Mikä on hotelliohjelmisto? Näin valitset PMS:n
Hotelliohjelmisto kokoaa varaukset, vastaanoton, vieraan tilin ja raportoinnin yhteen tietokantaan. Kerromme, mihin kysymyksiin kannattaa hakea vastaus oikeaa PMS:ää valitessa.
Aurora YazılımToimitustiimi
6 min lukuaika
Hotelliohjelmisto eli PMS (Property Management System) on hotellinhallintajärjestelmä, joka hoitaa majoitusliikkeen varaukset, huoneet ja hinnat, vastaanoton, siivouksen, vieraan tilin, maksut ja viranomaisilmoitukset yhdessä tietokannassa. Se kokoaa verkkosivuston, OTA-kanavien ja matkatoimistojen varaukset samaan kalenteriin ja vähentää käsin tehtävää tietojen syöttöä ja virheiden riskiä.
Mikä on hotelliohjelmisto ja mihin sitä käytetään?
Hotelliohjelmisto on hallintaohjelma, joka yhdistää majoitusliikkeen päivittäisen toiminnan yhteen järjestelmään. Alalla siitä käytetään yleensä nimitystä PMS tai hotellinhallintajärjestelmä. Varauskirjan, Excel-hinnaston, vastaanoton kassan ja erillisellä näytöllä tehtävän henkilöllisyysilmoituksen sijaan käytössä on yksi ainoa tietue.
Tämän yhden tietueen arvo on se, että vieraan tiedot syötetään vain kerran. Varauksessa kirjattua nimeä ei kirjoiteta uudelleen sisäänkirjautumisessa, vieraan tilillä, laskussa eikä raportissa. Jokaiseen uudelleenkirjoitukseen liittyvä virheriski poistuu, ja henkilökunta saa aikansa vieraalle.
Hotelliohjelma ei ole tarkoitettu vain suurille ketjuille. Pienenkin pensionin arkea hankaloittavat ylimyynti, perimättä jääneet maksut, valmistelemattomat huoneet ja hajanaiset tiedot. Ero on tarvittavien moduulien määrässä.
Mistä moduuleista PMS koostuu?
Hotellinhallintajärjestelmän ydin on varaukset ja huonevarasto. Sen ympärille lisätään vastaanotto, siivous, vieraan tili ja raportointi. Majoitusliikkeissä, joissa on ravintola, kylpylä, kuljetuksia tai matkatoimistomyyntiä, nämä osiot liitetään samaan tietokantaan.
| Moduuli | Tehtävä |
|---|---|
| Varaukset | Kokoaa kaikista lähteistä tulevat varaukset yhteen kalenteriin ja laskee hinnan yö yöltä |
| Vastaanotto-ohjelmisto | Sisään- ja uloskirjautuminen, huoneen määritys, walk-in-rekisteröinti ja maksut |
| Siivous | Huoneen tila, siivoustehtävä ja vikailmoitus |
| Vieraan tili (folio) | Kirjaa majoituksen ja lisäkulut osastoittain |
| Kanavahallinta | Synkronoi hinnat ja saatavuuden OTA-kanavien kanssa |
| Raportit | Käyttöaste-, ADR-, RevPAR-, kanava- ja kassaraportit |
Mitä vastaanotto-ohjelmistossa kannattaa tarkistaa?
Vastaanotto on hotelliohjelmiston käytetyin näkymä. Vastaanotto-ohjelmiston tulee näyttää päivän saapujat, lähtijät, majoittuneet vieraat ja huoneiden tilat yhdellä näytöllä. Henkilökunnan ei pitäisi joutua avaamaan kolmea eri valikkoa saadakseen saman tiedon.
Pyydä arvioinnissa seuraavat tarkistukset:
- Ensisijainen varoitus varauksesta ilman huonemääritystä, valmistamattomasta huoneesta ja vieraasta, jonka henkilötiedot puuttuvat
- Turvallinen uloskirjautuminen, joka estää lähdön avoimen saldon aikana
- Nopea rekisteröinti muutamalla kentällä ovelta tulevalle vieraalle
- Rekisteröintilomakkeen, KVKK-suostumuksen (Turkin tietosuojalaki, GDPR:n kaltainen) ja tiliotteen valmistelu yhdellä napsautuksella
- Virheellisen toiminnon peruminen ja jokaisen vaiheen kirjautuminen tapahtumahistoriaan
Miksi varaus- ja kanavahallinta ovat kriittisiä?
