Integración contable de e-commerce
Le explicamos cómo pasan los datos de pedidos, stock, clientes y facturas a la contabilidad sin entrada manual, qué modelos se utilizan y a qué hay que prestar atención.
Aurora YazılımEquipo editorial
6 min de lectura
La integración contable de e-commerce es el traspaso a los registros contables de los datos de pedidos, facturas, stock y clientes de su tienda online sin volver a introducirlos a mano. Al generarse el pedido se emite la factura, se calcula bien el IVA (KDV), baja el stock y los registros llegan ordenados a su asesor fiscal. Así desaparecen la doble entrada de datos y los errores de cálculo.
Por qué necesita la integración contable
A medida que crece la venta online, lo que más tiempo consume suele ser, no vender, sino registrar. Hay que emitir la factura de cada pedido, procesar el cobro, actualizar el stock, descontar las devoluciones y, a fin de mes, pasar todo a la contabilidad. Cuando esto se hace a mano, la misma información se teclea una y otra vez en tres o cuatro pantallas distintas.
La doble entrada de datos es la mayor fuente de errores. Una cifra mal escrita, una devolución olvidada o una factura emitida dos veces se convierten a fin de mes en horas de conciliación. La integración contable hace que el dato se introduzca una sola vez en su origen y fluya a todas partes con la misma exactitud.
Otra ventaja de la integración es la visibilidad inmediata. Ver el beneficio, el IVA y el estado del stock sin esperar a fin de mes le permite basar las decisiones de precios y campañas en datos reales y no en estimaciones.
Cuándo conviene integrar
La necesidad de integración suele manifestarse con ciertas señales. Si dos o más de las siguientes le son aplicables, el sistema manual ha empezado a frenar su crecimiento.
- Para emitir facturas, entra cada día en otro programa y reescribe los datos de los pedidos.
- A fin de mes, traspasa los pedidos a mano a una hoja de cálculo para enviarlos a su asesor fiscal.
- El stock que aparece en el sitio y el del almacén o la caja no coinciden con frecuencia.
- No está seguro de si las cancelaciones y devoluciones se reflejan en la factura.
- Para ver el total de ventas de varios canales, une informes separados.
Qué datos se traspasan
La integración contable no es un único flujo de datos, sino varios flujos relacionados. Cuáles hacen falta depende de la estructura de su negocio, de su sistema contable y de la forma de trabajar de su asesor fiscal.
| Datos | ¿Qué aporta? |
|---|---|
| Traspaso de pedidos | Se registran el importe, la fecha, la forma de pago y el canal de la venta |
| Factura | La factura electrónica o la archivo electrónico se genera automáticamente a partir del pedido |
| Datos del cliente | Los datos de facturación de clientes particulares y empresas se traspasan correctamente |
| Movimiento de stock | Se registra el efecto de ventas, cancelaciones y devoluciones en el stock |
| Desglose del IVA | Los totales de ventas se separan según los distintos tipos de IVA |
| Devoluciones y cancelaciones | Los asientos de contrapartida y las correcciones se procesan a tiempo |
Traspaso de stock y clientes
El traspaso de stock y clientes es la parte más delicada de la integración. En el stock, el objetivo es que cada producto vendido baje al mismo tiempo en todos los canales y que quede registrado el motivo de cada movimiento. La respuesta a por qué el stock de un producto ha subido o bajado debe verse en un libro de movimientos de stock.
En la parte de clientes, lo importante son los datos de facturación. En el cliente particular, nombre y apellidos y, si es necesario, el número de identificación nacional (T.C. kimlik); en el cliente empresa, el número fiscal, la oficina tributaria y la dirección de facturación deben recogerse completos en el paso de pago. Si estos datos no se recogen bien en el momento del pedido, corregirlos después lleva tiempo y puede exigir anular la factura.
Los códigos de producto deben coincidir
Entre la tienda online y el programa de contabilidad o de caja, los productos se emparejan por código de stock o código de barras. En los productos con variantes, cada color y cada talla debe tener su propio código. Revisar el catálogo en este sentido antes de la integración evita la mayoría de los problemas de desajuste posteriores.
Modelos de integración
Hay varias maneras de pasar datos entre el sitio de e-commerce y la contabilidad. Cada modelo tiene consecuencias distintas en velocidad, coste y mantenimiento.
Conexión directa
El software de e-commerce se conecta desde dentro con el proveedor de facturación electrónica o con el programa de caja. Los datos fluyen en tiempo real o a intervalos cortos. El mantenimiento se hace en un único punto y no hace falta una licencia de software adicional.
Programa de integración intermedio
Un tercer programa hace de puente entre el sitio y la contabilidad. Aunque parezca flexible, supone una suscripción adicional, un punto más de fallo y dependencia de las actualizaciones de ambas partes. Cuando una parte cambia, el puente también debe actualizarse.
