Buchhaltungsanbindung im E-Commerce

01Wozu eine Buchhaltungs-Anbindung?

Wächst der Onlineverkauf, ist es oft nicht der Verkauf, der am meisten Zeit kostet, sondern die Erfassung. Zu jeder Bestellung wird die Rechnung erstellt, der Zahlungseingang verbucht, der Bestand aktualisiert, es werden Retouren abgezogen, und am Monatsende wird alles in die Buchhaltung übertragen. Geschieht das von Hand, wird dieselbe Information immer wieder in drei, vier verschiedene Masken getippt.

Die doppelte Dateneingabe ist die größte Fehlerquelle. Eine falsch getippte Zahl, eine vergessene Retoure oder eine doppelt ausgestellte Rechnung verwandelt sich am Monatsende in stundenlange Abstimmungsarbeit. Die Buchhaltungs-Anbindung sorgt dafür, dass Informationen einmal an der Quelle eingegeben werden und überall mit derselben Genauigkeit ankommen.

Ein weiterer Vorteil der Anbindung ist die Echtzeit-Transparenz. Gewinn, Mehrwertsteuer und Bestand zu sehen, ohne das Monatsende abzuwarten, lässt Sie Preis- und Kampagnenentscheidungen auf echte Daten statt auf Schätzungen stützen.

02Wann sollte man umstellen?

Der Bedarf für eine Anbindung zeigt sich meist an bestimmten Anzeichen. Treffen zwei oder mehr der folgenden Punkte auf Sie zu, bremst der manuelle Ablauf bereits Ihr Wachstum.

• Um Rechnungen zu stellen, rufen Sie jeden Tag ein separates Programm auf und tippen Bestelldaten erneut ein.
• Am Monatsende übertragen Sie Bestellungen von Hand in eine Tabelle, um sie Ihrem Steuerberater zu schicken.
• Der Bestand auf der Website und der Bestand im Lager oder an der Kasse stimmen häufig nicht überein.
• Sie sind nicht sicher, ob sich Stornos und Retouren in der Rechnung niederschlagen.
• Um die Verkaufssumme mehrerer Vertriebskanäle zu sehen, führen Sie separate Berichte zusammen.

03Welche Daten werden übertragen?

Die Buchhaltungs-Anbindung ist kein einzelner Datenstrom, sondern besteht aus mehreren miteinander verbundenen Strömen. Welche davon nötig sind, hängt von der Struktur Ihres Unternehmens, Ihrer Buchhaltung und der Arbeitsweise Ihres Steuerberaters ab.

04Bestands- und Kundenübertragung

Die Übertragung von Bestands- und Kundendaten ist der sensibelste Teil der Anbindung. Beim Bestand soll jedes verkaufte Produkt in allen Kanälen gleichzeitig abgebucht werden, und der Grund jeder Bewegung soll protokolliert sein. Die Antwort auf die Frage, warum der Bestand eines Produkts gesunken oder gestiegen ist, muss in einem Bestandsbewegungsjournal erkennbar sein.

Bei den Kundendaten sind die Rechnungsangaben wichtig. Bei Privatkunden müssen Vor- und Nachname und gegebenenfalls die türkische Ausweisnummer (T.C. Kimlik No), bei Firmenkunden Steuernummer, Finanzamt und Rechnungsadresse im Bezahlvorgang vollständig erfasst werden. Werden diese Angaben bei der Bestellung nicht korrekt erfasst, kostet eine spätere Korrektur Zeit und kann die Stornierung der Rechnung erfordern.

Artikelnummern müssen übereinstimmen

Zwischen Onlineshop und Buchhaltungs- oder Kassenprogramm werden Produkte über Artikelnummer oder Barcode abgeglichen. Bei Produkten mit Varianten braucht jede Farbe und jede Größe eine eigene Nummer. Den Katalog vor der Anbindung unter diesem Gesichtspunkt zu prüfen, verhindert die meisten späteren Zuordnungsprobleme.

05Anbindungsmodelle

Es gibt mehrere Wege, Daten zwischen Onlineshop und Buchhaltung zu übertragen. Jedes Modell hat bei Geschwindigkeit, Kosten und Wartung andere Folgen.

Direkte Verbindung

Die E-Commerce-Software verbindet sich aus sich selbst heraus mit dem E-Rechnungsanbieter oder dem Kassenprogramm. Die Daten fließen in Echtzeit oder in kurzen Abständen. Die Wartung erfolgt an einer einzigen Stelle, eine zusätzliche Softwarelizenz ist nicht nötig.

Zwischengeschaltetes Integrationsprogramm

Ein drittes Programm dient als Brücke zwischen Website und Buchhaltung. Es wirkt flexibel, bringt aber ein zusätzliches Abonnement, eine weitere Fehlerquelle und die Abhängigkeit von Updates beider Seiten mit sich. Ändert sich eine Seite, muss auch die Brücke aktualisiert werden.

