Was ist Hotelsoftware? Tipps zur PMS-Auswahl

01Was ist Hotelsoftware und wofür braucht man sie?

Hotelsoftware ist das Verwaltungsprogramm, das den Tagesbetrieb eines Hauses in einem einzigen System zusammenführt. In der Branche spricht man meist vom PMS oder vom Hotelverwaltungssystem. Statt Reservierungsbuch, Preisliste in Excel, Kasse an der Rezeption und einer separat geführten Ausweismeldung gibt es einen einzigen Datensatz.

Der Wert dieses einen Datensatzes liegt darin, dass Gästedaten nur einmal erfasst werden. Der bei der Buchung eingetragene Name wird beim Check-in, im Gästekonto, auf der Rechnung und im Bericht nicht erneut getippt. Das Fehlerrisiko, das bei jeder Neueingabe entsteht, entfällt, und das Personal hat mehr Zeit für den Gast.

Hotelsoftware ist nicht nur etwas für große Ketten. Auch eine Pension mit wenigen Zimmern kämpft mit Überbuchungen, entgangenen Zahlungen, nicht bereiten Zimmern und verstreuten Aufzeichnungen. Der Unterschied liegt in der Zahl der benötigten Module.

02Aus welchen Modulen besteht ein PMS?

Den Kern eines Hotelverwaltungssystems bilden Buchung und Zimmerbestand. Darum herum kommen Rezeption, Housekeeping, Gästekonto und Reporting. Bei Häusern mit Restaurant, Spa, Transfer oder Agenturverkauf werden auch diese Bereiche an dieselbe Datenbank angebunden.

03Worauf bei der Rezeptionssoftware achten?

Die Rezeption ist der am häufigsten genutzte Bildschirm der Hotelsoftware. Die Rezeptionssoftware sollte die Anreisen, Abreisen, die aktuellen Gäste und die Zimmerstatus des Tages auf einem Bildschirm zeigen. Das Personal darf nicht drei verschiedene Menüs öffnen müssen, um an dieselbe Information zu kommen.

Verlangen Sie bei der Bewertung diese Prüfpunkte:

• Vorrangige Warnung bei Buchungen ohne Zimmerzuweisung, nicht bereiten Zimmern und Gästen mit fehlenden Ausweisdaten
• Sicheres Check-out, das die Abreise bei offenem Saldo verhindert
• Schnelle Erfassung von Laufkundschaft mit wenigen Feldern
• Meldeformular, Datenschutzeinwilligung (KVKK/DSGVO) und Kontoauszug mit einem Klick erstellt
• Fehlerhafte Vorgänge rückgängig machen; jeder Schritt wird im Verlauf protokolliert

04Warum sind Buchung und Channel Management entscheidend?

Heute bucht der Großteil der Gäste online: über die eigene Website des Hotels, über Online-Reisebüros oder über Reiseveranstalter. Wenn jede dieser Quellen auf einem eigenen Bildschirm verwaltet wird, ist es unvermeidlich, dass dasselbe Zimmer zweimal verkauft wird. Die Lösung ist ein einziger Verfügbarkeitskalender mit einem daran angebundenen Channel Manager.

Wie ein Channel Manager funktioniert, haben wir im Beitrag Was ist ein Channel Manager ausführlich erklärt. Fragen Sie bei der PMS-Auswahl unbedingt, ob diese Anbindung in der Software enthalten ist oder ein separates Abo erfordert.

Zur Buchung gehört auch Ihre eigene Website. Eine Online-Buchungsmaschine, über die Gäste provisionsfrei buchen können, muss denselben Bestand wie das PMS verwenden. Die Hotelsoftware von Aurora bietet eine eigens für das Hotel gestaltete Website und eine Buchungsmaschine zusammen mit dem Dashboard.

05Behördliche Meldungen und Rechnungskonformität

In der Türkei müssen Beherbergungsbetriebe die Ausweisdaten ihrer Gäste über das Kimlik Bildirim Sistemi (KBS, das türkische Meldesystem für Gäste) melden. Diese Meldung einzeln in einen separaten Bildschirm zu tippen, kostet Zeit und erzeugt Fehler. Ob das PMS eine KBS-Anbindung hat, ist eine der Kernfragen bei der Auswahl; Details finden Sie im Beitrag Was ist KBS.

Bei der Rechnungsstellung ist die Konformität mit E-Rechnung und E-Archiv (dem türkischen System für elektronische Rechnungen und Archivierung) wichtig. Wenn sich die Rechnung beim Schließen des Gästekontos mit einem Klick erstellen lässt, die Beherbergungssteuer in einer eigenen Zeile ausgewiesen wird und doppelte Rechnungen für dieselbe Buchung verhindert werden, sinkt der Buchhaltungsaufwand spürbar. Wie die Anbindung grundsätzlich funktioniert, erklären wir auf unserer Seite zur E-Rechnung-Integration.

