¿Cómo funciona la integración de envíos?

01¿Qué es la integración de envíos?

Sin integración, el proceso de envío va así: lee el pedido en el panel, entra en la web de la empresa de transporte y vuelve a escribir el nombre, la dirección y el teléfono del destinatario. Obtiene el código de barras, copia el número de seguimiento, lo pega en el pedido y además envía un mensaje al cliente. Con cinco pedidos al día se lleva; con cincuenta, ocupa la jornada completa de un empleado.

La integración de envíos convierte todos estos pasos en un intercambio automático de datos entre programas. Su software de e-commerce habla directamente con el sistema de la empresa de transporte; la dirección la introduce una sola vez el cliente y no se vuelve a escribir. Así se ahorra tiempo y se reducen errores como una dirección equivocada o un teléfono que falta.

El valor de la integración no está solo en la rapidez. La pregunta que más hacen los clientes, «¿dónde está mi pedido?», desaparece en gran medida con el seguimiento y los avisos automáticos.

02Del pedido a la entrega, paso a paso

En una estructura integrada, el recorrido de un pedido hasta el transportista es el siguiente. En ningún paso necesita entrar en una pantalla aparte de la empresa de transporte.

1. El pedido se paga y pasa al estado «en preparación» en el panel.
2. Para el pedido empaquetado, se crea el envío desde el panel con un solo clic.
3. El código de barras y el número de seguimiento llegan automáticamente de la empresa de transporte y se imprime la etiqueta.
4. El número de seguimiento se registra en el pedido y se comunica al cliente por correo electrónico, SMS o WhatsApp.
5. Los movimientos del envío se siguen en segundo plano; el cliente ve el estado en la página de seguimiento.
6. Cuando llega la información de entrega, el pedido se completa automáticamente y se informa al cliente.

03Código de barras y etiqueta automáticos

La etiqueta es el documento que permite que el paquete sea reconocido en el sistema de la empresa de transporte. En la integración, el código de barras, los datos del destinatario y el código del envío se reúnen en una sola etiqueta; se imprime en una impresora térmica o estándar y se pega en el paquete.

El procesamiento por lotes salva los días de mayor actividad. En época de campañas, seleccionar decenas de pedidos para crear un envío masivo e imprimir todas las etiquetas de una vez agiliza el trabajo en la mesa de empaquetado. Poder anular desde el panel un envío creado por error también reduce las llamadas a la delegación de transporte.

Organización de la mesa de empaquetado

Imprimir la etiqueta al mismo tiempo que el albarán del pedido reduce el riesgo de que el paquete vaya a un pedido equivocado. Se comprueba la lista de productos del albarán, se mete todo en la caja, se pega la etiqueta y el pedido queda listo para el transporte de un solo gesto.

04Integración del seguimiento de envíos

La integración del seguimiento de envíos automatiza el proceso una vez que el paquete ha salido. El software consulta a intervalos la información de movimientos de la empresa de transporte: entregado en delegación, centro de transferencia, en reparto, entregado. Esta información se ve tanto en el panel como en la página de seguimiento del pedido del cliente.

Para el cliente, una buena experiencia de seguimiento se construye con una página de seguimiento de pedido sin necesidad de cuenta y avisos que llegan a tiempo. Un mensaje breve en momentos clave, como «enviado» y «entregado», evita que el cliente llame al servicio de atención.

Para el vendedor, la ganancia real es no tener que cerrar uno por uno los pedidos entregados. Cuando llega la información de entrega, el pedido se completa solo; los procesos de devolución y valoración también funcionan correctamente a partir de esa fecha.

05¿Cómo se calcula el coste del envío?

La tarifa de envío suele determinarse según el peso y el volumen del paquete. El volumen se expresa en una unidad llamada desi (el peso volumétrico turco). En los envíos nacionales, la fórmula habitual es multiplicar el ancho, el largo y el alto del paquete en centímetros y dividir entre 3000; sin embargo, como el cálculo puede variar según la empresa de transporte y su acuerdo, tome como referencia su propio contrato.

El valor que se cobra suele ser el mayor entre el desi y los kilogramos. Por eso, en productos ligeros pero voluminosos, elegir una caja de tamaño adecuado reduce directamente el coste del envío.

