Cloud-PMS oder lokale Hotelsoftware?
Wir stellen die webbasierte Cloud-Hotelsoftware und das auf einem Server im Hotel laufende PMS bei Zugriff, Backup, Sicherheit, Kosten und Wartung nebeneinander und zeigen, welches Modell zu welchem Haus passt.
Aurora YazılımRedaktionsteam
6 Min. Lesezeit
Ein Cloud-PMS ist ein Modell, bei dem das Hotelverwaltungssystem auf den Servern des Anbieters läuft und per Browser oder App von überall erreichbar ist. Lokal installierte Hotelsoftware wird dagegen auf dem eigenen Rechner oder Server des Hotels installiert. Beim Cloud-Modell liegen Wartung, Updates und Backup beim Anbieter; beim lokalen Modell bleiben die Daten im Haus, doch Hardware, Backup und Sicherheit liegen in der Verantwortung des Hotels.
Die zwei Modelle im Überblick
Bei der Wahl eines Hotelverwaltungssystems steht vor der Funktionsliste eine Infrastrukturentscheidung: Wo soll die Software laufen? Die lokal installierte Hotelsoftware (On-Premise) wird auf einem Rechner an der Rezeption oder einem Server im Hotel installiert. Das Personal arbeitet meist nur von Rechnern aus, die im Netzwerk des Hotels hängen.
Eine webbasierte Hotelsoftware bzw. ein Cloud-PMS läuft dagegen auf den Servern des Anbieters. Die Rezeption verbindet sich über einen Browser, das Housekeeping über das Handy, die Geschäftsführung von zu Hause oder aus dem Urlaub mit demselben System. Es wird nichts auf dem Rechner installiert; Updates erfolgen beim Anbieter, und alle nutzen gleichzeitig die neue Version.
Beide Modelle haben Stärken und Schwächen. Die richtige Wahl hängt von der Größe Ihres Hauses, Ihrer Internetanbindung, der Zahl der Zugriffspunkte und davon ab, wer die technischen Aufgaben übernimmt.
Zugriff und mobile Nutzung
Der auffälligste Vorteil des Cloud-Modells ist der Zugriff von überall. Der Hotelinhaber prüft die Auslastung von zu Hause, die Zimmerfrau meldet ein Zimmer per Handy als bereit, der Vertrieb sieht unterwegs die Verfügbarkeit. In Betrieben mit mehreren Häusern kann die Leitung mehrere Hotels auf demselben Bildschirm im Blick behalten.
Auch bei lokal installierten Programmen ist Fernzugriff möglich, erfordert aber meist zusätzliche Einstellungen wie Remote Desktop, VPN oder feste IP-Adressen. Werden diese Einrichtungen nicht richtig umgesetzt, können Sicherheitslücken entstehen. Szenarien wie die Arbeit des Housekeepings per Handy verlangen oft eine eigene App oder ein zusätzliches Modul.
Backup und Datensicherheit
Hoteldaten, von Reservierungen über Gästeausweise bis zu offenen Salden, sind das kritischste Gut des Betriebs. Bei lokalen Systemen liegt das Backup in der Verantwortung des Hotels. Wird nicht regelmäßig gesichert, liegt die Sicherung auf demselben Datenträger oder wurde nie eine Wiederherstellung getestet, kann ein Festplattendefekt oder ein Ransomware-Angriff mitten in der Saison zu einem großen Verlust führen.
Beim Cloud-Modell sind Backup und Serversicherheit Sache des Anbieters; das heißt aber nicht, dass das Problem völlig verschwindet. Fragen Sie den Anbieter unbedingt, wie oft Backups erstellt werden, wo sie gespeichert sind, wie lange eine Wiederherstellung dauert und wie Sie Ihre Daten nach Vertragsende zurückerhalten.
- Backup-Häufigkeit: täglich oder häufiger?
- Backup-Standort: an einem vom Hauptserver getrennten Ort?
- Wiederherstellung: Wie schnell ist das System im Störfall wieder da?
- Datenübergabe: In welchem Format erhalten Sie Ihre Daten, wenn Sie wechseln?
