Verkkokaupan kirjanpitointegraatio
Kerromme, miten tilaus-, varasto-, asiakastili- ja laskutiedot siirtyvät kirjanpitoon ilman käsin syöttöä, mitä malleja käytetään ja mihin kannattaa kiinnittää huomiota.
Aurora YazılımToimitustiimi
6 min lukuaika
Verkkokaupan kirjanpitointegraatio tarkoittaa verkkokauppasi tilaus-, lasku-, varasto- ja asiakastilitietojen siirtämistä kirjanpitoon ilman, että ne syötetään uudelleen käsin. Kun tilaus syntyy, lasku luodaan, arvonlisävero (KDV) lasketaan oikein, varasto vähenee ja tiedot kulkevat säännöllisesti kirjanpitäjällesi. Näin kaksinkertainen tietojen syöttö ja laskuvirheet poistuvat.
Miksi kirjanpitointegraatiota tarvitaan?
Verkkomyynnin kasvaessa eniten aikaa vievä työ on usein kirjaaminen, ei myynti. Jokaisesta tilauksesta luodaan lasku, maksu kirjataan, varasto päivitetään, palautukset vähennetään ja kuukauden lopussa kaikki tämä siirretään kirjanpitoon. Kun nämä tehdään käsin, sama tieto kirjoitetaan yhä uudelleen kolmeen tai neljään eri näkymään.
Kaksinkertainen tietojen syöttö on suurin virheiden lähde. Väärin kirjoitettu luku, unohtunut palautus tai kahdesti luotu lasku muuttuu kuukauden lopussa tuntikausia kestäväksi täsmäytystyöksi. Kirjanpitointegraatio varmistaa, että tieto syötetään kerran lähteessä ja kulkee kaikkialle yhtä tarkkana.
Integraation toinen hyöty on reaaliaikainen näkyvyys. Kun näet katteen, arvonlisäveron ja varastotilanteen odottamatta kuukauden loppua, voit perustaa hinta- ja kampanjapäätökset todelliseen dataan arvauksen sijaan.
Milloin integraatioon kannattaa siirtyä?
Integraation tarve ilmenee yleensä tiettyjen merkkien kautta. Jos kaksi tai useampi alla olevista pätee sinuun, käsin pyöritettävä järjestely on alkanut hidastaa kasvuasi.
- Kirjaudut joka päivä erilliseen ohjelmaan laskujen luomiseksi ja kirjoitat tilaustiedot uudelleen.
- Siirrät tilaukset käsin taulukkoon lähettääksesi ne kirjanpitäjällesi kuukauden lopussa.
- Sivustolla näkyvä varasto ja varastossa tai kassalla oleva varasto eivät usein täsmää.
- Et ole varma, näkyvätkö peruutukset ja palautukset laskuilla.
- Yhdistät erillisiä raportteja nähdäksesi usean myyntikanavan kokonaismyynnin.
Mitä tietoja siirretään?
Kirjanpitointegraatio ei ole yksi tietovirta vaan useampi toisiinsa kytkeytyvä virta. Mitkä virrat tarvitaan, riippuu yrityksesi rakenteesta, kirjanpitojärjestelystäsi ja kirjanpitäjäsi työtavasta.
| Data | Mitä se tuo? |
|---|---|
| Tilausten siirto | Myynnin summa, päivämäärä, maksutapa ja kanava kirjataan |
| Lasku | Verkkolasku tai e-arkisto syntyy tilauksesta automaattisesti |
| Asiakastilitieto | Yksityis- ja yritysasiakkaan laskutustiedot siirtyvät oikein |
| Varastoliike | Myynnin, peruutuksen ja palautuksen vaikutus varastoon kirjataan |
| Arvonlisäveron erittely | Myyntisummat eritellään eri arvonlisäveroprosenttien mukaan |
| Palautukset ja peruutukset | Käännöskirjaukset ja korjaukset käsitellään ajallaan |
Varasto- ja asiakastilitietojen siirto
Varasto- ja asiakastilitietojen siirto on integraation herkin osa. Varastopuolella tavoitteena on, että jokainen myyty tuote vähenee samanaikaisesti kaikissa kanavissa ja jokaisen liikkeen syy on kirjattu. Vastaus kysymykseen, miksi tuotteen varasto väheni tai kasvoi, tulee näkyä varastoliikekirjassa.
