Qué es el KBS: sistema de notificación de identidad en hoteles
Explicamos a grandes rasgos cómo notifican los alojamientos la identidad de sus huéspedes, la diferencia entre el KBS de la Policía y el de la Gendarmería, y cómo se automatiza el proceso con el software hotelero.
Aurora YazılımEquipo editorial
6 min de lectura
El KBS, es decir, el Sistema de Notificación de Identidad (Kimlik Bildirim Sistemi) de Türkiye, es el sistema mediante el cual hoteles, pensiones y alojamientos similares comunican por vía electrónica a las fuerzas de seguridad los datos de identidad de los huéspedes alojados. El establecimiento está conectado al KBS de la Policía o al de la Gendarmería según su ubicación. Cuando funciona integrado con el software hotelero, la notificación se prepara automáticamente durante el check-in.
¿Qué es el KBS y por qué existe?
En Türkiye, los negocios que prestan servicios de alojamiento están obligados a comunicar los datos de identidad de sus huéspedes a la fuerza de seguridad competente. El fundamento de esta obligación es la Ley n.º 1774 de Notificación de Identidad. La notificación, que antes se hacía con listas en papel, hoy se hace por vía electrónica mediante el Sistema de Notificación de Identidad.
La finalidad del sistema es la seguridad pública. Que quede registrado quién se aloja en qué establecimiento y entre qué fechas sirve para localizar a personas buscadas y para contactar con los huéspedes en situaciones de emergencia. Por eso la notificación no es una formalidad, sino una responsabilidad legal del establecimiento. Para el huésped, en cambio, el proceso es invisible: presenta su identificación en el check-in y el establecimiento se ocupa del resto.
La obligación no afecta solo a los grandes hoteles. También deben notificar los negocios que prestan alojamiento, como pensiones, apartamentos turísticos, hoteles boutique y campings. Confirme con la fuerza de seguridad a la que esté adscrito qué establecimientos entran en el ámbito y los detalles.
Diferencia entre el KBS de la Policía y el de la Gendarmería
A qué sistema se conecta el establecimiento depende de qué fuerza de seguridad sea responsable de la zona donde está ubicado. Los establecimientos de los centros urbanos suelen estar en zona policial y notifican a través del KBS de la Policía. Los de zonas rurales y de algunas zonas costeras quedan en zona de la Gendarmería y usan el KBS de la Gendarmería.
La función de ambos sistemas es la misma, pero sus direcciones de acceso, el proceso de identificación de usuarios y las estructuras de conexión técnica son distintos. Elegir software sin saber a qué sistema está conectado su establecimiento puede deparar sorpresas en la instalación. Comparta este dato con la empresa de software en la primera reunión.
| Aspecto | KBS de la Policía | KBS de la Gendarmería |
|---|---|---|
| Ámbito de responsabilidad | Zona policial | Zona de la Gendarmería |
| Dónde se solicita | Unidad de policía correspondiente | Unidad de gendarmería correspondiente |
| Función | Notificación de identidad del huésped | Notificación de identidad del huésped |
¿Qué datos se notifican al KBS?
La notificación incluye los datos que identifican al huésped y su alojamiento. Para los ciudadanos turcos se toma como base el número de identidad (T.C.) y, para los huéspedes extranjeros, el pasaporte o los datos de identidad extranjera. En general, los datos que se piden son los siguientes:
- Nombre, apellidos y número de identidad o de pasaporte
- Nacionalidad y, cuando proceda, datos complementarios como la fecha de nacimiento
- Fecha de entrada y habitación ocupada
- Fecha de salida; notificación de salida cuando el huésped se marcha
¿Cómo se hace la notificación KBS en un hotel?
El establecimiento solicita primero el alta en el sistema a la fuerza de seguridad a la que está adscrito y recibe sus datos de usuario. Después, las notificaciones pueden hacerse de dos maneras: introduciéndolas a mano en la propia pantalla del KBS o mediante el envío automático a través de la conexión del software hotelero con el KBS.
- El establecimiento se da de alta como usuario del KBS solicitándolo a la unidad de policía o de gendarmería a la que está adscrito.
- En el check-in, el huésped presenta su documento de identidad o pasaporte y se registran los datos.
- La notificación se envía a mano desde la pantalla del KBS o desde el software hotelero.
- Cuando el huésped se marcha, se hace la notificación de salida.
- Las notificaciones erróneas o que no han llegado se revisan y se reenvían.
Riesgos de la notificación manual
En una hora punta de check-in, escribir la misma información primero en el programa del hotel y luego en la pantalla del KBS lleva tiempo y genera errores. Una letra equivocada, un huésped olvidado o una notificación de salida sin hacer pueden convertirse en un problema en una inspección.
El incumplimiento de la obligación de notificar conlleva una sanción administrativa. El tipo y el alcance de la sanción están regulados en la normativa; consulte la situación actual con su asesor jurídico o con la fuerza de seguridad. La fuente real del riesgo, además, rara vez es la mala fe, sino los registros que se pasan por alto en los momentos de más trabajo.
