Was ist das KBS? Das Gästemeldesystem in Hotels

01Was ist KBS, und warum gibt es das?

Beherbergungsbetriebe in der Türkei sind verpflichtet, die Identitätsdaten ihrer Gäste der zuständigen Sicherheitsbehörde zu melden. Grundlage dieser Pflicht ist das Gesetz Nr. 1774 über die Identitätsmeldung. Was früher mit Papierlisten erledigt wurde, läuft heute elektronisch über das Kimlik Bildirim Sistemi.

Ziel des Systems ist die öffentliche Sicherheit. Dass erfasst wird, wer in welchem Betrieb in welchem Zeitraum übernachtet hat, dient etwa der Fahndung nach gesuchten Personen und der Erreichbarkeit von Gästen im Notfall. Die Meldung ist deshalb keine Formalität, sondern die gesetzliche Verantwortung des Betriebs. Für den Gast bleibt der Vorgang unsichtbar: Er zeigt beim Check-in seinen Ausweis vor, den Rest erledigt der Betrieb.

Die Pflicht gilt nicht nur für große Hotels. Auch Pensionen, Apartments, Boutique-Hotels und Campingplätze, die Unterkunft anbieten, müssen melden. Welche Betriebe erfasst sind und wie die Einzelheiten aussehen, lassen Sie sich von der für Sie zuständigen Sicherheitsbehörde bestätigen.

02Polizei-KBS und Gendarmerie-KBS im Vergleich

An welches System ein Betrieb angeschlossen wird, richtet sich danach, in welchem Zuständigkeitsbereich er liegt. Betriebe in Stadtzentren liegen meist im Polizeibezirk und melden über das Polizei-KBS. Betriebe in ländlichen Gebieten und in manchen Küstenregionen liegen im Gendarmeriebezirk und nutzen das Gendarmerie-KBS.

Die Funktion beider Systeme ist gleich, doch Zugangsadressen, Nutzerverfahren und technische Anbindung unterscheiden sich. Wer Software auswählt, ohne zu wissen, an welches System der Betrieb angeschlossen ist, erlebt bei der Einrichtung unter Umständen Überraschungen. Teilen Sie diese Information dem Softwareanbieter deshalb im ersten Gespräch mit.

03Welche Daten werden an das KBS gemeldet?

Die Meldung enthält Angaben, die die Identität des Gastes und den Aufenthalt beschreiben. Bei türkischen Staatsangehörigen ist die türkische Identitätsnummer (T.C. Kimlik No) maßgeblich, bei ausländischen Gästen der Reisepass beziehungsweise die ausländischen Ausweisdaten. Im Allgemeinen werden folgende Angaben verlangt:

• Vor- und Nachname sowie Ausweis- oder Passnummer
• Staatsangehörigkeit und bei Bedarf ergänzende Angaben wie das Geburtsdatum
• Anreisedatum und belegtes Zimmer
• Abreisedatum; beim Auszug des Gastes die Abmeldung

04So funktioniert die KBS-Meldung im Hotel

Zunächst wird der Betrieb bei der zuständigen Sicherheitsbehörde im System registriert und erhält seine Zugangsdaten. Danach kann auf zwei Wegen gemeldet werden: durch manuelle Eingabe auf der KBS-Oberfläche oder durch automatische Übermittlung über die Verbindung der Hotelsoftware zum KBS.

1. Der Betrieb wird bei der zuständigen Polizei- oder Gendarmerieeinheit als KBS-Nutzer registriert.
2. Der Gast legt beim Check-in Ausweis oder Reisepass vor, die Daten werden erfasst.
3. Die Meldung wird manuell über die KBS-Oberfläche oder aus der Hotelsoftware gesendet.
4. Beim Auszug des Gastes erfolgt die Abmeldung.
5. Fehlerhafte oder nicht übermittelte Meldungen werden geprüft und erneut gesendet.

05Risiken der manuellen Meldung

Zur Check-in-Stoßzeit dieselbe Angabe erst ins Hotelprogramm und dann in die KBS-Oberfläche zu tippen, kostet Zeit und erzeugt Fehler. Ein Tippfehler, ein vergessener Gast oder eine unterbliebene Abmeldung kann bei einer Kontrolle zum Problem werden.

Für die Nichteinhaltung der Meldepflicht gibt es Verwaltungssanktionen. Art und Umfang der Sanktion sind gesetzlich geregelt; den aktuellen Stand erfahren Sie von Ihrem Rechtsberater oder der Sicherheitsbehörde. Die eigentliche Ursache des Risikos ist meist keine böse Absicht, sondern Einträge, die im Trubel untergehen.

