Regnskapsintegrasjon for nettbutikk

01Hvorfor trenger du regnskapsintegrasjon?

Når nettsalget vokser, er det som tar mest tid, ofte ikke salget, men bokføringen. Hver ordre skal faktureres, innbetalingen skal registreres, lageret oppdateres, returer trekkes fra, og ved månedsslutt skal alt dette overføres til regnskapet. Når dette gjøres manuelt, skrives den samme informasjonen inn igjen og igjen på tre–fire ulike skjermbilder.

Dobbel dataregistrering er den største feilkilden. Et feil tastet tall, en glemt retur eller en faktura som utstedes to ganger, ender som timer med avstemming ved månedsslutt. Med regnskapsintegrasjon legges informasjonen inn én gang ved kilden og flyter videre til alle steder med samme nøyaktighet.

En annen fordel med integrasjon er innsyn i sanntid. Når du ser fortjeneste, MVA og lagerstatus uten å vente til månedsslutt, kan du basere pris- og kampanjebeslutninger på reelle data i stedet for gjetning.

02Når bør du innføre integrasjon?

Behovet for integrasjon viser seg som regel gjennom bestemte tegn. Hvis to eller flere av punktene under gjelder for deg, har den manuelle rutinen begynt å bremse veksten din.

• Du logger deg hver dag inn i et eget program for å utstede fakturaer og skriver inn ordreinformasjonen på nytt.
• Du overfører ordrene for hånd til et regneark for å sende dem til regnskapsføreren ved månedsslutt.
• Lageret som vises på nettstedet, stemmer ofte ikke med lageret i lokalet eller kassen.
• Du er usikker på om kanselleringer og returer kommer med på fakturaen.
• Du slår sammen separate rapporter for å se samlet salg fra flere salgskanaler.

03Hvilke data overføres?

Regnskapsintegrasjon er ikke én enkelt dataflyt, men flere sammenkoblede flyter. Hvilke flyter du trenger, avhenger av virksomhetens oppbygging, regnskapsrutinene og hvordan regnskapsføreren din jobber.

04Overføring av lager og kundedata

Overføring av lager og kundedata er den mest sensitive delen av integrasjonen. For lageret er målet at hvert solgte produkt trekkes ned i alle kanaler samtidig, og at årsaken til hver bevegelse er registrert. Svaret på hvorfor lagerbeholdningen til et produkt gikk ned eller opp, skal kunne leses i en lagerjournal.

For kundedata er kundens fakturaopplysninger viktige. For privatkunder må navn og om nødvendig tyrkisk ID-nummer (T.C. kimlik), og for bedriftskunder organisasjonsnummer (skatte-ID), skattekontor og fakturaadresse være fullstendig innhentet i betalingstrinnet. Hvis opplysningene ikke blir riktig innhentet ved bestillingen, tar det tid å rette dem senere, og det kan kreve at fakturaen kanselleres.

Produktkodene må stemme

Mellom nettbutikken og regnskaps- eller kassaprogrammet matches produktene via varenummer eller strekkode. For produkter med varianter må hver farge og hver størrelse ha sin egen kode. Hvis du kontrollerer katalogen på dette punktet før integrasjonen, unngår du de fleste problemene med manglende samsvar som ellers dukker opp senere.

05Integrasjonsmodeller

Det finnes flere måter å overføre data mellom nettbutikken og regnskapet på. Hver modell har ulike konsekvenser for hastighet, kostnader og vedlikehold.

Direkte tilkobling

Nettbutikkprogramvaren kobler seg selv til e-fakturaleverandøren eller kassaprogrammet. Dataene flyter i sanntid eller med korte mellomrom. Vedlikeholdet skjer på ett sted, og du trenger ingen ekstra programvarelisens.

Mellomliggende integrasjonsprogram

Et tredje program fungerer som bro mellom nettstedet og regnskapet. Selv om det virker fleksibelt, gir det et ekstra abonnement, et ekstra feilpunkt og avhengighet av oppdateringer fra begge sider. Når den ene siden endres, må broen også oppdateres.

