för återförsäljare.