Hvordan fungerer fraktintegrasjon?

01Hva er fraktintegrasjon?

Uten integrasjon går fraktprosessen slik: du leser ordren i panelet, logger inn på fraktselskapets nettside og skriver mottakerens navn, adresse og telefon på nytt. Du henter strekkoden, kopierer sporingsnummeret, limer det inn i ordren og sender kunden en egen melding. Med fem ordrer om dagen går det fint; med femti tar det en hel arbeidsdag for en ansatt.

Fraktintegrasjon gjør alle disse stegene om til automatisk datautveksling mellom programmer. Nettbutikkprogramvaren din snakker direkte med fraktselskapets system; adressen legges inn én gang, av kunden, og skrives aldri på nytt. Dermed sparer du tid, og feil som feil adresse eller manglende telefonnummer blir færre.

Verdien av integrasjonen ligger ikke bare i hastigheten. Spørsmålet kundene stiller oftest, «hvor er pakken min?», forsvinner i stor grad takket være automatisk sporing og varsler.

02Fra bestilling til levering steg for steg

I en integrert løsning går en ordres fraktreise slik som under. I ingen av stegene trenger du å logge inn på fraktselskapets egen skjerm.

1. Ordren betales og får status «under klargjøring» i panelet.
2. For den pakkede ordren opprettes forsendelsen med ett klikk i panelet.
3. Strekkode og sporingsnummer kommer automatisk fra fraktselskapet, og etiketten skrives ut.
4. Sporingsnummeret skrives på ordren og sendes til kunden på e-post, SMS eller WhatsApp.
5. Fraktbevegelsene følges i bakgrunnen, og kunden ser statusen på sporingssiden.
6. Når leveringsinformasjonen kommer, fullføres ordren automatisk, og kunden får beskjed.

03Automatisk fraktstrekkode og etikett

Etiketten er dokumentet som gjør at pakken gjenkjennes i fraktselskapets system. I en integrasjon samles strekkode, mottakerinformasjon og forsendelseskode på én etikett, som skrives ut på en termisk skriver eller en vanlig skriver og limes på pakken.

Masseoperasjoner redder travle dager. Å velge titalls ordrer i en kampanjeperiode, opprette forsendelser samlet og skrive ut alle etikettene på én gang gjør arbeidsflyten ved pakkebordet raskere. Å kunne avbryte en feilopprettet forsendelse fra panelet reduserer også telefontrafikken med fraktkontoret.

Oppsett av pakkebordet

Når etiketten skrives ut samtidig med ordrebekreftelsen, synker risikoen for at pakken går til feil ordre. Produktlisten på bekreftelsen kontrolleres og legges i esken, etiketten limes på, og ordren er klar for frakt i én operasjon.

04Integrasjon for sporing av forsendelser

Integrasjon for sporing av forsendelser automatiserer prosessen etter at forsendelsen har forlatt lageret. Programvaren henter med jevne mellomrom bevegelsesinformasjon fra fraktselskapet: levert til terminal, overført til sorteringssenter, ute til utkjøring, levert. Denne informasjonen vises både i panelet og på kundens sporingsside.

Fra kundens side bygges en god sporingsopplevelse med en sporingsside uten innlogging og varsler som kommer i tide. En kort melding i de kritiske øyeblikkene, som «sendt» og «levert», gjør at kunden ikke ringer kundeservice.

For selgeren ligger den egentlige gevinsten i å slippe å lukke leverte ordrer én etter én. Når leveringsinformasjonen kommer, fullføres ordren av seg selv, og retur- og vurderingsprosessene løper riktig fra denne datoen.

05Hvordan beregnes fraktkostnaden?

Fraktprisen bestemmes vanligvis av pakkens vekt og volum. Volum uttrykkes i en enhet som kalles desi. For innenlandske forsendelser er den vanlige formelen at pakkens bredde, lengde og høyde i centimeter multipliseres og deles på 3000, men siden beregningen kan variere etter fraktselskap og avtale, bør du legge din egen kontrakt til grunn.

Den fakturerte verdien er som regel den største av desi og kilogram. Derfor reduserer det fraktkostnaden direkte å velge en eske i passende størrelse for lette, men voluminøse produkter.

