¿PMS en la nube o programa hotelero instalado?
Ponemos frente a frente el software hotelero web en la nube y el PMS que funciona en un servidor instalado en el hotel, en acceso, copias de seguridad, seguridad, coste y mantenimiento, y le explicamos cuál conviene a cada establecimiento.
Aurora YazılımEquipo editorial
6 min de lectura
Un PMS en la nube es el modelo en el que el sistema de gestión hotelera funciona en los servidores del proveedor y se accede a él desde cualquier lugar con un navegador o una aplicación. El programa hotelero instalado, en cambio, se instala en el ordenador o el servidor propio del hotel. En el modelo en la nube, el mantenimiento, las actualizaciones y las copias corresponden al proveedor; en el instalado, los datos permanecen en el establecimiento, pero el hardware, las copias y la seguridad son responsabilidad del hotel.
Los dos modelos en breve
Al elegir un sistema de gestión hotelera, antes que la lista de funciones hay que tomar una decisión de infraestructura: ¿dónde va a funcionar el software? El programa hotelero instalado (on-premise) se instala en un ordenador de recepción o en un servidor dentro del hotel. El personal suele trabajar solo desde los ordenadores conectados a la red del hotel.
El programa hotelero web o PMS en la nube funciona en los servidores del proveedor. Recepción se conecta desde un navegador, el equipo de pisos desde el móvil y el director desde casa o de vacaciones, todos al mismo sistema. El programa no se instala en el ordenador; las actualizaciones las hace el proveedor y todos usan la nueva versión al mismo tiempo.
Ambos modelos tienen puntos fuertes y débiles. La elección correcta depende del tamaño de su establecimiento, de su infraestructura de internet, de desde cuántos puntos se accederá y de quién asumirá las tareas técnicas.
Acceso y uso desde el móvil
La ventaja más clara del modelo en la nube es el acceso desde cualquier lugar. El propietario consulta la ocupación desde casa, la camarera de pisos marca la habitación como lista desde el móvil y el responsable de ventas comprueba la disponibilidad mientras está fuera. En los negocios con varios establecimientos, el director puede supervisar varios hoteles desde la misma pantalla.
En los programas instalados el acceso remoto es posible, pero suele exigir ajustes adicionales, como escritorio remoto, VPN o IP fija. Si estas configuraciones no se hacen bien, pueden crear una brecha de seguridad. Escenarios como que el equipo de pisos trabaje desde el móvil suelen requerir una aplicación aparte o un módulo adicional.
Copias de seguridad y seguridad de los datos
Los datos del hotel, desde las reservas hasta los documentos de identidad de los huéspedes y los saldos pendientes, son el activo más crítico del negocio. En los sistemas instalados, la copia de seguridad es responsabilidad del hotel. Si no se hace con regularidad, se guarda en el mismo disco o nunca se ha probado a restaurarla, una avería de disco o un ataque de ransomware en plena temporada puede causar una gran pérdida.
En el modelo en la nube, las copias y la seguridad del servidor son tarea del proveedor, pero eso no significa que el problema desaparezca por completo. Pregunte siempre al proveedor con qué frecuencia se hacen las copias, dónde se guardan, cuánto tarda la restauración y cómo recibirá sus datos al terminar el contrato.
- Frecuencia de copia: ¿diaria o más frecuente?
- Ubicación de la copia: ¿en un lugar distinto del servidor principal?
- Restauración: ¿cuánto tarda el sistema en volver ante un problema?
- Entrega de datos: si se va, ¿en qué formato recibe sus datos?
- Registro de accesos: ¿se guarda quién hizo qué operación y cuándo?
Cómo comparar los costes
La diferencia de coste entre ambos modelos no se entiende mirando solo el precio del software. En el programa instalado destacan al principio la licencia, el servidor y la inversión en hardware; después llegan los gastos de mantenimiento, actualización, copias de seguridad y soporte técnico. En el modelo en la nube, en cambio, suele pagarse una cuota de uso periódica que ya incluye los gastos de infraestructura.
La comparación correcta se hace sobre el coste total de propiedad a varios años. Anote las partidas siguientes por separado para cada modelo; muchas veces son los gastos invisibles los que cambian la decisión.
- Hardware de servidor, ordenadores y copias de seguridad
- Licencia o cuota de uso
- Tarifas de actualización y de cambio de versión
- Personal técnico o soporte de un servicio externo
- Sistema de alimentación ininterrumpida frente a cortes de luz
- Software de acceso remoto y de seguridad
- Ventas perdidas durante las horas en que el sistema está parado
Tabla comparativa
La tabla siguiente resume ambos modelos según las necesidades diarias de un hotel. Ninguna fila declara un ganador absoluto; usted debe decidir qué fila pesa más en su establecimiento.
| Criterio | PMS en la nube | Programa hotelero instalado |
|---|---|---|
| Acceso | Desde cualquier lugar, con navegador y móvil | Mayormente desde la red del hotel |
| Dependencia de internet | Alta; se ve afectado si se corta la conexión | Baja; funciona en la red local |
| Actualización | La hace el proveedor, todos con la misma versión | La hace el hotel o el servicio técnico a mano |
| Copias de seguridad | Responsabilidad del proveedor | Responsabilidad del hotel |
| Inversión inicial | Generalmente baja | Alta por la licencia y el hardware |
| Canales y pago en línea | Conexiones normalmente listas | Puede requerir módulos y ajustes adicionales |
| Ubicación de los datos | Servidor del proveedor | Servidor propio del hotel |
¿Qué pasa si se cae internet?