Übertragung per Datei

Bestellungen und Produkte werden in bestimmten Abständen per Excel oder ähnlichen Dateien exportiert und auf der Buchhaltungsseite hochgeladen. Bei geringem Volumen ist das praktisch, aber nicht in Echtzeit, und der regelmäßige Abruf der Datei liegt in der Verantwortung einer Person.

06Vorbuchhaltung und Finanzbericht

Die Vorbuchhaltung bedeutet, die täglichen Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen und Zahlungseingänge eines Unternehmens ordentlich zu führen. Im E-Commerce entsteht ein Großteil der Vorbuchhaltung ohnehin aus der Bestellung: welches Produkt zu welchem Preis verkauft wurde, welchem MwSt.-Satz es unterliegt, wie hoch die Versandkosten waren, mit welcher Methode bezahlt wurde.

Werden diese Informationen in einem Finanzbericht nach MwSt.-Sätzen aufgeschlüsselt gesammelt, können Sie Ihrem Steuerberater am Monatsende einen geordneten Datensatz senden. Lässt sich der Bericht nach Zeitraum abrufen und exportieren, müssen Sie keine eigene Tabelle führen.

Zu steuerlichen Themen gibt dieser Beitrag nur allgemeine Informationen. Legen Sie Ihre Buchführung, Belegarten und das Verfahren der Steuererklärung gemeinsam mit der aktuellen Rechtslage und Ihrem Steuerberater fest.

07Was passiert mit Marktplatz-Bestellungen?

Verkauft ein Unternehmen über mehrere Kanäle, vervielfacht sich das Buchhaltungschaos. Bleiben die Bestellungen aus dem eigenen Shop, von Trendyol (dem großen türkischen Marktplatz) und von Hepsiburada in getrennten Panels, werden Rechnung, Provision und Retouren jedes Kanals einzeln nachverfolgt.

Die Lösung ist, die Bestellungen aller Kanäle in einer einzigen Liste zu sammeln. Mit der Marktplatz-Anbindung landen Marktplatz-Bestellungen in Ihrem Panel; Rechnung, Bestand und Finanzbuchung durchlaufen denselben Ablauf wie eine Bestellung in Ihrem Shop. Ein Verkaufsbericht pro Kanal zeigt Ihnen zudem, welcher Kanal wirklich Gewinn bringt.

08Schritte zur Umstellung

Die Buchhaltungs-Anbindung ist keine einmalige Einrichtung, sondern ein Prozess, der dauerhaft funktionieren muss. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, die Umstellung reibungslos zu meistern.

1. Den aktuellen Ablauf erfassen: Welche Information wird wo, von wem und wie oft eingegeben?
2. Mit Ihrem Steuerberater klären, welche Daten in welchem Format benötigt werden.
3. Im Katalog Artikelnummern, Barcodes und MwSt.-Sätze prüfen und Lücken schließen.
4. Ihren E-Rechnungsanbieter und Ihr Kassenprogramm festlegen.
5. Die Verbindung einrichten und mit einigen Testbestellungen Rechnung, Bestand und Bericht prüfen.
6. Ihrem Team den Ablauf für Retouren, Stornos und Firmenrechnungen praktisch zeigen.

09Buchhaltungs-Anbindung bei Aurora

Die Buchhaltungs-Anbindung von Aurora Smart E-Commerce bündelt Rechnungsstellung, Steuern und Berichtswesen in einem Panel. Ihre Rechnungen werden mit der E-Rechnung-Integration (E-Rechnung ist das türkische E-Rechnungssystem) über Uyumsoft, EDM Bilişim oder Park Entegrasyon ausgestellt; die Mehrwertsteuer wird kategoriebasiert berechnet, der Finanzbericht wird mit MwSt.-Aufschlüsselung erstellt. Produkt- und Preisdaten können Sie per Excel importieren und exportieren.

Nutzen Sie in Ihrem Geschäft DionPOS (DionPOS ist ein separat erhältliches Kassen- und ERP-Programm), wird es mit Ihrem Aurora-Panel verbunden; Bestand und Preis werden im Minutentakt abgeglichen, Onlinebestellungen an das POS übertragen. Alle Verbindungen liegen innerhalb des Systems, ein zwischengeschaltetes Integrationsprogramm kommt nicht zum Einsatz. Weitere Anbindungen sehen Sie auf unserer Seite zu Integrationen.

Grundlagen zu den Rechnungsarten finden Sie im Beitrag Was ist eine E-Archiv-Rechnung, die Automatisierung der Versandseite im Beitrag Versand-Anbindung und das Management von Kunden und Preisen im Großhandel im Beitrag B2B-Händlersystem.