Eskestørrelse: 40 cm x 30 cm x 20 cm
Desi = (40 x 30 x 20) / 3000 = 8
Pakkevekt: 3 kg
Det som legges til grunn for prisen: 8 desi (den største verdien)

Videreføre fraktkostnaden til kunden

Det finnes flere måter å føre fraktkostnaden videre til kunden: gratis frakt, fast pris, pris etter desi eller sanntidspris fra fraktselskapet. Å sette en grense for gratis frakt over et bestemt handlekurvbeløp balanserer både kostnadene og løfter gjennomsnittlig handlekurvverdi.

06Fraktavtale for nettbutikk

En bedriftsavtale med fraktselskapet kan gi en tydelig fordel sammenlignet med priser for enkeltforsendelser. Vilkårene formes av ditt månedlige forsendelsesvolum, gjennomsnittlig desi og forsendelsesregioner. Når du går inn i forhandlingene, gjør det forhandlingen enklere å ha klart antall ordrer de siste månedene og pakkemålene dine.

• Integrasjonsstøtte: Spør om selskapet tilbyr en konto som tillater kobling til nettbutikkprogramvaren din.
• Avklar om det skal leveres til terminal eller hentes på adressen.
• Få vilkårene for oppkrav, returforsendelser og skadeprosesser skriftlig.
• Finn ut leveringstidsgarantien og hva som gjøres ved forsinkede forsendelser.
• Vurder å jobbe med flere selskaper og velge det mest passende etter region.

07Vanlige fraktproblemer og løsninger

En stor del av kundeklagene knyttet til frakt oppstår på grunn av manglende eller feil informasjon som ble tatt imot ved bestilling. Integrasjon løser de fleste av disse problemene ved kilden, men betalingssteget og produktdataene må også settes opp riktig.

• Mangelfull adresse: Gjør valg av fylke, kommune og bydel obligatorisk i betalingssteget; bruk fritekstfeltet bare til gate og bygning.
• Feil fraktpris: Legg inn vekt og mål på produktene fullstendig i katalogen; desi beregnes riktig ut fra denne informasjonen.
• Forsinket sporingsnummer: Opprett forsendelsen i det øyeblikket pakken pakkes, og sørg for at varselet går automatisk til kunden.
• Mottaker ikke tilgjengelig: Gjør telefonnummerfeltet validert, slik at budet lettere når kunden.
• Skadet levering: Fastsett en pakkestandard for skjøre produkter, og forklar skadeprosessen for kunden på forhånd.

08Forsendelser til utlandet

Ved salg til utlandet er fraktprosessen mer komplisert på grunn av tolldeklarasjon, prising etter land og lengre leveringstid. Integrasjonen lar deg også her opprette forsendelsen fra panelet og hente tollinformasjonen fra ordren.

Hvis du vurderer å selge til utlandet, har vi tatt for oss hvordan produkt, betaling og frakt settes opp sammen i artikkelen Hva er e-eksport. Setter du opp butikken for første gang, finner du hvordan fraktvalget henger sammen med de andre stegene i guiden Slik lager du en nettbutikk.

09Fraktintegrasjon hos Aurora

Fraktintegrasjonen i Aurora Smart E-Ticaret fungerer med de tyrkiske fraktselskapene Yurtiçi Kargo, Aras Kargo og DHL eCommerce (MNG), og med DHL Express for forsendelser til utlandet. Du oppretter forsendelsen fra panelet uten å logge inn på fraktselskapets nettside og skriver ut etiketten; sporingen går av seg selv, og leverte ordrer fullføres automatisk.

Fraktprisen kan settes som gratis, fast, etter desi eller med sanntidspris fra fraktselskapet, og desi kan beregnes ut fra produktmålene. Ordrer fra markedsplasser havner i samme liste, og fraktinformasjonen sendes tilbake til plattformen via markedsplassintegrasjonen. Alle koblingene ligger inne i systemet; detaljer finner du på siden vår om integrasjoner.

Hvordan fraktflyten settes opp for engros- og forhandlerordrer har vi forklart i artikkelen B2B-forhandlersystem. For å vise teamet ditt pakke- og forsendelsesflyten i praksis kan du bruke opplæring og rådgivning fra oss.