- Zugriffsprotokoll: Wird protokolliert, wer wann was getan hat?
Wie vergleicht man die Kosten?
Der Kostenunterschied zwischen beiden Modellen zeigt sich nicht allein am Softwarepreis. Bei lokaler Software stehen zu Beginn Lizenz-, Server- und Hardwareinvestitionen im Vordergrund; danach folgen Kosten für Wartung, Updates, Backup und technischen Support. Beim Cloud-Modell zahlen Sie dagegen meist eine regelmäßige Nutzungsgebühr, in der die Infrastrukturkosten enthalten sind.
Ein fairer Vergleich bezieht sich auf die Gesamtbetriebskosten über mehrere Jahre. Schreiben Sie die folgenden Posten für beide Modelle getrennt auf; oft entscheiden unsichtbare Kosten die Frage.
- Server, Computer und Backup-Hardware
- Lizenz- oder Nutzungsgebühr
- Gebühren für Versions-Upgrades und Updates
- Technisches Personal oder externe Serviceleistungen
- Unterbrechungsfreie Stromversorgung gegen Stromausfälle
- Software für Fernzugriff und Sicherheit
- Umsatzverlust in Stunden, in denen das System steht
Vergleichstabelle
Die folgende Tabelle fasst beide Modelle anhand der alltäglichen Anforderungen eines Hotelbetriebs zusammen. Keine Zeile erklärt einen eindeutigen Gewinner; Sie müssen entscheiden, welche Zeile für Ihr Haus wichtiger ist.
| Kriterium | Cloud-PMS | Lokal installierte Hotelsoftware |
|---|---|---|
| Zugang | Von überall per Browser und Handy | Überwiegend aus dem Hotelnetzwerk |
| Internetabhängigkeit | Hoch; bei Verbindungsausfall betroffen | Gering; läuft im lokalen Netzwerk |
| Updates | Macht der Anbieter, alle auf derselben Version | Hotel oder Dienstleister manuell |
| Datensicherung | In der Verantwortung des Anbieters | In der Verantwortung des Hotels |
| Anfangsinvestition | In der Regel gering | Hoch durch Lizenz und Hardware |
| Channel und Online-Zahlung | Anbindungen meist vorhanden | Kann zusätzliche Module und Einstellungen erfordern |
| Datenstandort | Server des Anbieters | Eigener Server des Hotels |
Was passiert bei Internetausfall?
Das ist die häufigste Frage zum Cloud-PMS, und sie ist berechtigt. Bei einem Verbindungsausfall wird der Zugriff auf browserbasierte Systeme schwierig. Dieses Risiko beherrschen Sie, indem Sie die Internetinfrastruktur des Hotels ernst nehmen: neben der Hauptleitung eine Ersatzverbindung eines anderen Anbieters (zum Beispiel ein Mobilfunk-Modem) und eine unterbrechungsfreie Stromversorgung.
Lokale Systeme arbeiten bei Verbindungsausfall intern weiter; doch im heutigen Hotelgeschäft kommt ohnehin ein großer Teil der Buchungen über das Internet. Channel-Manager, Online-Zahlung, die KBS-Meldung (das türkische Gästemeldesystem) und E-Rechnung (das türkische E-Rechnungssystem) brauchen auch bei einem lokalen Programm eine Verbindung. Das Internet ist also bei beiden Modellen eine kritische Infrastruktur.
Einen Notfallplan vorbereiten
- Laden Sie die Ein- und Abreiseliste des Tages morgens als PDF herunter.
- Schulen Sie das Rezeptionsteam im Wechsel auf die Ersatzverbindung.
- Notieren Sie während des Ausfalls eingehende Buchungen und tragen Sie sie später ins System ein.
- Halten Sie die Supporthotline Ihres Anbieters gut sichtbar bereit.