Es la pregunta más habitual sobre el PMS en la nube y es una pregunta legítima. Cuando se corta la conexión, el acceso a los sistemas que funcionan desde el navegador se complica. La forma de gestionar ese riesgo es tomarse en serio la infraestructura de internet del hotel: además de la línea principal, una conexión de respaldo de otro proveedor (por ejemplo, un módem de datos móviles) y un sistema de alimentación ininterrumpida.
Los sistemas instalados siguen funcionando por dentro cuando se corta la conexión; sin embargo, en la hotelería actual una parte importante de las reservas llega ya por internet. Tareas como el gestor de canales, el pago en línea, la notificación KBS (el sistema turco de notificación de identidad de huéspedes) y la factura electrónica (factura electrónica, el sistema turco de facturación electrónica) requieren conexión también en un programa instalado. Es decir, internet es una infraestructura crítica en ambos modelos.
Prepare un plan de contingencia
- Descargue cada mañana en PDF la lista de entradas y salidas del día.
- Enseñe al equipo de recepción a cambiar a la conexión de respaldo.
- Anote las reservas recibidas durante la caída y regístrelas después en el sistema.
- Tenga el teléfono de soporte de su proveedor en un lugar visible.
Integraciones y notificaciones oficiales
El valor de un sistema de gestión hotelera aumenta con los sistemas a los que se conecta. Conexiones como los canales OTA, las entidades de pago en línea, el integrador de factura electrónica y el sistema de notificación de identidad (KBS) funcionan por internet; por eso en los sistemas web suelen configurarse de forma más natural. Reunir distintos sistemas en un solo flujo es también la base del enfoque de soluciones integradas. Qué es el KBS y cuáles son las obligaciones del hotelero lo explicamos en nuestro artículo qué es el KBS.
El software hotelero de Aurora reúne en un mismo panel la conexión con Booking.com, Expedia y Agoda, el pago en línea con PayTR, iyzico y los TPV virtuales bancarios, la factura electrónica con EDM Bilişim y Uyumsoft y la notificación KBS a la Gendarmería. La aplicación del personal se añade al móvil como una app; el equipo de soporte se conecta al sistema solo con permiso y de forma registrada.
¿Cuál para qué establecimiento?
Como tendencia general, el software hotelero en la nube es la opción más práctica para los establecimientos con una infraestructura de internet fiable, cuyo director está a menudo fuera del hotel, que quieren que el equipo de pisos trabaje desde el móvil y que no tienen personal técnico. Los hoteles boutique, las pensiones y los apartamentos turísticos suelen pertenecer a este grupo.
Los grandes establecimientos situados en una zona con mala conexión, que cuentan con un equipo informático propio o que necesitan mantener los datos dentro del hotel pueden valorar un PMS con servidor local. Sea cual sea el modelo elegido, las copias de seguridad, la gestión de permisos y el plan de contingencia son parte inseparable del trabajo.
Si quiere empezar por los conceptos básicos, nuestro artículo qué es el software hotelero es un buen punto de entrada. Otros artículos sobre infraestructura en la nube los encontrará en la etiqueta nube.
Preguntas frecuentes
01¿Están seguros mis datos en un PMS en la nube?
La seguridad depende de la infraestructura del proveedor y de sus propios hábitos de uso. Un sistema con conexión cifrada, verificación en dos pasos, permisos por roles y registro de operaciones suele ser más seguro que un ordenador de recepción sin protección.
02¿Es difícil pasar de un programa instalado a la nube?
La dificultad de la migración depende de lo limpiamente que puedan extraerse los datos del sistema antiguo. Deben trasladarse las reservas futuras, la lista de huéspedes y los saldos pendientes, y la migración debe planificarse en un periodo tranquilo de la temporada.
03¿Puedo usar el PMS en la nube desde el móvil?
Como la mayoría de los sistemas en la nube funcionan en el navegador, también se abren desde el móvil. Lo importante es que las pantallas estén preparadas para la pantalla pequeña según los principios del diseño responsive y que cada rol vea solo su propio trabajo.
04¿Qué modelo es más barato?
El precio del software por sí solo puede engañar. Cuando suma hardware, mantenimiento, copias de seguridad, actualizaciones y las ventas perdidas en las horas en que el sistema está parado a lo largo de varios años, ve la comparación real.
La elección correcta entre el modelo en la nube y el instalado depende del tamaño de su establecimiento, de su infraestructura de internet y de quién asumirá las tareas técnicas. En Aurora Yazılım valoramos esta decisión junto con las necesidades reales de su establecimiento y llevamos a cabo la implantación del software hotelero con demostración y migración de datos. Puede conocer nuestros demás productos sectoriales en la página de soluciones y enviarnos su solicitud de demostración con su propio escenario.
