Bokföringsintegration för e-handel

01Varför behövs bokföringsintegration?

När onlineförsäljningen växer är det som tar mest tid ofta inte själva försäljningen utan bokföringen. Varje order ska faktureras, betalningen registreras, lagret uppdateras, returer dras av och i slutet av månaden förs allt över till bokföringen. När det görs för hand skrivs samma uppgift in om och om igen på tre eller fyra olika skärmar.

Dubbel datainmatning är den största felkällan. En felskriven siffra, en bortglömd retur eller en faktura som skickats två gånger blir i slutet av månaden ett avstämningsarbete på flera timmar. Med en bokföringsintegration matas uppgiften in en gång vid källan och flödar sedan överallt med samma precision.

En annan fördel med integrationen är insyn i realtid. Att se vinst, moms och lagerstatus utan att vänta till månadsskiftet gör att du kan basera pris- och kampanjbeslut på verkliga data i stället för gissningar.

02När är det dags för integration?

Behovet av integration visar sig oftast genom vissa tecken. Om två eller fler av punkterna nedan stämmer på dig har det manuella upplägget börjat bromsa din tillväxt.

• Du loggar in i ett separat program varje dag för att fakturera och skriver om orderuppgifterna.
• I slutet av månaden för du över ordrarna för hand till en tabell som du skickar till din revisor.
• Lagret som visas på webbplatsen och lagret i förrådet eller kassan stämmer ofta inte överens.
• Du är inte säker på om avbeställningar och returer syns i fakturan.
• Du slår ihop separata rapporter för att se totalförsäljningen i flera försäljningskanaler.

03Vilka data förs över?

En bokföringsintegration är inte ett enda dataflöde utan flera sammankopplade flöden. Vilka flöden som behövs beror på verksamhetens uppbyggnad, ditt bokföringsupplägg och hur din revisor arbetar.

04Överföring av lager och kunder

Överföring av lager och kunduppgifter är den känsligaste delen av en integration. På lagersidan är målet att varje såld produkt minskar lagret i alla kanaler samtidigt och att orsaken till varje rörelse registreras. Svaret på varför lagret på en produkt minskade eller ökade ska synas i en lagerrörelsejournal.

På kundsidan är kundens faktureringsuppgifter viktiga. För privatkunder ska namn och vid behov Turkiets personnummer (T.C. kimlik numarası) anges, och för företagskunder organisationsnummer (vergi numarası), skattekontor och fakturaadress, och uppgifterna ska samlas in fullständigt i betalningssteget. Om uppgifterna inte tas emot rätt vid ordertillfället tar det tid att rätta dem i efterhand och det kan kräva att fakturan krediteras.

Produktkoderna måste matcha

Mellan webbutiken och bokförings- eller kassaprogrammet matchas produkterna via artikelnummer eller streckkod. För produkter med varianter ska varje färg och storlek ha sin egen kod. Att granska katalogen ur det här perspektivet före integrationen förebygger de flesta matchningsproblem som annars dyker upp i efterhand.

05Integrationsmodeller

Det finns flera sätt att föra över data mellan e-handelsplatsen och bokföringen. Varje modell får olika konsekvenser för hastighet, kostnad och underhåll.

Direkt anslutning

E-handelssystemet ansluter inifrån till e-fakturaleverantören eller kassaprogrammet. Data flödar i realtid eller med korta intervall. Underhållet sköts på ett ställe och ingen extra programlicens behövs.

Mellanliggande integrationsprogram

Ett tredje program fungerar som bro mellan webbplatsen och bokföringen. Det kan se flexibelt ut, men innebär en extra prenumeration, ytterligare en felkälla och beroende av uppdateringar på båda sidor. När ena sidan ändras måste också bron uppdateras.

Överföring via fil

Order och produkter exporteras med jämna mellanrum till Excel eller liknande filer och läses in i bokföringen. Det är praktiskt vid små volymer, men inte i realtid, och att filen hämtas regelbundet blir en persons ansvar.

06Förbokföring och finansrapport

Förbokföring innebär att företagets dagliga intäkter, utgifter, fakturor och inbetalningar förs ordnat. I e-handel skapas större delen av förbokföringen redan utifrån ordern: vilken produkt som såldes till vilket pris, vilken momssats som gäller, hur mycket frakten kostade och vilken betalmetod som användes.

Om de här uppgifterna samlas i en finansrapport uppdelad efter momssatser kan du skicka en ordnad datamängd till din revisor i slutet av månaden. Om rapporten kan tas ut för ett datumintervall och exporteras behöver du inte föra någon separat tabell.

I skattefrågor ger den här artikeln bara allmän information. Bestäm ditt bokföringsupplägg, dokumenttyper och deklarationsprocess tillsammans med gällande regler och din revisor.

07Vad händer med marknadsplatsordrar?

För ett företag som säljer i flera kanaler blir bokföringsröran dubbelt så stor. Om ordrar från den egna webbplatsen, från Trendyol (turkisk marknadsplats) och från Hepsiburada ligger kvar i separata paneler måste faktura, provision och retur för varje kanal följas upp var för sig.

Lösningen är att samla ordrarna från alla kanaler i en enda lista. Med marknadsplatsintegration hamnar marknadsplatsordrarna i din panel, och faktura, lager och finansiella poster går genom samma flöde som ordrarna från din egen webbplats. En försäljningsrapport per kanal visar dessutom vilken kanal som faktiskt ger vinst.

08Steg för övergången

En bokföringsintegration är ingen engångsinstallation utan en process som måste fungera regelbundet. Stegen nedan hjälper dig att göra övergången smidigt.

1. Kartlägg den nuvarande processen: vilken uppgift matas in var, av vem och hur ofta?
2. Bestäm tillsammans med din revisor vilka data som behövs i vilket format.
3. Granska artikelnummer, streckkoder och momssatser i katalogen och komplettera det som saknas.
4. Bestäm e-fakturaleverantör och kassaprogram.
5. Skapa anslutningen och kontrollera faktura, lager och rapport med några testordrar.
6. Visa teamet i praktiken hur flödet för retur, avbeställning och företagsfaktura fungerar.

09Bokföringsintegration i Aurora

Bokföringsintegrationen i Aurora Smart E-handel samlar fakturering, skatt och rapportering i en enda panel. Dina fakturor skapas via e-fakturaintegrationen med Uyumsoft, EDM Bilişim eller Park Entegrasyon. Momsen räknas ut per kategori och finansrapporten tas fram med momsuppdelning. Du kan importera och exportera produkt- och prisdata med Excel.

Om du använder DionPOS i din butik (DionPOS är ett kassa- och ERP-program som köps separat) ansluts det till din Aurora-panel. Lager och priser synkas varje minut och onlineordrar förs över till kassasystemet. Alla anslutningar sitter inne i systemet och inget mellanliggande integrationsprogram används. Övriga anslutningar hittar du på vår sida om integrationer.

Grundläggande information om fakturatyper hittar du i artikeln vad är e-arkivfaktura, automatisering av leveranssidan i artikeln fraktintegration, och kund- och prishantering vid grossistförsäljning i artikeln B2B-system för återförsäljare.