Hva er KBS? Systemet for identitetsmelding på hoteller

01Hva er KBS, og hvorfor finnes det?

Bedrifter som tilbyr overnatting i Türkiye er pålagt å melde gjestenes identitetsopplysninger til den ansvarlige politimyndigheten. Grunnlaget for plikten er lov nr. 1774 om identitetsmelding. Meldingen som tidligere ble gjort med papirlister, gjøres i dag elektronisk via Kimlik Bildirim Sistemi.

Formålet med systemet er offentlig sikkerhet. At det er registrert hvem som har bodd på hvilket sted og mellom hvilke datoer, brukes blant annet til å finne ettersøkte personer og til å nå gjester i unntakssituasjoner. Derfor er meldingen ikke en formalitet, men anleggets juridiske ansvar. For gjesten er prosessen usynlig; legitimasjonen vises ved innsjekking, og resten tar anlegget seg av.

Plikten gjelder ikke bare store hoteller. Også pensjonater, leilighetshoteller, butikkhoteller og campingplasser som tilbyr overnatting må melde. Få bekreftet hvilke anlegg som omfattes, og detaljene, hos politimyndigheten du hører til.

02Forskjellen på politi-KBS og gendarmeri-KBS

Hvilket system anlegget skal kobles til, avgjøres av hvilken politimyndighet som har ansvar for stedet der det ligger. Anlegg i bysentra ligger som regel i politidistrikt og melder via politi-KBS. Anlegg på landsbygda og i enkelte kystområder ligger i gendarmeriets område og bruker gendarmeri-KBS.

De to systemene har samme funksjon, men innloggingsadresser, prosessen for brukeridentifikasjon og den tekniske tilkoblingen er ulike. Å velge programvare uten å vite hvilket system anlegget ditt hører til, kan gi overraskelser ved oppsettet. Del denne informasjonen med programvareleverandøren i det første møtet.

03Hvilke opplysninger meldes til KBS?

Meldingen inneholder opplysninger som identifiserer gjesten og oppholdet. For tyrkiske statsborgere legges det tyrkiske identitetsnummeret til grunn, og for utenlandske gjester pass eller utenlandsk identitetsinformasjon. Generelt kreves følgende opplysninger:

• Fornavn, etternavn og identitets- eller passnummer
• Nasjonalitet og om nødvendig supplerende opplysninger som fødselsdato
• Innsjekkingsdato og rommet gjesten bor på
• Utsjekkingsdato; utsjekkingsmelding når gjesten reiser

04Hvordan gjør hotellet KBS-melding?

Anlegget søker først hos politimyndigheten det hører til og registreres i systemet, og får sine brukeropplysninger. Deretter kan meldinger gjøres på to måter: manuell registrering på KBS sin egen skjerm, eller automatisk sending via hotellprogramvarens tilkobling til KBS.

1. Anlegget søker hos politi- eller gendarmerienheten det hører til og registreres som KBS-bruker.
2. Gjesten viser legitimasjon eller pass ved innsjekking, og opplysningene registreres.
3. Meldingen sendes manuelt fra KBS-skjermen eller fra hotellprogramvaren.
4. Når gjesten reiser, sendes utsjekkingsmelding.
5. Meldinger med feil eller som ikke gikk gjennom kontrolleres og sendes på nytt.

05Risikoen ved manuell melding

I en travel innsjekkingstime tar det både tid og skaper feil å skrive den samme informasjonen først i hotellprogrammet og deretter på KBS-skjermen. En skrivefeil, en glemt gjest eller en utsjekkingsmelding som ikke er gjort kan dukke opp som et problem ved kontroll.

Manglende overholdelse av meldeplikten har administrative sanksjoner. Typen og omfanget av sanksjonen er regulert i regelverket; få vite gjeldende status hos juridisk rådgiver eller politimyndigheten. Den egentlige kilden til risikoen er som oftest ikke ond vilje, men oppføringer som overses i travle perioder.