Overføring med fil

Ordre og produkter eksporteres med jevne mellomrom i Excel eller lignende filer og lastes opp i regnskapet. Det er praktisk ved lite volum, men det skjer ikke i sanntid, og ansvaret for å hente filen jevnlig ligger hos én person.

06Foreløpig regnskap og finansrapport

Foreløpig regnskap betyr å holde virksomhetens daglige inntekter, utgifter, fakturaer og innbetalinger ryddig bokført. I nettbutikk oppstår mesteparten av det foreløpige regnskapet allerede fra ordren: hvilket produkt som ble solgt til hvilken pris, hvilken MVA-sats det er underlagt, hvor mye frakten kostet og hvilken metode betalingen kom via.

Når disse opplysningene samles i en finansrapport fordelt etter MVA-satser, kan du sende regnskapsføreren et ryddig datasett ved månedsslutt. Hvis rapporten kan hentes ut for en datoperiode og eksporteres, trenger du ikke føre et eget regneark.

I skattemessige spørsmål gir denne artikkelen bare generell informasjon. Fastsett bokføringsrutiner, dokumenttyper og selvangivelsesprosessen sammen med gjeldende regelverk og regnskapsføreren din.

07Hva skjer med markedsplassordrene?

Hos virksomheter som selger i flere kanaler, blir regnskapskaoset multiplisert. Hvis ordrer fra din egen nettside, fra Trendyol og fra Hepsiburada (tyrkiske markedsplasser) blir liggende i separate paneler, må fakturaer, provisjoner og returer fra hver kanal følges opp hver for seg.

Løsningen er å samle ordrene fra alle kanaler i én liste. Med markedsplassintegrasjon havner markedsplassordrene i panelet ditt, og faktura, lager og finansdata går gjennom den samme flyten som ordrene fra nettstedet ditt. En salgsrapport per kanal viser deg også hvilken kanal som faktisk gir fortjeneste.

08Trinn for overgangen

Regnskapsintegrasjon er ikke et engangsoppsett, men en prosess som må fungere jevnt. Trinnene under hjelper deg med å gjennomføre overgangen uten problemer.

1. Kartlegg dagens prosess: Hvilken informasjon føres inn hvor, av hvem og hvor ofte?
2. Avklar med regnskapsføreren hvilke data som trengs i hvilket format.
3. Kontroller varenummer, strekkoder og MVA-satser i katalogen, og fyll ut det som mangler.
4. Bestem e-fakturaleverandør og kassaprogram.
5. Sett opp forbindelsen, og kontroller faktura, lager og rapport med noen testordrer.
6. Vis teamet i praksis flyten for retur, kansellering og bedriftsfaktura.

09Regnskapsintegrasjon hos Aurora

Regnskapsintegrasjonen i Aurora Smart nettbutikk samler fakturering, skatt og rapportering i ett panel. Fakturaene utstedes via e-faktura-integrasjon gjennom Uyumsoft, EDM Bilişim eller Park Entegrasyon (godkjente tyrkiske integratorer). MVA beregnes per kategori, og finansrapporten utarbeides med MVA-fordeling. Du kan importere og eksportere produkt- og prisdata med Excel.

Hvis du bruker DionPOS i butikken (DionPOS er et kasse-/ERP-program som kjøpes separat), kobles det til Aurora-panelet ditt. Lager og pris synkroniseres hvert minutt, og nettbestillinger overføres til POS. Alle koblingene ligger inne i systemet, og det brukes ikke noe mellomliggende integrasjonsprogram. Du finner de andre koblingene på siden vår om integrasjoner.

Grunnleggende informasjon om fakturatyper finner du i artikkelen hva er e-arkivfaktura, automatisering av forsendelser i artikkelen fraktintegrasjon, og kunde- og prisadministrasjon i engrossalg i artikkelen B2B-forhandlersystem.