Hva er hotellprogramvare? Tips når du velger PMS

01Hva er et hotellsystem, og hva brukes det til?

Et hotellsystem er et styringsprogram som samler anleggets daglige drift i ett system. I bransjen kalles det vanligvis PMS eller hotellstyringssystem. I stedet for en bookingbok, en prisliste i Excel, en kasse i resepsjonen og en gjesteregistrering på en egen skjerm har du ett enkelt register.

Verdien av dette ene registeret er at gjesteopplysningene legges inn bare én gang. Navnet som skrives ved booking, skrives ikke inn på nytt ved innsjekk, på gjesteregningen, på fakturaen og i rapporten. Risikoen for feil ved hver gjentatte registrering forsvinner, og de ansatte får mer tid til gjestene.

Et hotellprogram er ikke bare for store kjeder. Også et lite pensjonat sliter med dobbeltbooking, uteblitte betalinger, rom som ikke er klare og spredte registre. Forskjellen ligger i hvor mange moduler man trenger.

02Hvilke moduler består et PMS av?

Kjernen i et hotellstyringssystem er booking og romlager. Rundt dette legges resepsjon, renhold, gjesteregning og rapportering. På anlegg med restaurant, spa, transfer eller byråsalg kobles også disse delene til den samme databasen.

03Hva bør du se etter i resepsjonssystemet?

Resepsjonen er skjermbildet som brukes mest i et hotellsystem. Et godt resepsjonssystem bør vise dagens ankomster, avreiser, gjester på huset og romstatus på én skjerm. De ansatte skal ikke måtte åpne tre ulike menyer for å finne den samme informasjonen.

Be om disse kontrollene når du vurderer systemer:

• Prioritert varsel for bookinger uten tildelt rom, rom som ikke er klare og gjester med manglende ID
• Sikker utsjekk som stopper avreise når det finnes åpen saldo
• Rask registrering med få felt for gjester som kommer inn døren
• Registreringsskjema, KVKK-samtykke (tyrkisk personvernlov, sammenlignbar med GDPR) og kontoutskrift klargjort med ett klikk
• Mulighet til å angre feil handlinger, og logg over hvert steg i historikken

04Hvorfor er booking og kanalforvaltning så viktig?

I dag bestiller de fleste gjester på nett: på hotellets egen nettside, hos nettbaserte reisebyråer eller hos turoperatører. Hvis hver av disse kildene styres på en egen skjerm, blir det uunngåelig at samme rom selges to ganger. Løsningen er én felles tilgjengelighetskalender og en kanalforvalter koblet til den.

Hvordan en kanalforvalter fungerer har vi forklart i detalj i artikkelen Hva er en kanalforvalter. Når du velger PMS, bør du alltid spørre om denne koblingen følger med i programvaren eller krever et eget abonnement.

Booking har også en side som gjelder din egen nettside. En nettbasert bookingmotor der gjesten kan bestille uten provisjon må bruke samme lager som PMS-et. Auroras hotellprogramvare leveres med en nettside og bookingmotor designet spesielt for hotellet, sammen med panelet.

05Offentlig melding og faktura

I Tyrkia må overnattingssteder melde gjestenes ID-opplysninger gjennom Kimlik Bildirim Sistemi (KBS), det tyrkiske systemet for gjestemelding til politiet. Å skrive inn denne meldingen manuelt på en egen skjerm tar tid og skaper feil. Om PMS-et har en KBS-kobling er et av de grunnleggende spørsmålene ved valg, og detaljene finner du i artikkelen Hva er KBS.

På faktureringssiden er det viktig med støtte for e-faktura (e-faktura og e-arkiv, det tyrkiske e-fakturasystemet). Når gjesteregningen lukkes, merkes regnskapsbyrden tydelig mindre hvis fakturaen kan utstedes med ett klikk, overnattingsskatten vises på en egen linje og det ikke er mulig å fakturere samme booking to ganger. Den generelle virkemåten til integrasjonen forklarer vi på siden vår om e-faktura-integrasjon.