• Skrivefeil som oppstår når samme informasjon skrives to ganger
• Gjester som blir glemt ved gruppeinnsjekking
• Utsjekkingsmelding som ikke gjøres ved tidlig eller sen avreise
• Oppføringer der det er uklart om de er sendt

06Automatisk KBS-melding med PMS

Når hotellets administrasjonssystem jobber koblet til KBS, legges gjesteopplysningene inn én gang. Når innsjekkingen er fullført, forberedes og sendes meldingen av seg selv; resepsjonen skriver ikke samme informasjon inn på en andre skjerm. Vi har forklart hvordan en slik løsning fungerer generelt i artikkelen Hva er hotellprogramvare.

Aurora sin hotellprogramvare fungerer koblet til gendarmeri-KBS. Gjester med tyrkisk statsborgerskap meldes automatisk ved innsjekking; utenlandske gjester og utsjekkingsmeldinger samles i en ventende liste og sendes derfra samlet eller én og én. Statusen sendt, venter eller feil for hver oppføring vises med dato i arkivet.

En gjest med mangelfulle identitetsopplysninger vises tydelig i varslene i resepsjonen, slik at meldingen ikke blir glemt. Ligger anlegget ditt i et politidistrikt, bør du ta opp behovet åpent i demomøtet og avklare tilkoblingsstrukturen før oppsettet.

07KBS og KVKK: beskytt dataene

Identitets- og passopplysninger er personopplysninger etter lov nr. 6698 (KVKK, det tyrkiske personvernregelverket, sammenlignbart med GDPR). Selv om meldingen er en juridisk plikt, er det anleggets ansvar å oppbevare disse dataene trygt og la bare autoriserte personer se dem. Å gi gjesten en personvernerklæring er også en del av denne prosessen.

I praksis er disse tiltakene viktigst: at de ansatte bare har tilgang til skjermen de trenger, at handlingene loggføres, og at papirdokumenter som kopier av legitimasjon ikke sirkulerer ukontrollert. Programvare med rollebasert tilgang og handlingslogg gjør disse tiltakene enklere. Våre andre artikler om KVKK finner du under KVKK-merkelappen; innhent råd fra juridisk rådgiver for den endelige ordlyden i tekstene.

08Én registrering fra innsjekking til faktura

KBS-meldingen er bare ett steg i gjesteregistreringen. Den samme identitets- og kontaktinformasjonen brukes også i registreringsskjemaet, på gjestekontoen og på fakturaen ved utsjekking. Skrives informasjonen på nytt i hvert steg, øker sannsynligheten for feil i hvert steg.

I et system som jobber med én registrering registrerer resepsjonen gjesten én gang; KBS-meldingen, KVKK-samtykket, kontoutskriften og e-faktura (det tyrkiske e-fakturasystemet) lages fra den samme oppføringen. Hvordan faktureringssiden fungerer generelt forklarer vi på siden vår om e-faktura-integrasjon.

For å korte ned innsjekkingstiden bør du før travle dager kontrollere listen over gjester som kommer og fullføre opplysningene som kan hentes inn ved reservasjonen på forhånd. Da gjenstår bare identitetskontroll og signatur ved innsjekking. For å snakke om hvilken flyt som passer anlegget ditt kan du ta kontakt via kontaktsiden vår.

09Fordelen med KBS i en sky-PMS

I hotellprogramvare på nett kan meldingsarkivet følges også utenfor anlegget. Lederen kan på telefonen se hvilke meldinger som ble stående i ventelisten ved dagens slutt. I virksomheter med flere anlegg gjøres denne oppfølgingen for hvert anlegg for seg. Meldingen om en gjest som kommer på nattevakten behandles også etter de samme reglene, uten å bli liggende til morgenvakten. Å skrive ned kontroll av ventelisten ved hvert vaktskifte som en arbeidsregel sørger for at ingen oppføring forsvinner underveis.

I systemer installert på en lokal datamaskin er meldingsstatusen derimot bundet til den maskinen; en feil eller et tilkoblingsproblem kan stanse hele flyten. Fordelene med skyløsningen og hva du bør passe på har vi tatt for oss separat i artikkelen om sky-PMS.