Asiakastilipuolella tärkeää on asiakkaan laskutustieto. Yksityisasiakkaalta tarvitaan nimi ja tarvittaessa Turkin henkilötunnus (T.C. kimlik numarası), yritysasiakkaalta verotunnus, verotoimisto ja laskutusosoite, ja ne on kerättävä maksuvaiheessa täydellisesti. Jos näitä tietoja ei oteta tilaushetkellä oikein, niiden korjaaminen jälkeenpäin vie aikaa ja voi edellyttää laskun mitätöintiä.
Tuotekoodien on täsmättävä
Verkkokaupan ja kirjanpito- tai kassaohjelman välillä tuotteet yhdistetään varastokoodin tai viivakoodin perusteella. Muunnelmatuotteissa jokaisella värillä ja koolla tulee olla oma koodinsa. Tuotekatalogin tarkistaminen tästä näkökulmasta ennen integraatiota estää suurimman osan myöhemmin ilmenevistä täsmäämättömyysongelmista.
Integraatiomallit
Verkkokaupan ja kirjanpidon välillä on useita tapoja siirtää tietoa. Jokaisella mallilla on erilaiset seuraukset nopeuden, kustannusten ja ylläpidon kannalta.
Suora yhteys
Verkkokauppaohjelmisto yhdistyy sisältäpäin e-lasku-palveluntarjoajaan tai kassaohjelmaan. Tieto kulkee reaaliajassa tai lyhyin väliajoin. Ylläpito hoidetaan yhdestä pisteestä, eikä lisäohjelmiston lisenssiä tarvita.
Välittävä integraatio-ohjelma
Kolmas ohjelma toimii siltana sivuston ja kirjanpidon välillä. Vaikka se vaikuttaa joustavalta, se tuo mukanaan lisätilauksen, lisävirhepisteen ja riippuvuuden kummankin osapuolen päivityksistä. Kun toinen osapuoli muuttuu, myös siltaa on päivitettävä.
Siirto tiedostolla
Tilaukset ja tuotteet viedään tietyin väliajoin Excel- tai vastaavilla tiedostoilla ja ladataan kirjanpitopuolelle. Pienellä volyymilla käytännöllinen, mutta ei reaaliaikainen, ja tiedoston säännöllinen vieminen jää yhden henkilön vastuulle.
Esikirjanpito ja talousraportti
Esikirjanpito tarkoittaa yrityksen päivittäisten tulojen, menojen, laskujen ja maksujen kirjausten pitämistä järjestyksessä. Verkkokaupassa suuri osa esikirjanpidosta syntyy jo tilauksesta: mikä tuote myytiin millä hinnalla, mihin arvonlisäveroprosenttiin se kuuluu, paljonko toimituskulut olivat ja millä tavalla maksu otettiin vastaan.
Kun nämä tiedot kootaan arvonlisäveroprosenteittain eritellyksi talousraportiksi, voit lähettää kirjanpitäjällesi kuukauden lopussa järjestelmällisen tietojoukon. Jos raportin voi ottaa päivämääräjaksolle ja viedä ulos, erillistä taulukkoa ei tarvitse ylläpitää.
Verotuksellisissa asioissa tämä artikkeli antaa vain yleistä tietoa. Määritä kirjaustapasi, asiakirjatyypit ja veroilmoitusprosessi yhdessä ajantasaisen lainsäädännön ja kirjanpitäjäsi kanssa.
Mitä markkinapaikkatilauksille tapahtuu?
Usealla kanavalla myyvässä yrityksessä kirjanpidon sekavuus moninkertaistuu. Jos omalta sivustolta, Trendyolista (Turkin suuri markkinapaikka) ja Hepsiburadasta tulevat tilaukset jäävät eri paneeleihin, jokaisen kanavan laskua, provisiota ja palautuksia seurataan erikseen.