- Errores de escritura por teclear dos veces la misma información
- Huéspedes olvidados en las entradas de grupos
- Notificación de salida sin hacer en salidas anticipadas o tardías
- Registros de los que no se sabe si se enviaron
Notificación KBS automática con PMS
Cuando el sistema de gestión hotelera trabaja conectado al KBS, los datos del huésped se introducen una sola vez. Al completarse el check-in, la notificación se prepara y se envía sola; recepción no escribe la misma información en una segunda pantalla. Explicamos el funcionamiento general de esta estructura en nuestro artículo qué es un software hotelero.
El software hotelero de Aurora funciona conectado al KBS de la Gendarmería. Los huéspedes ciudadanos turcos se notifican automáticamente durante el check-in; los huéspedes extranjeros y las notificaciones de salida se reúnen en una lista de pendientes, desde la que se envían en bloque o una a una. El estado de cada registro, enviado, pendiente o error, se ve en el archivo con su fecha.
Un huésped con datos de identidad incompletos destaca en los avisos de recepción, de modo que la notificación no se pasa por alto. Si su establecimiento está en zona policial, hable de su necesidad abiertamente en la demostración y aclare la estructura de conexión antes de la instalación.
KBS y KVKK: proteger los datos
Los datos de identidad y de pasaporte son datos personales según la KVKK n.º 6698 (la ley turca de protección de datos, comparable al RGPD). Aunque la notificación sea una obligación legal, es responsabilidad del establecimiento conservar estos datos de forma segura y que solo los vean personas autorizadas. Entregar al huésped el texto informativo también forma parte de este proceso.
En la práctica destacan estas medidas: que el personal acceda solo a la pantalla que necesita, que las operaciones queden registradas, que documentos en papel como las fotocopias de identificaciones no circulen sin control. Un software con permisos por rol y registro de operaciones facilita estas medidas. Encontrará nuestros demás artículos sobre la KVKK en la etiqueta KVKK; para la redacción final de los textos, pida la opinión de su asesor jurídico.
Un solo registro, del check-in a la factura
La notificación KBS es solo un paso del registro del huésped. La misma identidad y los mismos datos de contacto se usan también en el formulario de registro, en la cuenta del huésped y en la factura de la salida. Si la información se reescribe en cada paso, la probabilidad de error aumenta en cada uno.
En un sistema que trabaja con un único registro, recepción registra al huésped una sola vez; la notificación KBS, el consentimiento KVKK, el extracto de cuenta y la factura electrónica (la factura electrónica turca) se generan a partir del mismo registro. Explicamos el funcionamiento general de la facturación en nuestra página de integración factura electrónica.
Para acortar el tiempo de check-in, antes de los días de más actividad conviene revisar la lista de huéspedes que llegarán y completar de antemano los datos que pueden recogerse en la reserva. Así, a la entrada solo quedan la verificación de identidad y la firma. Para hablar del flujo que mejor se adapte a su establecimiento, puede contactarnos a través de nuestra página de contacto.
La ventaja del KBS en un PMS en la nube
En un software hotelero basado en web, el archivo de notificaciones puede consultarse también desde fuera del establecimiento. El gerente puede ver desde su móvil, al final del día, qué notificación ha quedado en la lista de pendientes. En las empresas con varios establecimientos, este seguimiento se hace por separado para cada uno. La notificación de un huésped que llega en el turno de noche tampoco queda para el equipo de la mañana, sino que se procesa con las mismas reglas. Dejar por escrito como regla de trabajo que la lista de pendientes se revise en cada cambio de turno garantiza que ningún registro se pierda por el camino.
En cambio, en los sistemas instalados en un ordenador local, el estado de las notificaciones queda ligado a ese ordenador; una avería o un problema de conexión puede detener todo el flujo. Tratamos por separado las ventajas de la estructura en la nube y los puntos a vigilar en nuestro artículo sobre el PMS en la nube.
Preguntas frecuentes
01¿Las pensiones pequeñas también están obligadas a hacer la notificación KBS?
Los negocios que prestan servicios de alojamiento están, en general, dentro de la obligación de notificar. Lo más correcto es confirmar la situación de su establecimiento con la unidad de policía o de gendarmería a la que esté adscrito.
02¿La notificación de huéspedes extranjeros es distinta?
En los huéspedes extranjeros se toman como base el pasaporte o los datos de identidad extranjera, y los campos requeridos pueden variar. Por eso muchos programas reúnen las notificaciones de extranjeros en una lista aparte y las envían tras revisarlas.
03¿Qué debo hacer si la notificación da error?
Primero mire por qué campo se ha rechazado el registro; la mayoría de los errores provienen de datos de identidad incompletos o mal escritos. Corríjalos y reenvíe; si el problema continúa, acuda a la línea de soporte de la fuerza de seguridad a la que esté adscrito.
La notificación KBS es una responsabilidad legal de todo alojamiento; con el software adecuado, deja de ser una carga añadida para recepción. Puede solicitar una demostración del software hotelero de Aurora, que ofrece notificación automática en el check-in, lista de pendientes y archivo de notificaciones, ver nuestros demás productos sectoriales en la página de soluciones y nuestro trabajo desde 2006 en la página sobre nosotros.