Regelverket kan endre seg over tid. Få bekreftet melde- og fakturaplikter ut fra gjeldende regelverk og hos revisoren din.

068 spørsmål å stille når du velger PMS

Under demoen bør du ikke fokusere på hvor pene skjermbildene er, men på hvordan din daglige arbeidsflyt fungerer i programmet. Spørsmålene under gjør sammenligningen konkret:

1. Havner bookinger fra nettsiden, OTA-er og byråer i samme kalender?
2. Beregnes prisen natt for natt og låses ved bookingtidspunktet?
3. Er kanalforvalteren en del av programvaren, eller koster den ekstra?
4. Finnes det KBS- og e-faktura-kobling, og kan den testes fra panelet?
5. Føres utgifter fra restaurant, spa og transfer automatisk på gjesteregningen?
6. Finnes det rollebaserte tilganger og aktivitetslogg for de ansatte?
7. Sammenligner rapportene belegg, ADR og RevPAR med forrige periode?
8. Hvordan fungerer installasjon, dataoverføring, opplæring og støtte i sesongen?

07Sky eller lokalt installert system?

Eldre hotellprogrammer ble installert på en datamaskin i resepsjonen. Med en slik løsning får ikke lederen tilgang til dataene når hun er utenfor hotellet, og sikkerhetskopiering er anleggets eget ansvar. Et nettbasert PMS åpnes derimot i nettleseren og på telefonen, og renholdspersonalet henter oppgavene sine fra lommen.

I et skybasert system er det viktig å tenke på stabil internettforbindelse, datasikkerhet og tilgangsstyring. Tofaktorautentisering, aktivitetslogger og fjernhjelp med tillatelse er svarene på disse spørsmålene. Vi har også omtalt temaet i artikkelen sky-PMS.

08Slik planlegger du overgangen til et nytt PMS

Valget av programvare er halve jobben; den virkelige forskjellen ligger i hvordan overgangen gjennomføres. En overgang som hastes midt i sesongen kan få selv det beste systemet til å virke tungvint for teamet. Rekkefølgen under holder risikoen på et minimum:

1. Skriv ned romtyper, romnumre, måltidstyper og avbestillingsvilkår.
2. List opp alle fremtidige bookinger og depositum fullstendig; på overgangsdagen sammenlignes listen med det nye systemet.
3. Koble romnavnene i OTA-kontoene dine til rommene i PMS-et, og prøv med en testbooking.
4. Gi resepsjonen, renholdet og regnskapsteamet hver sin opplæring etter rolle.
5. Behold det gamle systemet skrivebeskyttet i noen dager, slik at du har en kilde å gå tilbake til når du leter etter en registrering.

Ikke glem nettsiden

Et PMS-skifte er også en god anledning til å fornye hotellets nettside. Hvis bookingmotoren kjører på en side som åpner seg tregt eller er tungvint på mobil, når ikke direktesalget det forventede nivået. Hvordan en rask og mobiltilpasset hotellside bygges opp, forklarer vi på siden om webdesign. Til romfotografiene kan teamet vårt for produktfotografering også ta bilder på anlegget.

09Hva bestemmer prisen på et hotellprogram?

Å snakke om én enkelt pris for hotellsystemer er misvisende; kostnaden avgjøres av anleggets oppbygning. Antall rom, antall anlegg, hvilke moduler som brukes, kanalkoblinger og omfanget på nettsiden er de første faktorene.

Dertil kommer tredjepartstjenester som dataoverføring, opplæring av ansatte, virtuell POS og e-faktura-leverandør. Når du sammenligner tilbud, se på totalkostnaden per år og om det finnes skjulte poster, som tilleggsavgift per kanal, lisens per bruker eller supportgebyr.

Hvis du vil finne riktig omfang for anlegget ditt sammen med oss, kan du be om en demo via kontaktsiden. Våre andre bransjeprodukter finner du på siden for løsninger.