Mitä KBS on? Henkilöllisyyden ilmoitusjärjestelmä hotelleissa
Kerromme pääpiirteittäin, miten majoitusliikkeet tekevät vieraiden tunnistetietoilmoituksen Turkissa, miten Poliisin ja Jandarmin KBS eroavat toisistaan ja miten prosessi automatisoituu hotelliohjelmiston avulla.
Aurora YazılımToimitustiimi
6 min lukuaika
KBS eli Kimlik Bildirim Sistemi (tunnistetietojen ilmoitusjärjestelmä) on järjestelmä, jonka kautta hotellit, majatalot ja vastaavat majoitusliikkeet ilmoittavat majoittuvien vieraiden tunnistetiedot sähköisesti lainvalvontaviranomaisille Turkissa. Liike on liitetty sijaintinsa mukaan Poliisin tai Jandarmin KBS:ään. Kun se toimii hotelliohjelmistoon integroituna, ilmoitus valmistuu automaattisesti sisäänkirjautumisen yhteydessä.
Mikä KBS on ja miksi se on olemassa?
Turkissa majoituspalveluja tarjoavat yritykset ovat velvollisia ilmoittamaan vieraidensa tunnistetiedot toimivaltaiselle lainvalvontaviranomaiselle. Velvoitteen perusta on Kimlik Bildirme Kanunu (laki nro 1774). Aiemmin paperilistoilla tehty ilmoitus tehdään nykyään sähköisesti Kimlik Bildirim Sistemi -järjestelmän kautta.
Järjestelmän tarkoitus on yleinen turvallisuus. Se, että kirjataan, kuka on yöpynyt missäkin liikkeessä ja minä päivinä, auttaa muun muassa etsittyjen henkilöiden tunnistamisessa ja vieraiden tavoittamisessa poikkeustilanteissa. Siksi ilmoitus ei ole muodollisuus vaan liikkeen lakisääteinen vastuu. Vieraan kannalta prosessi on näkymätön; hän esittää henkilöllisyystodistuksensa sisäänkirjautumisessa, ja loput hoitaa liike.
Velvoite ei koske vain suuria hotelleja. Myös majoituspalveluja tarjoavien yritysten, kuten majatalojen, huoneistohotellien, butiikkihotellien ja leirintäalueiden, on tehtävä ilmoitus. Varmista, mitkä liikkeet kuuluvat soveltamisalaan ja mitkä ovat yksityiskohdat, siltä lainvalvontaviranomaiselta, johon kuulut.
Ero Poliisin KBS:n ja Jandarmin KBS:n välillä
Se, mihin järjestelmään liike kuuluu, määräytyy sen mukaan, minkä lainvalvontaviranomaisen toimivalta-alueella liike sijaitsee. Kaupunkikeskustoissa sijaitsevat liikkeet kuuluvat yleensä poliisin alueeseen ja tekevät ilmoituksen Poliisin KBS:n kautta. Maaseudulla ja joillakin rannikkoalueilla sijaitsevat liikkeet jäävät jandarmin alueelle ja käyttävät Jandarmin KBS:ää.
Kummankin järjestelmän toiminta on sama, mutta kirjautumisosoitteet, käyttäjätunnistusprosessi ja tekniset yhteysrakenteet ovat erilaiset. Ohjelmiston valinta tietämättä, mihin järjestelmään liike kuuluu, voi aiheuttaa yllätyksiä asennuksessa. Kerro tämä tieto ohjelmistotoimittajalle ensimmäisessä tapaamisessa.
| Aihe | Poliisin KBS | Jandarmin KBS |
|---|---|---|
| Toimivalta-alue | Poliisin alue | Jandarmin alue |
| Hakemuspaikka | Oma poliisiyksikkö | Oma jandarmiyksikkö |
| Toiminto | Vieraan tunnistetietoilmoitus | Vieraan tunnistetietoilmoitus |
Mitä tietoja KBS:ään ilmoitetaan?
Ilmoitus sisältää tiedot, jotka yksilöivät vieraan henkilöllisyyden ja majoituksen. Turkin kansalaisille perustana on T.C. kimlik -henkilötunnus ja ulkomaalaisille vieraille passi- tai ulkomaalaisen henkilötiedot. Yleisesti vaadittavat tiedot ovat seuraavat:
- Etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus tai passinumero
- Kansalaisuus sekä tarvittaessa täydentävät tiedot, kuten syntymäaika
- Saapumispäivä ja majoitushuone
- Lähtöpäivä; lähtöilmoitus vieraan poistuessa
Miten hotellin KBS-ilmoitus tehdään?
