Sistema B2B para distribuidores: portal de pedidos
Le explicamos cómo funciona un portal B2B para distribuidores con precios exclusivos, límite de crédito y pedidos masivos, qué funciones debe incluir y cuáles son los pasos de implantación.
Aurora YazılımEquipo editorial
6 min de lectura
Un sistema B2B para distribuidores es un portal de pedidos con acceso restringido en el que el fabricante o mayorista recibe por internet los pedidos de sus distribuidores y clientes corporativos. Cada distribuidor ve su propia lista de precios exclusiva, el estado del stock y su saldo de cuenta, y hace pedidos masivos. El teléfono, el correo y la introducción manual de pedidos prácticamente desaparecen.
¿Qué es un sistema B2B para distribuidores?
Una tienda online que vende al cliente particular es un modelo B2C (de empresa a consumidor). El e-commerce B2B es la venta de empresa a empresa: el fabricante vende a su distribuidor, el mayorista al minorista, el distribuidor a su cliente corporativo. Un sistema B2B para distribuidores es una plataforma de pedidos cerrada en la que esta venta se realiza por internet.
El pedido tradicional de un distribuidor suele llegar por teléfono, por mensaje de WhatsApp, por correo o como un formulario de pedido fotografiado. El equipo comercial lee esos pedidos uno por uno, comprueba el stock, busca el precio del distribuidor y los introduce a mano en el sistema. A medida que crece el número de distribuidores, este sistema se vuelve lento y propenso a errores.
El portal de distribuidores invierte este proceso. El distribuidor inicia sesión con su cuenta, ve los precios que tiene asignados y el stock actualizado, y crea él mismo su pedido. El equipo comercial, en lugar de introducir pedidos, se centra en la relación con los distribuidores y en captar otros nuevos.
Diferencias entre B2B y B2C
La venta B2B no es simplemente una copia con acceso restringido de la tienda online minorista. Los hábitos de fijación de precios, de pago y de pedido son radicalmente distintos; por eso el sistema también debe plantearse de otra manera.
| Criterio | Tienda B2C | Portal B2B de distribuidores |
|---|---|---|
| Acceso | Abierto a todos | Distribuidor aprobado con inicio de sesión |
| Precio | La misma tarifa para todos | Precio exclusivo para el distribuidor o el grupo |
| Pedido | Pocas unidades, una a una | Muchas referencias, por caja o por palé |
| Pagos | Tarjeta, transferencia, contra reembolso | Cuenta corriente, pago aplazado, transferencia |
| Factura | Mayoritariamente archivo electrónico | Mayoritariamente factura electrónica |
| Relación | Puntual o recurrente | Continua y basada en contrato |
Qué debe tener el panel del distribuidor
El valor de un panel de distribuidores se mide por cuánto facilita el trabajo diario del distribuidor. Las siguientes funciones son necesidades básicas en la mayoría de los planteamientos B2B; cuáles son prioritarias depende de su sector y de la estructura de sus distribuidores.
- Campañas y comunicados exclusivos para un distribuidor o un grupo
- Importe mínimo de pedido y reglas de cantidades
- Permisos de usuario: personas distintas que hacen y que aprueban los pedidos en un mismo distribuidor
- Catálogo de productos, documentación técnica y zona de descarga de imágenes
Lista de precios exclusiva para el distribuidor
La lista de precios exclusiva para el distribuidor es el corazón del sistema B2B. Los precios pueden variar según el grupo de distribuidores, la región, la cantidad del pedido o el contrato. Cuando el distribuidor inicia sesión, ve solo su propio precio; el precio de lista y el porcentaje de descuento pueden mostrarse por separado.
Cuenta corriente y límite de crédito
Los distribuidores suelen trabajar a crédito, con cuenta corriente y pago aplazado, no al contado. En el panel deben verse el saldo de la cuenta, los pagos próximos a vencer y el límite de crédito asignado. Que el sistema envíe a aprobación los pedidos nuevos cuando se supera el límite permite al equipo comercial controlar el riesgo.
Pedido rápido y masivo
El distribuidor no quiere añadir decenas de referencias una a una al carrito. La incorporación rápida por código de stock, la carga de pedidos masivos mediante Excel, la repetición del pedido anterior y las reglas de unidades por caja le ahorran tiempo.
Historial de pedidos y documentos
El distribuidor debe poder ver en una sola pantalla sus pedidos anteriores, el estado del envío, sus facturas y sus movimientos de pago. Así disminuyen las peticiones del tipo «¿me puede volver a enviar mi factura?».
Conexión con contabilidad y facturación
La verdadera eficiencia de un sistema B2B aparece cuando también se automatizan los procesos posteriores al pedido. Cuando se aprueba el pedido de un distribuidor, el stock debe descontarse, la factura emitirse, el cargo anotarse en la cuenta corriente y el envío ponerse en marcha. Si estos pasos se hacen a mano, el portal solo habrá digitalizado el pedido, no habrá reducido el trabajo.
