Sky-PMS eller lokalt hotellsystem?
Vi setter nettbasert hotellprogramvare i skyen og et PMS som kjører på en server på hotellet side om side, på tilgang, sikkerhetskopiering, sikkerhet, kostnad og vedlikehold, og forklarer hva som passer for hvilken type bedrift.
Aurora YazılımRedaksjonen
6 min lesetid
Sky-PMS er modellen der hotellets styringssystem kjører på leverandørens servere og nås fra hvor som helst via nettleser eller app. Et lokalt hotellsystem installeres derimot på hotellets egen datamaskin eller server. I skymodellen ligger vedlikehold, oppdateringer og sikkerhetskopiering hos leverandøren. I den lokale modellen ligger dataene på stedet, men ansvaret for maskinvare, backup og sikkerhet ligger hos hotellet.
De to modellene kort
Når du velger hotellsystem, må du først ta en beslutning om infrastruktur, før du ser på funksjonslisten: hvor skal programvaren kjøre? Et lokalt hotellsystem (on-premise) installeres på en datamaskin i resepsjonen eller en server inne på hotellet. De ansatte jobber vanligvis bare fra datamaskiner som er koblet til hotellets nettverk.
Et nettbasert hotellsystem, eller sky-PMS, kjører derimot på leverandørens servere. Resepsjonen kobler seg til fra en nettleser, housekeeping-teamet fra telefonen, og lederen fra hjemmet eller på ferie, alle til det samme systemet. Programmet installeres ikke på maskinen. Oppdateringene gjøres hos leverandøren, og alle bruker den nye versjonen samtidig.
Begge modellene har sterke og svake sider. Det riktige valget avhenger av hvor stort hotellet er, internettinfrastrukturen din, hvor mange steder det skal nås fra, og hvem som tar seg av de tekniske oppgavene.
Tilgang og mobilbruk
Den tydeligste fordelen med skymodellen er tilgang fra hvor som helst. Hoteleieren sjekker belegget hjemmefra, romdamen markerer rommet som klart fra telefonen, og salgsansvarlig sjekker ledighet når hun er ute. For bedrifter med flere hoteller kan lederen følge flere hoteller på samme skjerm.
Med lokale programmer er fjerntilgang mulig, men krever som regel ekstra oppsett, som eksternt skrivebord, VPN eller fast IP. Gjøres dette feil, kan det skape sikkerhetshull. Scenarier som at housekeeping-teamet jobber fra telefonen krever som oftest en egen app eller en ekstra modul.
Sikkerhetskopiering og datasikkerhet
Hoteldata, fra bookinger til gjesters ID-opplysninger og åpne saldoer, er bedriftens mest kritiske verdi. I lokale systemer er sikkerhetskopieringen hotellets ansvar. Hvis backup ikke tas jevnlig, lagres på samme disk eller aldri er testet med gjenoppretting, kan en diskfeil eller et angrep med løsepengevirus midt i sesongen føre til store tap.
I skymodellen er backup og serversikkerhet leverandørens jobb, men det betyr ikke at problemet er borte. Spør leverandøren hvor ofte backup tas, hvor den lagres, hvor lang tid gjenoppretting tar, og hvordan du får utlevert dataene dine når avtalen avsluttes.
- Backupfrekvens: Daglig eller oftere?
- Backupplassering: På et annet sted enn hovedserveren?
- Gjenoppretting: Hvor lang tid tar det før systemet er tilbake ved et problem?
- Utlevering av data: I hvilket format får du dataene dine hvis du slutter?
- Tilgangslogg: Hvem gjorde hva og når, og blir det ført logg?
Slik sammenligner du kostnader
Kostnadsforskjellen mellom de to modellene ser du ikke bare ved å se på programvareprisen. I lokale programmer er det lisens, server og maskinvare som veier tyngst i starten, og deretter kommer utgifter til vedlikehold, oppdateringer, sikkerhetskopiering og teknisk støtte. I skymodellen betaler du som regel en jevn brukspris, og infrastrukturkostnadene er inkludert i den.
En riktig sammenligning gjøres ut fra totale eierkostnader over noen år. Skriv ned postene under hver for seg for de to modellene. De skjulte utgiftene er ofte det som endrer beslutningen.
- Server, datamaskiner og utstyr for sikkerhetskopiering
- Lisens eller bruksavgift
- Avgifter for versjonsoppgraderinger og oppdateringer
- Teknisk personell eller støtte fra ekstern tjeneste
- Avbruddsfri strømforsyning mot strømbrudd
- Fjerntilgang og sikkerhetsprogramvare
- Tapt salg i timene systemet står stille
Sammenligningstabell
Tabellen under oppsummerer de to modellene ut fra hotelldriftens daglige behov. Ingen rad utpeker en klar vinner. Du må selv avgjøre hvilken rad som er viktigst for ditt hotell.
| Kriterium | Sky-PMS | Lokalt hotellsystem |
|---|---|---|
| Tilgang | Fra hvor som helst, via nettleser og telefon | For det meste fra hotellets nettverk |
| Avhengighet av internett | Høy; påvirkes hvis forbindelsen faller ut | Lav; fungerer på det lokale nettverket |
| Oppdateringer | Leverandøren gjør det, alle har samme versjon | Hotellet eller en tjenesteleverandør gjør det manuelt |
| Sikkerhetskopiering | Leverandørens ansvar | Hotellets ansvar |
| Startinvestering | Som regel lav | Høy på grunn av lisens og maskinvare |
| Kanaler og nettbetaling | Tilkoblingene er som regel ferdige | Kan kreve ekstra moduler og oppsett |
| Datalagring | Leverandørens server | Hotellets egen server |
Hva skjer hvis internett faller ut?