Nykyään suurin osa vieraista varaa paikkansa netistä: hotellin omalta sivustolta, verkkomatkatoimistoista tai matkanjärjestäjiltä. Jos jokaista näistä lähteistä hallitaan eri näytöllä, saman huoneen myyminen kahdesti on väistämätöntä. Ratkaisu on yksi saatavuuskalenteri ja siihen kytketty kanavahallinta.
Kanavahallinnan toimintaperiaatteen kävimme läpi yksityiskohtaisesti artikkelissa mikä on kanavahallinta. Kysy PMS:ää valittaessa ehdottomasti, kuuluuko tämä yhteys ohjelmistoon vai vaatiiko se erillisen tilauksen.
Varauksella on myös oma sivustosi puolensa. Verkkovarausmoottorin, jonka kautta vieras voi varata ilman provisiota, tulee käyttää samaa varastoa kuin PMS:n. Aurora tarjoaa hotelliohjelmistonsa yhteydessä hotellille erikseen suunnitellun verkkosivuston ja varausmoottorin hallintapaneelin kanssa.
Viranomaisilmoitukset ja laskutusvaatimukset
Turkissa majoitusliikkeiden on ilmoitettava vieraiden henkilötiedot henkilöllisyysilmoitusjärjestelmään (Kimlik Bildirim Sistemi, KBS). Ilmoituksen kirjaaminen erilliselle näytölle käsin vie aikaa ja aiheuttaa virheitä. Se, onko PMS:llä KBS-yhteys, on yksi valinnan perustavista kysymyksistä; lisätietoja artikkelissa mikä on KBS.
Laskutuksessa verkkolasku- ja e-arkisto-yhteensopivuus (Turkin sähköisen laskutuksen järjestelmät) on tärkeää. Laskun luominen yhdellä napsautuksella vieraan tilin sulkeutuessa, majoitusveron näyttäminen omalla rivillään ja saman varauksen laskuttamisen kahdesti estäminen vähentävät merkittävästi kirjanpidon työmäärää. Integraation yleisen toimintaperiaatteen kerromme verkkolasku-integraatio -sivullamme.
Säädökset voivat muuttua ajan myötä. Varmista ilmoitus- ja laskutusvelvoitteesi ajantasaisesta lainsäädännöstä ja kirjanpitäjältäsi.
8 kysymystä PMS:ää valittaessa
Älä keskity esittelyssä näyttöjen kauneuteen vaan siihen, miten sinun päivittäinen työnkulkusi sujuu ohjelmistossa. Seuraavat kysymykset tekevät vertailusta konkreettista:
- Päätyvätkö verkkosivuston, OTA-kanavien ja matkatoimistojen varaukset samaan kalenteriin?
- Lasketaanko hinta yö yöltä ja lukitaanko se varaushetkellä?
- Onko kanavahallinta ohjelmiston sisällä vai erillinen maksullinen palvelu?
- Onko KBS- ja verkkolasku-yhteys käytössä, ja voiko sitä testata hallintapaneelista?
- Kirjautuvatko ravintola-, kylpylä- ja kuljetuskulut automaattisesti vieraan tilille?
- Onko henkilökunnalle roolipohjaiset käyttöoikeudet ja toimintaloki?
- Vertaavatko raportit käyttöastetta, ADR:ää ja RevPARia edelliseen jaksoon?
- Miten asennus, tietojen siirto, koulutus ja kauden aikainen tuki hoidetaan?
Pilvi vai asennettu järjestelmä?
Vanhan sukupolven hotelliohjelmat asennettiin vastaanoton tietokoneelle. Tällaisessa rakenteessa johtaja ei pääse käsiksi tietoihin ollessaan poissa hotellilta, ja varmuuskopiointi jää majoitusliikkeen vastuulle. Verkkopohjainen PMS sen sijaan avautuu selaimella ja puhelimella; siivooja saa tehtävänsä taskustaan.
Pilvijärjestelmässä huomiota vaativat asiat ovat internetyhteyden jatkuvuus, tietoturva ja käyttöoikeudet. Kaksivaiheinen tunnistautuminen, toimintalokit ja luvanvarainen etätuki vastaavat näihin kysymyksiin. Käsittelimme aihetta erikseen artikkelissa pilvi-PMS.
Miten siirtyminen uuteen PMS:ään suunnitellaan?