• Tippfehler durch doppelte Eingabe derselben Angabe
• Bei Gruppenanreisen vergessene Gäste
• Nicht erfolgte Abmeldung bei frühem oder spätem Auszug
• Einträge, bei denen unklar ist, ob sie gesendet wurden

06Automatische KBS-Meldung mit dem PMS

Arbeitet das Hotelverwaltungssystem mit dem KBS zusammen, wird die Gästeangabe nur einmal eingegeben. Ist der Check-in abgeschlossen, wird die Meldung von selbst vorbereitet und gesendet; die Rezeption muss dieselbe Angabe nicht auf einem zweiten Bildschirm erfassen. Die grundsätzliche Funktionsweise haben wir im Beitrag Was ist Hotelsoftware? erklärt.

Die Hotelsoftware von Aurora arbeitet mit dem Gendarmerie-KBS zusammen. Gäste mit türkischer Staatsangehörigkeit werden beim Check-in automatisch gemeldet; ausländische Gäste und Abmeldungen sammeln sich in einer Warteliste und werden von dort gesammelt oder einzeln gesendet. Der Status jedes Eintrags, gesendet, ausstehend oder Fehler, ist mit Datum im Archiv sichtbar.

Ein Gast mit fehlenden Ausweisdaten fällt in den Hinweisen der Rezeption auf, sodass keine Meldung untergeht. Liegt Ihr Betrieb im Polizeibezirk, sprechen Sie Ihren Bedarf im Demotermin offen an und klären Sie die Anbindung vor der Einrichtung.

07KBS und KVKK: Daten schützen

Ausweis- und Passdaten sind im Sinne des türkischen Datenschutzgesetzes Nr. 6698 (KVKK, vergleichbar mit der DSGVO) personenbezogene Daten. Auch wenn die Meldung eine gesetzliche Pflicht ist, liegt es in der Verantwortung des Betriebs, diese Daten sicher aufzubewahren und nur berechtigten Personen zugänglich zu machen. Auch die Bereitstellung eines Informationstextes für den Gast gehört zu diesem Prozess.

In der Praxis stehen folgende Maßnahmen im Vordergrund: Mitarbeitende greifen nur auf die Bildschirme zu, die sie benötigen; Vorgänge werden protokolliert; Papierunterlagen wie Ausweiskopien kursieren nicht unkontrolliert. Eine Software mit rollenbasierten Berechtigungen und Protokollierung erleichtert diese Maßnahmen. Weitere Beiträge zur KVKK finden Sie unter dem KVKK-Schlagwort; für die endgültige Fassung der Texte holen Sie den Rat Ihres Rechtsberaters ein.

08Ein Datensatz vom Check-in bis zur Rechnung

Die KBS-Meldung ist nur ein Schritt der Gästeerfassung. Dieselben Identitäts- und Kontaktdaten werden auch im Meldeschein, im Gästekonto und in der Rechnung beim Auschecken verwendet. Wird die Angabe in jedem Schritt neu getippt, steigt in jedem Schritt auch die Fehlerwahrscheinlichkeit.

In einem System mit nur einem Datensatz erfasst die Rezeption den Gast einmal; KBS-Meldung, KVKK-Einwilligung, Kontoauszug und E-Rechnung (in der Türkei: E-Rechnung) entstehen aus demselben Eintrag. Wie die Rechnungsstellung grundsätzlich funktioniert, erklären wir auf unserer Seite zur E-Rechnung-Integration.

Um die Check-in-Zeit zu verkürzen, sollten Sie vor Stoßzeiten die Liste der anreisenden Gäste prüfen und die bei der Buchung erfassbaren Angaben vorab vervollständigen. Dann bleiben beim Einchecken nur noch die Identitätsprüfung und die Unterschrift. Um den passenden Ablauf für Ihren Betrieb zu besprechen, erreichen Sie uns über unsere Kontaktseite.

09KBS-Vorteil im Cloud-PMS

In webbasierter Hotelsoftware lässt sich das Meldearchiv auch von außerhalb des Betriebs einsehen. Die Leitung kann am Tagesende vom Smartphone aus sehen, welche Meldung in der Warteliste geblieben ist. Bei Betrieben mit mehreren Häusern erfolgt diese Kontrolle für jedes Haus einzeln. Auch die Meldung eines Gastes, der in der Nachtschicht ankommt, wird nach denselben Regeln verarbeitet und bleibt nicht für das Morgenteam liegen. Die Prüfung der Warteliste bei jedem Schichtwechsel als Arbeitsregel festzuhalten, sorgt dafür, dass kein Eintrag dazwischen verloren geht.

Bei Systemen, die auf einem lokalen Rechner installiert sind, bleibt der Meldestatus dagegen an diesen Rechner gebunden; eine Störung oder ein Verbindungsproblem kann den gesamten Ablauf stoppen. Die Vorteile der Cloud-Architektur und worauf zu achten ist, haben wir im Beitrag Cloud-PMS gesondert behandelt.