Vorschriften können sich im Lauf der Zeit ändern. Lassen Sie sich Ihre Melde- und Rechnungspflichten anhand der aktuellen Rechtslage und von Ihrem Steuerberater bestätigen.

068 Fragen bei der PMS-Auswahl

Achten Sie in der Demo nicht auf schöne Oberflächen, sondern darauf, wie Ihr täglicher Ablauf in der Software funktioniert. Die folgenden Fragen machen den Vergleich konkret:

1. Landen Buchungen von Website, OTA und Reisebüro im selben Kalender?
2. Wird der Preis Nacht für Nacht berechnet und im Moment der Buchung festgeschrieben?
3. Ist der Channel Manager in der Software enthalten oder kostet er extra?
4. Gibt es eine KBS- und E-Rechnung-Anbindung, und lässt sie sich im Dashboard testen?
5. Werden Ausgaben für Restaurant, Spa und Transfer automatisch dem Gästekonto belastet?
6. Gibt es für das Personal rollenbasierte Berechtigungen und ein Aktionsprotokoll?
7. Vergleichen die Berichte Auslastung, ADR und RevPAR mit dem Vorzeitraum?
8. Wie laufen Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und Support während der Saison ab?

07Cloud oder lokale Installation?

Hotelprogramme der älteren Generation wurden auf einem Rechner an der Rezeption installiert. Bei dieser Struktur kommt die Leitung außerhalb des Hauses nicht an die Daten, und die Datensicherung bleibt Sache des Betriebs. Ein webbasiertes PMS dagegen öffnet sich im Browser und auf dem Smartphone; die Zimmerfrau ruft ihre Aufgabe direkt aus der Tasche ab.

Bei einem Cloud-System kommt es auf eine stabile Internetverbindung, Datensicherheit und Berechtigungen an. Zwei-Faktor-Authentifizierung, Aktionsprotokolle und freigegebener Fernsupport sind die Antworten auf diese Fragen. Das Thema haben wir zusätzlich im Beitrag Cloud-PMS behandelt.

08Wie plant man den Wechsel zu einem neuen PMS?

Die Softwarewahl ist nur die halbe Arbeit; der eigentliche Unterschied zeigt sich darin, wie der Wechsel durchgeführt wird. Ein überstürzter Wechsel mitten in der Saison macht selbst das beste System für das Team schwierig. Die folgende Reihenfolge minimiert die Risiken:

1. Halten Sie Zimmertypen, Zimmernummern, Verpflegungsarten und Stornierungsbedingungen schriftlich fest.
2. Listen Sie zukünftige Buchungen und Anzahlungen vollständig auf; am Umstellungstag wird diese Liste mit dem neuen System abgeglichen.
3. Ordnen Sie die Zimmernamen in Ihren OTA-Konten den Zimmern im PMS zu und testen Sie mit einer Testbuchung.
4. Schulen Sie Rezeption, Housekeeping und Buchhaltung getrennt nach ihren Rollen.
5. Lassen Sie das alte System einige Tage im Lesemodus, damit Sie beim Suchen eines Eintrags darauf zurückgreifen können.

Vergessen Sie die Website nicht

Ein PMS-Wechsel ist auch eine gute Gelegenheit, die Hotel-Website zu erneuern. Läuft die Buchungsmaschine auf einer langsam ladenden oder mobil schwer bedienbaren Seite, erreicht der Direktvertrieb nicht das erwartete Niveau. Wie eine schnelle und mobilfreundliche Hotel-Website aufgebaut wird, erklären wir auf unserer Seite zum Webdesign; für Zimmerfotos kann unser Team für Produktfotografie auch Aufnahmen in Ihrem Haus machen.

09Was bestimmt die Kosten einer Hotelsoftware?

Bei Hotelsoftware von einem einzigen Preis zu sprechen, führt in die Irre; die Kosten hängen von der Struktur des Hauses ab. Zimmerzahl, Anzahl der Häuser, benötigte Module, Kanalanbindungen und der Umfang der Website sind die ersten Faktoren.

Hinzu kommen Datenübernahme, Personalschulung und Drittanbieter-Dienste wie virtuelles POS und E-Rechnung-Anbieter. Achten Sie beim Angebotsvergleich auf die jährlichen Gesamtkosten und auf versteckte Posten wie Zusatzgebühren pro Kanal, Lizenzen pro Nutzer oder Supportgebühren.

Wenn Sie den passenden Umfang für Ihr Haus gemeinsam mit uns erarbeiten möchten, können Sie über unsere Kontaktseite eine Demo anfragen. Unsere weiteren Branchenprodukte finden Sie auf der Seite Lösungen.