Ohjelmiston valinta on vasta puolet työstä; todellinen ero syntyy siirtymän toteutuksessa. Kesken kauden kiireellä tehty siirtymä tekee parhaastakin järjestelmästä hankalan tiimin silmissä. Seuraava järjestys pienentää riskejä:
- Kirjaa huonetyypit, huoneiden numerot, ateriatyypit ja peruutusehdot kirjallisesti.
- Listaa tulevat varaukset ja ennakkomaksut täydellisesti; siirtymäpäivänä tätä listaa verrataan uuteen järjestelmään.
- Yhdistä OTA-tiliesi huoneiden nimet PMS:n huoneisiin ja kokeile testivarauksella.
- Kouluta vastaanoton, siivouksen ja kirjanpidon tiimit erikseen rooliensa mukaan.
- Pidä vanha järjestelmä muutaman päivän vain luku -tilassa, jotta tietoja etsiessäsi sinulla on lähde, johon palata.
Älä unohda verkkosivustoa
PMS:n vaihto on hyvä tilaisuus uudistaa myös hotellin verkkosivusto. Jos varausmoottori toimii hitaasti avautuvalla tai mobiilissa hankalalla sivustolla, suoramyynti ei nouse odotetulle tasolle. Kerromme verkkosivusuunnittelu -sivullamme, miten nopea ja mobiiliystävällinen hotellisivusto rakennetaan; huoneiden valokuvat voi ottaa tuotekuvaus -tiimimme tilojen kuvauksen yhteydessä.
Mikä määrittää hotelliohjelman hinnan?
Hotelliohjelmistoista on harhaanjohtavaa puhua yhdellä hinnalla; kustannuksen määrittää majoitusliikkeen rakenne. Huoneiden määrä, kohteiden määrä, käytettävät moduulit, kanavayhteydet ja verkkosivuston laajuus ovat ensimmäiset tekijät.
Näihin lisätään kolmannen osapuolen palvelut, kuten tietojen siirto, henkilökunnan koulutus, virtuaalinen POS ja verkkolasku-integraattori. Tarjouksia vertaillessasi katso vuosittainen kokonaiskustannus ja se, onko tarjouksessa piilokuluja: kanavakohtaisia lisämaksuja, käyttäjäkohtaisia lisenssejä tai tukimaksuja.
Jos haluat määritellä majoitusliikkeellesi oikean laajuuden yhdessä, voit pyytää esittelyn yhteydenottosivultamme. Muut toimialakohtaiset tuotteemme löydät ratkaisut-sivulta.
Usein kysytyt kysymykset
01Tarvitseeko pieni pensionikin hotelliohjelmiston?
Vaikka huoneita olisi vähän, jos käytät useampaa myyntikanavaa, kaksoismyynnin riski on olemassa. PMS kokoaa varauksen, ennakkomaksun ja vieraan tiedot yhteen paikkaan ja vähentää kirjanpidon ja puhelinliikenteen määrää. Käyttämiäsi moduuleja sinun ei tarvitse ottaa käyttöön.
02Ovatko PMS ja kanavahallinta sama asia?
Eivät. PMS hallitsee hotellin sisäistä toimintaa; kanavahallinta synkronoi hinnat ja saatavuuden ulkoisten myyntikanavien kanssa. Joissakin järjestelmissä molemmat tulevat samassa paketissa, toisissa ne ovat erillisiä tuotteita.
03Voinko siirtää nykyiset tietoni uuteen järjestelmään?
Tulevat varaukset, vierasluettelo ja huonemääritykset voi yleensä siirtää Excel- tai vientitiedostoilla. Siirron laajuuden selventäminen ennen asennusta on keino välttää yllätyksiä kesken kauden.
04Kuinka kauan hotelliohjelmistoon siirtyminen kestää?
Kesto vaihtelee kohteiden määrän, kanavayhteyksien ja henkilökunnan koulutuksen mukaan. Siirtymän ajoittaminen ruuhkakauden sijaan rauhalliseen aikaan antaa tiimille mahdollisuuden oppia järjestelmä rauhassa.
Oikea hotelliohjelmisto on se, joka sopii työnkulkuusi, ei se, joka vastaa majoitusliikkeesi kokoa. Jos etsit ratkaisua, jossa varaukset, vastaanotto, vieraan tili, KBS ja verkkolasku toimivat yhdessä hallintapaneelissa, tutustu Aurora hotelliohjelmistoon tai pyydä esittely majoitusliikkeellesi.
