Hur fungerar fraktintegration?

01Vad är fraktintegration?

Utan integration går fraktflödet så här: du läser ordern i panelen, loggar in på fraktbolagets webbplats och skriver om mottagarens namn, adress och telefonnummer. Du hämtar streckkoden, kopierar spårningsnumret, klistrar in det i ordern och skickar kunden ett separat meddelande. Med fem order om dagen går det; med femtio tar det en anställds hela dag.

Fraktintegration gör om alla de här stegen till ett automatiskt datautbyte mellan programvaror. Ditt e-handelssystem pratar direkt med fraktbolagets system; adressen anges en gång av kunden och skrivs aldrig om. Det sparar både tid och minskar fel som felaktig adress eller saknat telefonnummer.

Värdet av integrationen ligger inte bara i hastigheten. Kundens vanligaste fråga “var är min order?” försvinner till stor del med automatisk spårning och avisering.

02Från order till leverans steg för steg

I en integrerad struktur går en orders fraktresa till så här. I inget av stegen behöver du logga in på fraktbolagets separata skärm.

1. Ordern betalas och får statusen “under behandling” i panelen.
2. För den packade ordern skapas försändelsen med ett klick i panelen.
3. Streckkod och spårningsnummer kommer automatiskt från fraktbolaget och etiketten skrivs ut.
4. Spårningsnumret skrivs in i ordern och skickas till kunden med e-post, SMS eller WhatsApp.
5. Fraktrörelserna följs i bakgrunden; kunden ser statusen på spårningssidan.
6. När leveransinformationen kommer avslutas ordern automatiskt och kunden får besked.

03Automatisk fraktstreckkod och etikett

Etiketten är dokumentet som gör att paketet känns igen i fraktbolagets system. Vid integration slås streckkod, mottagaruppgifter och försändelsekod ihop på en enda etikett; den skrivs ut på en termisk eller vanlig skrivare och klistras på paketet.

Massbearbetning räddar hektiska dagar. Att under kampanjperioder markera dussintals order, skapa en samlad försändelse och skriva ut etiketterna på en gång snabbar på arbetsflödet vid packbordet. Att kunna makulera en felaktigt skapad försändelse från panelen minskar också telefontrafiken med fraktkontoret.

Upplägg vid packbordet

Att skriva ut etiketten samtidigt som orderkvittot minskar risken att paketet går till fel order. Produktlistan på kvittot kontrolleras och läggs i lådan, etiketten klistras på och ordern är klar för frakt i ett enda moment.

04Integration för spårning av frakt

En integration för fraktspårning automatiserar tiden efter att försändelsen lämnat lagret. Programmet hämtar med jämna mellanrum rörelseinformation från fraktbolaget: inlämnad på ombud, terminal, ute på utkörning, levererad. Den informationen syns både i panelen och på kundens orderspårningssida.

På kundsidan byggs en bra spårningsupplevelse med en spårningssida för order utan medlemskap och aviseringar i rätt tid. Ett kort meddelande vid kritiska ögonblick som “lämnad till frakt” och “levererad” gör att kunden inte ringer supporten.

För säljaren ligger den verkliga vinsten i att inte behöva stänga levererade order en och en. När leveransinformationen kommer avslutas ordern av sig själv; även retur- och omdömesflöden fungerar rätt från det datumet.

05Hur beräknas fraktkostnaden?

Fraktavgiften bestäms oftast av paketets vikt och volym. Volymen uttrycks i en enhet som kallas desi. För inrikesförsändelser är den vanliga formeln att paketets bredd, längd och höjd i centimeter multipliceras och delas med 3000; eftersom beräkningen kan variera med fraktbolag och avtal bör du utgå från ditt eget avtal.

Det debiterade värdet är oftast det större av desi och kilogram. Därför sänker du fraktkostnaden direkt genom att välja en låda i lämplig storlek för lätta men skrymmande produkter.