Dette er det vanligste spørsmålet om sky-PMS, og det er et berettiget spørsmål. Når forbindelsen brytes, blir det vanskelig å nå systemer som kjører via nettleser. Måten å håndtere risikoen på er å ta hotellets internettinfrastruktur på alvor: en reserveforbindelse (for eksempel et mobilt datamodem) fra en annen leverandør ved siden av hovedlinjen, og avbruddsfri strømforsyning.
Lokale systemer fortsetter å virke internt når forbindelsen faller ut. Men i dagens hotellnæring kommer en stor del av bookingene uansett fra internett. Oppgaver som kanalhåndtering, nettbetaling, KBS-melding og e-faktura (det tyrkiske systemet for e-faktura, e-faktura) krever tilkobling også i et lokalt program. Internett er altså kritisk infrastruktur i begge modellene.
Lag en plan for avbrudd
- Last ned dagens liste over innsjekking og utsjekking som PDF om morgenen.
- Lær resepsjonsteamet å bytte over til reserveforbindelsen.
- Noter bookinger som tas under avbruddet, og legg dem inn i systemet etterpå.
- Ha leverandørens supportnummer på et synlig sted.
Integrasjoner og offentlige meldinger
Verdien av et hotellstyringssystem øker med systemene det er koblet til. Tilkoblinger som OTA-kanaler, nettbetalingsselskaper, e-faktura-integratorer og systemet for identitetsmelding (KBS, det tyrkiske meldesystemet for gjesteidentitet) går via internett, så de settes som regel opp mer naturlig i nettbaserte systemer. Å samle ulike systemer i én flyt er også grunnlaget for tilnærmingen med integrerte løsninger. Hva KBS er, og hvilke plikter hoteller har, har vi forklart i artikkelen hva er KBS.
Auroras hotellprogramvare samler tilkobling til Booking.com, Expedia og Agoda, nettbetaling med PayTR, iyzico og bankenes virtuelle POS-terminaler, e-faktura med EDM Bilişim og Uyumsoft, og KBS-melding til Jandarma (det tyrkiske gendarmeriet) i samme panel. Personalappen legges til på telefonen som en app, og supportteamet kobler seg til systemet bare med tillatelse og med logg.
Hvilken modell passer for hvilket hotell?
Som en generell tendens er nettbasert hotellprogramvare i skyen et mer praktisk valg for bedrifter med pålitelig internettinfrastruktur, en leder som ofte er borte fra stedet, housekeeping-team som skal jobbe fra telefonen, og uten eget teknisk personell. Boutique-hoteller, pensjonater og leilighetshoteller hører som regel til denne gruppen.
Større bedrifter i områder med dårlig internettdekning, med eget IT-team eller med krav om at dataene må ligge på stedet, kan vurdere et PMS på lokal server. Uansett hvilken modell du velger, er sikkerhetskopiering, tilgangsstyring og en plan for avbrudd en uløselig del av jobben.
Hvis du vil begynne med grunnbegrepene, er artikkelen vår om hva hotellprogramvare er et godt utgangspunkt. Du finner flere artikler om skyinfrastruktur under sky-emneknaggen.
Vanlige spørsmål
01Er dataene mine trygge i et sky-PMS?
Sikkerheten avhenger av leverandørens infrastruktur og av hvordan du bruker systemet. Et system med kryptert tilkobling, tofaktorautentisering, rollebasert tilgang og aktivitetslogg er som regel tryggere enn en ubeskyttet resepsjonsmaskin.
02Er det vanskelig å gå fra lokalt system til skyen?
Hvor vanskelig overgangen blir, avhenger av hvor rene dataene er som kan hentes ut av det gamle systemet. Fremtidige bookinger, gjesteliste og åpne saldoer må overføres, og overgangen bør planlegges til en rolig periode utenfor sesongen.
03Kan jeg bruke sky-PMS fra telefonen?
De fleste skysystemer kjører i nettleseren, så de kan også åpnes fra telefonen. Det viktige er at skjermbildene er laget for små skjermer etter prinsippene for mobiltilpasset design, og at hver rolle bare ser sine egne oppgaver.
04Hvilken modell er billigst?
Programvareprisen alene kan være misvisende. Når du legger sammen maskinvare, vedlikehold, sikkerhetskopiering, oppdateringer og tapt salg i timene systemet står stille over noen år, ser du den virkelige sammenligningen.
Det riktige valget mellom sky og lokal installasjon avhenger av hvor stort hotellet er, internettinfrastrukturen din og hvem som tar seg av de tekniske oppgavene. Hos Aurora Yazılım vurderer vi dette valget sammen med de faktiske behovene til hotellet ditt, og gjennomfører installasjonen av hotellprogramvaren med demo og dataoverføring. Du finner de andre bransjeproduktene våre på siden løsninger, og du kan sende inn en demoforespørsel med ditt eget scenario.