Liike määritetään järjestelmään hakemalla ensin siltä lainvalvontaviranomaiselta, johon se kuuluu, ja saamalla käyttäjätunnukset. Sen jälkeen ilmoitukset voi tehdä kahdella tavalla: syöttämällä käsin KBS:n omaan näyttöön tai lähettämällä automaattisesti hotelliohjelmiston KBS-yhteyden kautta.
- Liike määritetään KBS-käyttäjäksi hakemalla siltä poliisi- tai jandarmiyksiköltä, johon se kuuluu.
- Vieras esittää sisäänkirjautumisessa henkilöllisyystodistuksensa tai passinsa, ja tiedot tallennetaan.
- Ilmoitus lähetetään KBS-näytöltä käsin tai hotelliohjelmistosta.
- Kun vieras lähtee, tehdään lähtöilmoitus.
- Virheelliset tai lähtemättä jääneet ilmoitukset tarkistetaan ja lähetetään uudelleen.
Käsin tehtävän ilmoituksen riskit
Saman tiedon kirjoittaminen ensin hotellin ohjelmaan ja sitten KBS-näyttöön kiireisen sisäänkirjautumisen aikana vie aikaa ja aiheuttaa virheitä. Yksi kirjainvirhe, unohtunut vieras tai tekemättä jäänyt lähtöilmoitus voi muodostua ongelmaksi tarkastuksessa.
Ilmoitusvelvoitteen laiminlyönnistä seuraa hallinnollinen seuraamus. Seuraamuksen laji ja laajuus säädetään lainsäädännössä; ajantasaisen tilanteen saat lakineuvojaltasi tai lainvalvontaviranomaiselta. Riskin todellinen lähde ei kuitenkaan ole useimmiten pahantahtoisuus vaan kiireessä ohi jäävät kirjaukset.
- Saman tiedon kahdesti kirjoittamisesta aiheutuvat kirjoitusvirheet
- Ryhmäsisäänkirjautumisessa unohtuneet vieraat
- Aikaisissa tai myöhäisissä lähdöissä tekemättä jäänyt lähtöilmoitus
- Kirjaukset, joista ei ole selvää, onko ne lähetetty
Automaattinen KBS-ilmoitus PMS:llä
Kun hotellinhallintajärjestelmä toimii KBS:ään yhdistettynä, vieraan tiedot syötetään kerran. Kun sisäänkirjautuminen on valmis, ilmoitus valmistuu ja lähetetään itsestään; vastaanotto ei kirjoita samaa tietoa toiseen näyttöön. Tämän rakenteen yleisen toiminnan kerroimme artikkelissamme mitä hotelliohjelmisto on.
Aurora hotelliohjelmisto toimii yhdistettynä Jandarmin KBS:ään. T.C.-kansalaisvieraat ilmoitetaan automaattisesti sisäänkirjautumisen yhteydessä; ulkomaalaiset vieraat ja lähtöilmoitukset kerätään odottavaan luetteloon, josta ne lähetetään joukkona tai yksitellen. Jokaisen kirjauksen tila, lähetetty, odottaa tai virhe, näkyy arkistossa päivämäärineen.
Vieras, jonka tunnistetiedot puuttuvat, nousee esiin vastaanoton varoituksissa; näin ilmoitus ei jää huomaamatta. Jos liikkeesi on poliisin alueella, keskustele tarpeestasi avoimesti demotapaamisessa ja selvitä yhteysrakenne ennen asennusta.
KBS ja KVKK: tietojen suojaaminen
Henkilöllisyys- ja passitiedot ovat KVKK:n (Turkin tietosuojalaki nro 6698, vertailukelpoinen GDPR:n kanssa) mukaan henkilötietoja. Vaikka ilmoitus on lakisääteinen velvoite, näiden tietojen turvallinen säilyttäminen liikkeen sisällä ja se, että vain valtuutetut henkilöt näkevät ne, on liikkeen vastuulla. Myös tietosuojaselosteen antaminen vieraalle kuuluu tähän prosessiin.