Kartongens mått: 40 cm x 30 cm x 20 cm
Desi = (40 x 30 x 20) / 3000 = 8
Paketvikt: 3 kg
Beräknad vikt för frakt: 8 dimensionsvikt (den större)

Att föra över fraktavgiften till kunden

Det finns flera sätt att föra över fraktavgiften till kunden: fri frakt, fast avgift, avgift efter desi eller livepris från fraktbolaget. Att sätta en gräns för fri frakt över ett visst varukorgsvärde balanserar både kostnaden och höjer det genomsnittliga ordervärdet.

06Fraktavtal för e-handel

Ett företagsavtal med fraktbolaget kan ge en tydlig fördel jämfört med priser för enskilda försändelser. Villkoren i avtalet formas av din månatliga försändelsevolym, ditt genomsnittliga desi och dina leveransområden. Att ha antalet order och paketmåtten för de senaste månaderna till hands när du går på mötet underlättar förhandlingen.

• Stöd för integration: Fråga om bolaget erbjuder ett konto som tillåter koppling till ditt e-handelssystem.
• Klargör om det blir inlämning på ombud eller hämtning på adressen.
• Få villkoren för postförskott, returförsändelser och skadehantering skriftligt.
• Ta reda på åtagandet om leveranstid och vad som gäller vid försenade försändelser.
• Överväg att arbeta med flera bolag och välja det som passar bäst per område.

07Vanliga fraktproblem och lösningar

En stor del av kundklagomålen om frakt har sin grund i ofullständiga eller felaktiga uppgifter som togs in vid ordertillfället. Integrationen löser de flesta av de här problemen vid källan, men betalningssteget och produktdatan måste också vara rätt uppsatta.

• Ofullständig adress: Gör valet av region, kommun och område obligatoriskt i kassan; använd fritextfältet bara för gata och byggnad.
• Fel fraktavgift: Ange produkternas vikt och mått fullständigt i katalogen; desi beräknas korrekt utifrån den informationen.
• Försenat spårningsnummer: Skapa försändelsen vid packningen och se till att aviseringen till kunden skickas automatiskt.
• Mottagaren nås inte: Gör telefonnummerfältet verifierat så att kuriren lättare når kunden.
• Skadad leverans: Fastställ en packstandard för ömtåliga produkter och förklara skaderapporteringen för kunden i förväg.

08Utlandsförsändelser

Vid försäljning utomlands är fraktprocessen mer komplicerad på grund av tulldeklaration, prissättning per land och längre leveranstider. Integrationen låter dig även här skapa försändelsen från panelen och hämta tullinformationen från ordern.

Om du funderar på att sälja utomlands har vi behandlat hur produkt, betalning och frakt hänger ihop i texten vad är e-export. Om du sätter upp din butik för första gången hittar du fraktbeslutets samband med de andra stegen i vår guide så skapar du en webbshop.

09Fraktintegration i Aurora

Fraktintegrationen i Aurora Smart E-Ticaret fungerar med Yurtiçi Kargo, Aras Kargo, DHL eCommerce (MNG) och DHL Express för utlandsförsändelser. Du skapar försändelsen från panelen utan att logga in på fraktbolagets webbplats och skriver ut etiketten; spårningen går automatiskt och levererade order avslutas av sig själva.

Du kan bestämma fraktavgiften som gratis, fast, efter desi eller med livepris från fraktbolaget, och låta desi beräknas utifrån produktmåtten. Order från marknadsplatser hamnar i samma lista och fraktinformationen skickas tillbaka till plattformen via marknadsplatsintegrationen. Alla kopplingar finns inne i systemet; detaljer finns på vår sida om integrationer.

Hur fraktflödet byggs upp för grossist- och återförsäljarorder har vi förklarat i texten om B2B-system för återförsäljare. För att praktiskt visa ditt team packnings- och försändelseflödet kan du använda vårt stöd med utbildning och rådgivning.