Vad är ett hotellsystem? Tänk på detta när du väljer PMS
Ett hotellsystem samlar bokning, reception, gästkonto och rapportering i en enda databas. Vi går igenom vilka frågor du bör söka svar på när du väljer PMS.
Aurora YazılımRedaktionen
6 min läsning
Ett hotellsystem, alltså PMS (Property Management System), är det system som styr ett boendes bokning, rum och pris, reception, städning, gästkonto, betalning och officiella anmälningar i en enda databas. Det samlar bokningar från webbplatsen, OTA:er och byråer i samma kalender och minskar manuell inmatning och risken för fel.
Vad är ett hotellsystem och vad används det till?
Ett hotellsystem är ett förvaltningsprogram som samlar en anläggnings dagliga drift i ett enda system. I branschen kallas det oftast PMS eller hotellförvaltningssystem. I stället för bokningsbok, prislista i Excel, kassan i receptionen och gästanmälan på en separat skärm finns en enda post.
Värdet av den enda posten är att gästens uppgifter skrivs in en gång. Namnet som skrivs vid bokningen skrivs inte om vid incheckning, på gästkontot, på fakturan eller i rapporten. Risken för fel vid varje ny inmatning försvinner, och personalen kan ägna tiden åt gästen.
Hotellprogram är inte bara till för stora kedjor. Även ett pensionat med få rum brottas med dubbelbokningar, missade betalningar, rum som inte är redo och splittrade register. Skillnaden ligger i hur många moduler som behövs.
Vilka moduler består ett PMS av?
Kärnan i ett hotellförvaltningssystem är bokning och rumsinventarie. Runt detta läggs reception, städning, gästkonto och rapportering. På anläggningar med restaurang, spa, transfer eller byråförsäljning kopplas även dessa delar till samma databas.
| Modul | Vad den gör |
|---|---|
| Bokning | Samlar bokningar från alla källor i en kalender och räknar ut priset natt för natt |
| Receptionssystem | Incheckning, utcheckning, rumstilldelning, walk-in-registrering och betalning |
| Städning | Rumsstatus, städuppgifter och felanmälan |
| Gästkonto (folio) | Samlar vistelse och extra utgifter per avdelning |
| Kanalhanterare | Synkar pris och tillgänglighet med OTA:erna |
| Rapporter | Rapporter om beläggning, ADR, RevPAR, kanaler och kassa |
Vad ska man titta på i receptionssystemet?
Receptionen är hotellsystemets mest använda skärm. Ett receptionssystem ska visa dagens ankomster, avresor, boende gäster och rumsstatus på en enda skärm. Personalen ska inte behöva öppna tre olika menyer för att nå samma information.
Be om följande kontroller vid utvärderingen:
- Prioriterade varningar för bokningar utan tilldelat rum, rum som inte är redo och gäster med saknade ID-uppgifter
- Säker utcheckning som stoppar avresa när det finns ett öppet saldo
- Snabb registrering med några få fält för gäster som kommer in från gatan
- Registreringsformulär, KVKK-samtycke (turkisk dataskyddslag) och kontoutdrag som tas fram med ett klick
- Möjlighet att ångra felaktiga åtgärder och att varje steg sparas i historiken
Varför är bokning och kanalhantering så viktiga?
Idag bokar största delen av gästerna på nätet: via hotellets egen webbplats, onlineresebyråer eller researrangörer. Om varje källa hanteras på en separat skärm blir det oundvikligt att samma rum säljs två gånger. Lösningen är en gemensam tillgänglighetskalender och en kanalhanterare kopplad till den.
Hur en kanalhanterare fungerar har vi beskrivit i detalj i artikeln vad är en kanalhanterare. När du väljer PMS bör du alltid fråga om den kopplingen ingår i programvaran eller kräver en separat prenumeration.
Bokningen har också en gren på din egen webbplats. En bokningsmotor online där gästen kan boka utan provision måste använda samma lager som PMS. Auroras hotellsystem levererar en webbplats och bokningsmotor som är utformade för hotellet, tillsammans med panelen.
Officiell anmälan och faktureringsstöd
I Turkiet är boenden skyldiga att anmäla gästernas ID-uppgifter via Kimlik Bildirim Sistemi (KBS), det turkiska systemet för gästanmälan. Att skriva in anmälan manuellt på en separat skärm tar tid och leder till fel. Om PMS har en KBS-koppling är en av de grundläggande frågorna vid valet. Mer om detta finns i artikeln vad är KBS.
På faktureringssidan är stöd för e-faktura och e-arkiv (Turkiets system för e-faktura och e-arkiv) viktigt. Att kunna skapa fakturan med ett klick när gästkontot stängs, visa boendeskatten på en separat rad och förhindra att samma bokning faktureras två gånger minskar bokföringsarbetet påtagligt. Hur integrationen fungerar i stort beskriver vi på sidan E-faktura-integration.
Lagstiftningen kan ändras med tiden. Kontrollera dina skyldigheter för anmälan och fakturering mot gällande regler och med din redovisningskonsult.