Traspaso mediante archivo
Los pedidos y productos se exportan a intervalos en Excel o archivos similares y se cargan en la contabilidad. Con poco volumen es práctico, pero no es inmediato y la obtención regular del archivo depende de una persona.
Contabilidad básica e informe financiero
La contabilidad básica consiste en mantener ordenados los registros diarios de ingresos, gastos, facturas y cobros de la empresa. En el e-commerce, gran parte de la contabilidad básica ya se genera a partir del pedido: qué producto se vendió y a qué precio, a qué tipo de IVA está sujeto, cuál fue el coste del envío y con qué método se cobró.
Reunir esta información en un informe financiero desglosado por tipos de IVA le permite enviar a su asesor fiscal un conjunto de datos ordenado a fin de mes. Si el informe puede obtenerse por rango de fechas y exportarse, no necesita llevar una hoja de cálculo aparte.
En cuestiones fiscales, este artículo solo ofrece información general. Defina su sistema de registro, los tipos de documento y el proceso de declaraciones junto con la normativa vigente y su asesor fiscal.
¿Qué pasa con los pedidos de marketplaces?
En una empresa que vende en varios canales, el lío contable se multiplica. Si los pedidos de su propio sitio, de Trendyol y de Hepsiburada (los grandes marketplaces turcos) quedan en paneles separados, la factura, la comisión y las devoluciones de cada canal se siguen por separado.
La solución es reunir los pedidos de todos los canales en una única lista. Con la integración con marketplaces, los pedidos de los marketplaces llegan a su panel; la factura, el stock y el registro financiero pasan por el mismo flujo que los pedidos de su sitio. El informe de ventas por canal también le permite ver qué canal deja realmente beneficio.
Pasos para la transición
La integración contable no es una instalación puntual, sino un proceso que debe funcionar con regularidad. Los pasos siguientes le ayudan a hacer la transición sin contratiempos.
- Documente el proceso actual: ¿qué información se introduce, dónde, quién y con qué frecuencia?
- Aclare con su asesor fiscal qué datos necesita y en qué formato.
- Revise en el catálogo los códigos de stock, los códigos de barras y los tipos de IVA, y complete lo que falte.
- Defina su proveedor de facturación electrónica y su programa de caja.
- Establezca la conexión y compruebe la factura, el stock y el informe con algunos pedidos de prueba.
- Muestre a su equipo, de forma práctica, el flujo de devoluciones, cancelaciones y facturas de empresa.
Integración contable en Aurora
La integración contable de Aurora Smart E-Ticaret reúne en un solo panel la facturación, los impuestos y los informes. Sus facturas se emiten mediante la integración de la factura electrónica a través de Uyumsoft, EDM Bilişim o Park Entegrasyon; el IVA se calcula por categorías y el informe financiero se prepara con el desglose por IVA. Puede importar y exportar los datos de productos y precios con Excel.
Si usa DionPOS en su tienda (DionPOS es un programa de caja/ERP que se adquiere por separado), se conecta a su panel de Aurora; el stock y los precios se sincronizan cada minuto y los pedidos online pasan al TPV. Todas las conexiones están dentro del sistema; no se usa ningún programa de integración intermedio. Puede ver las demás conexiones en nuestra página de integraciones.
Encontrará la información básica sobre los tipos de factura en nuestro artículo qué es la factura archivo electrónico, la automatización del envío en integración de envíos y la gestión de clientes y precios en la venta al por mayor en sistema B2B para distribuidores.
Preguntas frecuentes
01¿La integración contable elimina el trabajo del asesor fiscal?
No. La integración reduce la entrada de datos y los errores, pero las declaraciones, el cumplimiento normativo y los estados financieros siguen siendo responsabilidad de su asesor fiscal. Los datos ordenados aceleran su trabajo y le dejan más tiempo para asesorarle.
02¿Qué pasa si cambio el programa de contabilidad que uso?
En la conexión directa se comprueba si el nuevo programa es compatible; si no lo es, el traspaso mediante archivo puede ser una solución provisional. Hacer el cambio al inicio de un período y cerrar los registros antiguos reduce la confusión.
03¿Cómo se reflejan las devoluciones en la contabilidad?
Cuando se aprueba la devolución, el stock vuelve y se genera el asiento de corrección correspondiente. Como el procedimiento puede variar según el tipo de documento, defina el flujo de devoluciones de antemano con su asesor fiscal. En el software, el informe de devoluciones y cancelaciones debe llevarse por separado.
La integración contable de e-commerce hace que, al crecer las ventas, la carga de registro no crezca al mismo ritmo; la información de facturas, stock y finanzas fluye desde una única fuente, con una única exactitud. Con la integración contable de Aurora puede mantener sus registros ordenados y, para la puesta en marcha y el uso, contar con nuestro apoyo de formación y consultoría. Conozca todo el paquete en nuestras soluciones de e-commerce.