Käytännössä korostuvat seuraavat toimenpiteet: henkilökunta pääsee vain tarvitsemaansa näyttöön, toiminnot kirjataan, eikä henkilöllisyystodistusten kopioiden kaltaisia paperiasiakirjoja kierrätetä valvomattomasti. Roolipohjaiset käyttöoikeudet ja toimintolokin tarjoava ohjelmisto helpottaa näitä toimenpiteitä. Muut KVKK:ta koskevat artikkelimme löydät KVKK-tunnisteen alta; kysy tekstien lopullisesta muodosta lakineuvojaltasi.
Yksi tietue sisäänkirjautumisesta laskuun
KBS-ilmoitus on vain yksi vaihe vieraan tietueessa. Samoja henkilö- ja yhteystietoja käytetään myös rekisteröintilomakkeessa, vieraan tilillä ja lähdön yhteydessä laskussa. Jos tieto kirjoitetaan uudelleen jokaisessa vaiheessa, virheen todennäköisyys kasvaa jokaisessa vaiheessa.
Yhden tietueen järjestelmässä vastaanotto tallentaa vieraan kerran; KBS-ilmoitus, KVKK-suostumus, tiliote ja verkkolasku (Turkin sähköinen laskutusjärjestelmä) tuotetaan samasta tietueesta. Laskutuspuolen yleisen toiminnan kerromme verkkolasku-integraatio-sivullamme.
Check-in-ajan lyhentämiseksi ennen kiireisiä päiviä saapuvien vieraiden luettelo tulisi tarkistaa ja varauksessa saatavissa olevat tiedot täydentää etukäteen. Näin sisäänkirjautumisessa jää vain henkilöllisyyden tarkistus ja allekirjoitus. Voit keskustella liikkeellesi sopivasta kulusta yhteydenottosivullamme.
KBS:n edut pilvi-PMS:ssä
Verkkopohjaisessa hotelliohjelmistossa ilmoitusarkistoa voi seurata myös liikkeen ulkopuolelta. Johtaja näkee päivän päätteeksi puhelimestaan, mitkä ilmoitukset jäivät odottavaan luetteloon. Monen liikkeen yrityksissä tämä seuranta tehdään erikseen jokaiselle liikkeelle. Yövuorossa saapuneen vieraan ilmoitus käsitellään samoilla säännöillä jäämättä aamutiimin hoidettavaksi. Kun odottavan luettelon tarkistaminen jokaisessa vuoronvaihdossa kirjataan työsäännöksi, mikään kirjaus ei katoa välillä.
Paikalliselle tietokoneelle asennetuissa järjestelmissä ilmoituksen tila sen sijaan jää sidotuksi kyseiseen tietokoneeseen; vika tai yhteysongelma voi pysäyttää koko kulun. Pilvirakenteen hyödyt ja huomioitavat kohdat kävimme erikseen läpi artikkelissamme pilvi-PMS.
Usein kysytyt kysymykset
01Onko pienten majatalojenkin tehtävä KBS-ilmoitus?
Majoituspalveluja tarjoavat yritykset kuuluvat yleensä ilmoitusvelvoitteen piiriin. Varminta on tarkistaa liikkeesi tilanne siltä poliisi- tai jandarmiyksiköltä, johon kuulut.
02Onko ulkomaalaisten vieraiden ilmoitus erilainen?
Ulkomaalaisten vieraiden osalta perustana ovat passi- tai ulkomaalaisen henkilötiedot, ja vaadittavat kentät voivat erota. Siksi monet ohjelmistot keräävät ulkomaalaisten ilmoitukset erilliseen luetteloon ja lähettävät ne tarkistuksen jälkeen.
03Mitä teen, jos ilmoitus antaa virheen?
Katso ensin, minkä kentän vuoksi kirjaus hylättiin; useimmat virheet johtuvat puutteellisesta tai väärin kirjoitetusta henkilötiedosta. Korjaa ja lähetä uudelleen, ja jos ongelma jatkuu, ota yhteys siihen lainvalvontaviranomaiseen, johon kuulut, tukilinjan kautta.
KBS-ilmoitus on jokaisen majoitusliikkeen lakisääteinen vastuu; oikealla ohjelmistolla se lakkaa olemasta vastaanoton lisätaakka. Voit pyytää demoa Aurora hotelliohjelmistosta, joka tarjoaa automaattisen ilmoituksen sisäänkirjautumisessa, odottavan luettelon ja ilmoitusarkiston, ja nähdä muut toimialatuotteemme ratkaisut-sivulla sekä vuodesta 2006 tekemämme työt meistä-sivulla.