8 frågor att ställa när du väljer PMS
Under demon ska du inte fästa dig vid hur snygga skärmarna är, utan vid hur ditt dagliga arbetsflöde fungerar i programmet. Följande frågor gör jämförelsen konkret:
- Hamnar bokningar från webbplatsen, OTA:er och byråer i samma kalender?
- Räknas priset ut natt för natt och låses det vid bokningstillfället?
- Ingår kanalhanteraren i programvaran, eller kostar den extra?
- Finns det en koppling till KBS och e-faktura, och går den att testa från panelen?
- Förs utgifter på restaurang, spa och transfer automatiskt över till gästkontot?
- Finns det rollbaserade behörigheter och en åtgärdslogg för personalen?
- Jämför rapporterna beläggning, ADR och RevPAR med föregående period?
- Hur fungerar installation, dataöverföring, utbildning och support under säsong?
Molnbaserat eller installerat system?
Äldre hotellprogram installerades på en dator i receptionen. Med den lösningen når chefen inte datan när hon är utanför hotellet, och säkerhetskopieringen är anläggningens ansvar. Ett webbaserat PMS öppnas däremot från webbläsaren och mobilen, och städpersonalen hämtar sin uppgift från fickan.
I ett molnsystem bör du uppmärksamma stabil internetanslutning, datasäkerhet och behörighetsstyrning. Tvåstegsverifiering, åtgärdsloggar och fjärrsupport med tillstånd är svaren på de frågorna. Ämnet tar vi upp separat i artikeln molnbaserat PMS.
Så planerar du bytet till ett nytt PMS
Valet av programvara är halva jobbet. Den verkliga skillnaden visar sig i hur bytet genomförs. Ett förhastat byte mitt i säsongen gör även det bästa systemet svårt i teamets ögon. Följande ordning minimerar riskerna:
- Skriv ner rumstyper, rumsnummer, pensionstyper och avbokningspolicyer.
- Lista alla framtida bokningar och handpenningar fullständigt. På bytesdagen jämförs listan med det nya systemet.
- Matcha rumsnamnen i dina OTA-konton med rummen i PMS och testa med en testbokning.
- Ge reception, städning och ekonomi var sin utbildning efter sina roller.
- Behåll det gamla systemet skrivskyddat i några dagar, så att du har en källa att gå tillbaka till när du söker en post.
Glöm inte webbplatsen
Ett byte av PMS är också ett bra tillfälle att förnya hotellets webbplats. Om bokningsmotorn körs på en webbplats som laddas långsamt eller är svår att använda på mobil når direktförsäljningen inte förväntad nivå. Hur en snabb och mobilanpassad hotellwebbplats byggs beskriver vi på sidan webbdesign, och för rumsbilderna kan vårt team för produktfotografering fotografera anläggningen.
Vad avgör kostnaden för hotellprogrammet?
Det är missvisande att tala om ett enda pris för hotellprogram. Kostnaden bestäms av anläggningens uppbyggnad. Antal rum, antal anläggningar, vilka moduler som används, kanalkopplingar och webbplatsens omfattning är de första faktorerna.
Till det kommer dataöverföring, personalutbildning och tredjepartstjänster som virtuell kortterminal (sanal POS) och e-faktura-integratör. När du jämför offerter, titta på den totala årskostnaden och om det finns dolda poster, som extra avgift per kanal, licens per användare eller supportavgift.
Vill du ta fram rätt omfattning för din anläggning tillsammans med oss kan du be om en demo via sidan kontakt. Våra andra branschprodukter hittar du på sidan lösningar.
Vanliga frågor
01Behöver ett litet pensionat ett hotellsystem?
Även med få rum finns risk för dubbelbokning om du använder fler än en försäljningskanal. Ett PMS samlar bokning, handpenning och gästregister på ett ställe och minskar bok- och telefontrafiken. Du behöver inte slå på moduler du inte använder.
02Är PMS och kanalhanterare samma sak?
Nej. PMS styr hotellets interna arbete, medan kanalhanteraren synkar pris och tillgänglighet med externa försäljningskanaler. I vissa system ingår båda i samma paket, i andra är de separata produkter.
03Kan jag flytta mina befintliga data till det nya systemet?
Framtida bokningar, gästlistor och rumsdefinitioner kan oftast flyttas med Excel eller exportfiler. Att klargöra omfattningen av flytten före installationen är sättet att slippa överraskningar mitt i säsongen.
04Hur lång tid tar det att byta till ett hotellsystem?
Tiden varierar med antal anläggningar, kanalkopplingar och personalutbildning. Att planera bytet till en lugn period i stället för högsäsong gör att teamet kan lära sig systemet i lugn och ro.
Rätt hotellsystem är det som passar ditt arbetsflöde snarare än din anläggnings storlek. Söker du en lösning där bokning, reception, gästkonto, KBS och e-faktura fungerar i en enda panel, se Aurora hotellsystem eller be om en demo för din anläggning.