Como la mayoría de los distribuidores son contribuyentes de factura electrónica (el sistema turco de facturación electrónica), es importante elegir correctamente el tipo de factura según el destinatario. La diferencia entre los tipos de documento la explicamos en nuestro artículo qué es la factura archivo electrónico, y cómo pasan a contabilidad los datos de pedidos, stock y cuentas, en el artículo sobre la integración contable de e-commerce.
Cuestiones como la venta aplazada, los descuentos y la conciliación de cuentas pueden tener consecuencias fiscales. Defina su sistema de registros junto con la normativa vigente y su asesor fiscal.
Proceso de envío y transporte
Los pedidos B2B suelen ser mayores y más pesados; puede tratarse de cajas, palés o distribución con vehículos propios. En los pedidos de volumen pequeño y medio, la integración de envíos permite crear el envío desde el panel y comunicar automáticamente al distribuidor el número de seguimiento. Si dispone de su propia red de distribución, el plan de envío y los datos de entrega deben registrarse en el sistema.
Que el distribuidor vea al instante el estado del envío reduce las consultas del tipo «¿cuándo sale mi pedido?» que recibe el equipo comercial. Los detalles de la automatización de envíos los tratamos en nuestro artículo sobre la integración de envíos.
Ventajas de un sistema B2B
La utilidad del portal de distribuidores no se limita al tiempo del equipo comercial. Bien montado, aporta una comodidad medible tanto a su empresa como a sus distribuidores.
- Pedidos 24/7: el distribuidor hace su pedido sin depender del horario de oficina.
- Menos errores: el precio, la cantidad y el código de producto llegan por selección del propio distribuidor; no se reescriben.
- La información actualizada de stock y precios evita que se pidan productos que no existen.
- El control del límite de crédito reduce el riesgo de impago.
- Los datos de ventas se informan por distribuidor, región y producto.
- Añadir un distribuidor nuevo no aumenta en la misma proporción la carga de trabajo del equipo comercial.
Pasos de implantación
Un sistema B2B es, antes que software, un diseño de procesos. Un portal montado sin reglas claras de precios y de cuentas traslada el viejo caos a una pantalla nueva. Los siguientes pasos ofrecen el marco básico para una transición saludable.
- Ponga por escrito los grupos de distribuidores, las listas de precios y las reglas de descuento.
- Defina el límite de crédito, el plazo de pago y las reglas de aprobación de pedidos.
- Complete el catálogo de productos con código de stock, código de barras, unidades por caja e imágenes.
- Aclare qué datos fluirán y cómo con contabilidad, factura electrónica y stock.
- Haga un piloto con unos pocos distribuidores y recoja sus opiniones.
- Dé una breve formación a todos los distribuidores y reduzca poco a poco la costumbre de pedir por teléfono.
B2B y venta corporativa con Aurora
Aurora Smart E-Commerce gestiona por separado a los clientes particulares y corporativos; en el paso de pago se recogen el número fiscal, la oficina tributaria y la dirección de facturación, y si el comprador es contribuyente de factura electrónica, se elige automáticamente la factura electrónica mediante la integración factura electrónica. Las conexiones con marketplaces, envíos y DionPOS funcionan directamente dentro del sistema; los detalles están en nuestra página de integraciones.
Cómo funcionan la factura, el IVA y los informes financieros lo encontrará en nuestra página de integración contable, y la parte de los envíos, en la de integración de envíos. Sus necesidades B2B, como los precios de distribuidor, las cuentas y las reglas de aprobación, las definimos juntos en la primera reunión y aclaramos qué planteamiento encaja con su negocio.
Preguntas frecuentes
01¿Puedo gestionar la venta B2B y B2C desde el mismo sistema?
Para muchas empresas es el camino más eficaz, porque el producto, el stock y el pedido se quedan en un solo lugar. Lo importante es que el distribuidor y el cliente particular vean sus precios y condiciones de pago distintos sin que se afecten entre sí. Esta separación debe plantearse bien desde el principio.
02¿Se acostumbran los distribuidores al sistema?
Si el portal le facilita de verdad el trabajo al distribuidor, el periodo de adaptación es corto. Funciones como el pedido rápido, la repetición de pedidos y el historial de facturas le ahorran también al distribuidor su propio tiempo. Una breve formación y el apoyo durante la transición aceleran la adopción.
03¿Debe ser público el portal de distribuidores?
Como los precios son exclusivos de cada distribuidor, el portal suele requerir inicio de sesión. El catálogo de productos, en cambio, puede dejarse abierto a los visitantes sin precios; así se muestran sus productos a posibles nuevos distribuidores y se gana visibilidad en los buscadores.
04¿Se pueden recibir las solicitudes de nuevos distribuidores desde el sistema?
Sí. El candidato a distribuidor que llega con el formulario de solicitud espera sin ver los precios hasta que se le apruebe. Tras la aprobación se le asigna a un grupo de distribuidores y accede a su propia lista de precios.
Un sistema B2B para distribuidores convierte la venta mayorista que se llevaba por teléfono y correo en un flujo ordenado en el que el distribuidor hace el pedido viendo su propio precio y su saldo de cuenta. Para una estructura en la que pedidos, facturas, stock y envíos funcionan en un solo panel, conozca nuestras soluciones e-commerce y póngase en contacto con nosotros para hablar de su planteamiento de distribuidores.