Ratkaisu on koota kaikkien kanavien tilaukset yhteen listaan. Markkinapaikkaintegraation avulla markkinapaikkatilaukset tulevat hallintapaneeliisi; lasku, varasto ja taloustieto kulkevat samaa virtaa kuin sivustosi tilaukset. Kanavakohtainen myyntiraportti näyttää myös, mikä kanava todella tuottaa voittoa.
Siirtymisen vaiheet
Kirjanpitointegraatio ei ole kertaluonteinen asennus vaan prosessi, jonka tulee toimia säännöllisesti. Seuraavat vaiheet auttavat siirtymään ongelmitta.
- Kartoita nykyinen prosessi: mikä tieto syötetään missä, kenen toimesta ja kuinka usein?
- Selvitä kirjanpitäjäsi kanssa, mitä tietoa tarvitaan missä muodossa.
- Tarkista katalogin varastokoodit, viivakoodit ja arvonlisäveroprosentit ja täydennä puutteet.
- Valitse e-lasku-palveluntarjoajasi ja kassaohjelmasi.
- Muodosta yhteys ja tarkista lasku, varasto ja raportti muutamalla testitilauksella.
- Näytä tiimillesi käytännössä palautus-, peruutus- ja yrityslaskutuksen kulku.
Kirjanpitointegraatio Aurorassa
Aurora Smart E-Ticaret -ratkaisun kirjanpitointegraatio kokoaa laskutuksen, verotuksen ja raportoinnin yhteen paneeliin. Laskusi luodaan e-lasku-integraation kautta Uyumsoftin, EDM Bilişim- tai Park Entegrasyon -palvelun kautta; arvonlisävero lasketaan kategoriakohtaisesti ja talousraportti laaditaan arvonlisäveron erittelyllä. Tuote- ja hintatiedot voi tuoda ja viedä Excelillä.
Jos käytät kaupassasi DionPOSia (DionPOS on erikseen hankittava kassa-/ERP-ohjelma), se yhdistyy Aurora-hallintapaneeliisi; varasto ja hinta synkronoidaan minuutin välein ja verkkotilaukset siirtyvät POS-järjestelmään. Kaikki yhteydet ovat järjestelmän sisäisiä, eikä välittävää integraatio-ohjelmaa käytetä. Muut yhteydet näet integraatiot-sivultamme.
Perustiedot laskutyypeistä löydät artikkelista mitä on e-arkisto-lasku, lähetyspuolen automaation artikkelista toimitusintegraatio ja tukkumyynnin asiakastili- ja hintahallinnan artikkelista B2B-jälleenmyyjäjärjestelmä.
Usein kysytyt kysymykset
01Poistaako kirjanpitointegraatio kirjanpitäjän työn?
Ei. Integraatio vähentää tietojen syöttöä ja virheitä, mutta veroilmoitukset, lainsäädännön noudattaminen ja tilinpäätökset ovat kirjanpitäjäsi vastuulla. Säännöllinen data nopeuttaa hänen työtään ja jättää hänelle enemmän aikaa neuvontaan.
02Mitä jos käyttämäni kirjanpitoohjelma vaihtuu?
Suorassa yhteydessä tarkistetaan, tuetaanko uutta ohjelmaa; jos ei, tiedostosiirto voi olla väliaikainen ratkaisu. Muutoksen tekeminen tilikauden alussa ja vanhojen kirjausten sulkeminen vähentää sekaannusta.
03Miten palautukset näkyvät kirjanpidossa?
Kun palautus hyväksytään, varasto palautuu ja asiaankuuluva korjauskirjaus luodaan. Koska noudatettava menettely voi vaihdella asiakirjatyypin mukaan, sovi palautusten kulku etukäteen kirjanpitäjäsi kanssa. Ohjelmistossa palautus- ja peruutusraportti tulee pitää erillään.
Verkkokaupan kirjanpitointegraatio varmistaa, että kirjausten määrä ei kasva samaa tahtia myynnin kanssa; lasku-, varasto- ja taloustieto kulkevat yhdestä lähteestä yhtä tarkkana. Auroran kirjanpitointegraation avulla voit pitää kirjauksesi järjestyksessä ja hyödyntää asennuksessa ja käytössä koulutus- ja konsultointitukeamme. Koko pakettia varten tutustu verkkokaupparatkaisuihimme.