Integrationen und behördliche Meldungen
Der Wert eines Hotelverwaltungssystems steigt mit den Systemen, an die es angebunden ist. OTA-Kanäle, Online-Zahlungsanbieter, E-Rechnung-Integratoren und das Kimlik Bildirim Sistemi (das türkische Gästemeldesystem) arbeiten über das Internet; deshalb lassen sie sich bei webbasierten Systemen meist natürlicher einrichten. Verschiedene Systeme in einem Ablauf zusammenzuführen ist zugleich die Grundlage des Ansatzes der integrierten Lösungen. Was das KBS ist und welche Pflichten Hoteliers haben, haben wir im Beitrag Was ist das KBS? erklärt.
Die Hotelsoftware von Aurora bündelt im selben Panel die Anbindung an Booking.com, Expedia und Agoda, Online-Zahlungen über PayTR, iyzico und virtuelle POS-Terminals der Banken, E-Rechnung über EDM Bilişim und Uyumsoft sowie die KBS-Meldung an die Gendarmerie. Die Mitarbeiter-App lässt sich wie eine App zum Startbildschirm des Handys hinzufügen; das Support-Team verbindet sich nur mit Erlaubnis und protokolliert mit dem System.
Welches Modell für welches Haus?
Als allgemeine Tendenz ist Cloud-Hotelsoftware die praktischere Wahl für Häuser mit verlässlicher Internetanbindung, deren Leitung oft nicht vor Ort ist, bei denen das Housekeeping per Handy arbeiten soll und die kein eigenes technisches Personal haben. Boutiquehotels, Pensionen und Apartmentbetriebe gehören meist zu dieser Gruppe.
Große Betriebe in Gegenden mit schwachem Internetzugang, mit eigener IT-Abteilung oder mit dem Wunsch, Daten unbedingt im Haus zu halten, können dagegen ein PMS auf lokalem Server in Betracht ziehen. Welches Modell auch gewählt wird: Backup, Berechtigungen und Notfallplan gehören untrennbar dazu.
Wenn Sie mit den Grundlagen beginnen möchten, ist unser Beitrag Was ist Hotelsoftware? ein guter Einstieg. Weitere Beiträge zur Cloud-Infrastruktur finden Sie unter dem Cloud-Tag.
Häufig gestellte Fragen
01Sind meine Daten im Cloud-PMS sicher?
Die Sicherheit hängt von der Infrastruktur des Anbieters und Ihren Nutzungsgewohnheiten ab. Ein System mit verschlüsselter Verbindung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierten Berechtigungen und Protokollierung ist oft sicherer als ein ungeschützter Rezeptionsrechner.
02Ist der Wechsel von lokaler Software in die Cloud schwierig?
Wie schwierig der Wechsel wird, hängt davon ab, wie sauber sich die Daten aus dem alten System übernehmen lassen. Künftige Reservierungen, die Gästeliste und offene Salden müssen übertragen werden; der Wechsel sollte außerdem in eine ruhige Phase der Saison gelegt werden.
03Kann ich das Cloud-PMS mit dem Handy nutzen?
Da die meisten Cloud-Systeme im Browser laufen, lassen sie sich auch am Handy öffnen. Wichtig ist, dass die Bildschirme nach den Grundsätzen des Responsive Webdesigns für kleine Displays aufbereitet sind und jede Rolle nur ihre eigenen Aufgaben sieht.
04Welches Modell ist günstiger?
Der Softwarepreis allein kann täuschen. Erst wenn Sie Hardware, Wartung, Backup, Updates und den Umsatzverlust in Stunden mit stehendem System über mehrere Jahre zusammenrechnen, sehen Sie den echten Vergleich.
Ob Cloud oder lokal: Die richtige Wahl hängt von der Größe Ihres Hauses, Ihrer Internetanbindung und davon ab, wer die technischen Aufgaben übernimmt. Wir bei Aurora Yazılım bewerten diese Entscheidung gemeinsam mit den tatsächlichen Anforderungen Ihres Hauses und führen die Einrichtung der Hotelsoftware samt Demo und Datenübernahme durch. Weitere Branchenprodukte finden Sie auf unserer Seite Lösungen; Ihre Demo-Anfrage mit Ihrem eigenen Szenario können Sie uns gern senden.