Medidas de la caja: 40 cm x 30 cm x 20 cm
Desi = (40 x 30 x 20) / 3000 = 8
Peso del paquete: 3 kg
Valor tenido en cuenta para la tarifa: 8 desi (el mayor)

Cómo repercutir el coste del envío al cliente

Hay varias formas de repercutir el coste del envío al cliente: envío gratuito, tarifa fija, tarifa según el desi o precio en tiempo real de la empresa de transporte. Fijar un umbral de envío gratuito a partir de cierto importe del carrito equilibra el coste y, además, eleva el importe medio del pedido.

06Acuerdo de transporte para e-commerce

Cerrar un acuerdo corporativo con la empresa de transporte puede suponer una ventaja notable frente a las tarifas de envío individuales. Las condiciones dependen de su volumen mensual de envíos, su desi medio y sus zonas de destino. Llevar preparados el número de pedidos de los últimos meses y las medidas de sus paquetes facilita la negociación.

• Apoyo para la integración: pregunte si la empresa ofrece una cuenta que permita conectarse con su software de e-commerce.
• Aclare si la entrega será en delegación o con recogida en su domicilio.
• Obtenga por escrito las condiciones del pago contra reembolso, de los envíos de devolución y de los procesos por daños.
• Infórmese del compromiso de plazo de entrega y de cómo proceder si un envío se retrasa.
• Valore trabajar con varias empresas y elegir la más adecuada según la zona.

07Problemas frecuentes de envío y sus soluciones

Buena parte de las quejas de clientes relacionadas con el transporte nace de datos incompletos o erróneos recogidos al hacer el pedido. La integración resuelve la mayoría de estos problemas en origen, pero también hay que diseñar bien el paso de pago y los datos de producto.

• Dirección incompleta: haga obligatoria la selección de provincia, distrito y barrio en el paso de pago; use el campo de texto libre solo para la calle y el número.
• Tarifa de envío incorrecta: introduzca en el catálogo, sin omisiones, el peso y las medidas de los productos; el desi se calcula correctamente a partir de esos datos.
• Número de seguimiento tardío: cree el envío en el momento del empaquetado y haga que el aviso al cliente salga automáticamente.
• Destinatario ilocalizable: haga que la validación del campo de teléfono sea obligatoria para que el repartidor pueda contactar con el cliente.
• Entrega dañada: defina un estándar de embalaje para los productos frágiles y explique de antemano al cliente el proceso del acta de daños.

08Envíos al extranjero

En las ventas al extranjero, el proceso de envío es más complejo por la declaración de aduanas, las tarifas según el país y los plazos de entrega más largos. La integración también permite aquí crear el envío desde el panel y tomar del pedido la información aduanera.

Si piensa vender al extranjero, explicamos cómo se diseñan conjuntamente el producto, el pago y el envío en nuestro artículo sobre qué es la exportación electrónica. Si va a montar su tienda por primera vez, encontrará la relación de la decisión de envío con los demás pasos en nuestra guía cómo crear una tienda online.

09La integración de envíos en Aurora

La integración de envíos de Aurora Smart E-Ticaret funciona con Yurtiçi Kargo, Aras Kargo, DHL eCommerce (MNG) y, para los envíos al extranjero, con DHL Express. Crea el envío desde el panel sin entrar en la web de la empresa de transporte e imprime la etiqueta; el seguimiento es automático y el pedido entregado se completa solo.

Puede fijar la tarifa de envío como gratuita, fija, según el desi o con el precio en tiempo real de la empresa de transporte, y hacer que el desi se calcule a partir de las medidas del producto. Los pedidos de marketplaces caen en la misma lista y la información de envío se devuelve a la plataforma mediante la integración con marketplaces. Todas las conexiones están dentro del sistema; los detalles, en nuestra página de integraciones.

Cómo se diseña el flujo de envíos en los pedidos al por mayor y de distribuidores lo explicamos en nuestro artículo sobre el sistema B2B para distribuidores. Para mostrar a su equipo en la práctica el flujo de empaquetado y envío, puede aprovechar nuestro apoyo de formación y consultoría.